覚書とは、契約や合意事項を文書にしたもので、双方の確認を得るために使われます。一般的に契約書よりも簡素であり、日常的な業務や取引の合意内容を記録する際に管理部門でよく用いられます。バックオフィス職では、この覚書を通じて社内外の合意事項を明確にし、業務を円滑に進めるための証拠として役立てています。
覚書（Memorandum）は、特定の取引や契約の内容を簡潔にまとめた文書です。通常、契約書ほど詳細ではなく、双方が合意した重要事項を記録するために使用されます。覚書は、合意内容や条件を確認するためのものとして、後に契約書を作成するための前提となることが多いです。
管理部門では、覚書を業務の進行に伴って作成し、重要な合意事項や決定事項を文書で明文化することで、トラブルを未然に防ぐために活用します。特に法務部門や総務部門でよく使用され、法的な効力を持つ契約書と同様に重要な役割を果たしますが、内容が簡潔であるため、迅速な合意や記録を行いたい場合に適しています。
覚書は、正式な契約書よりも簡便でありながらも、重要な合意内容を記録する役割を果たします。管理部門にとっては、迅速に合意を得ることができ、文書によって証拠を残すことができるため、業務効率化にも貢献します。また、後の契約書に繋がる重要なステップとなるため、覚書の内容がしっかりと記録されていることは、組織の運営において非常に重要です。
さらに、覚書は業務の進行に伴い、すぐに取り交わしやすい形で内容を記録できるため、トラブルや誤解を防ぎ、リスク回避にも繋がります。特に複数の部署や外部の取引先とのやりとりがある場合、覚書を使うことで、すべての関係者の合意を確認でき、後々の誤解を防ぐことができます。
覚書は、日常的な業務の合意や契約条件を記録するために使用される重要な文書です。業務効率化のために、覚書の作成や管理をITツールでサポートすることが増えています。例えば、クラウドベースの文書管理ツールや契約管理システムを使えば、覚書をデジタルで保存・管理し、迅速に必要な情報を検索・参照することができます。
また、電子署名機能を持つツールを使うことで、覚書の取り交わしをオンラインで完結させ、物理的なやり取りを減らすことができます。これにより、手続きがスムーズに進み、時間の短縮や業務負担の軽減が実現できます。
