固定資産管理とは、会社が長期間使用する設備や備品を正しく把握し、取得から廃棄までを一貫して管理する業務のことです。経理や総務の日常業務と深く関係し、減価償却や資産台帳の整備、内部統制の判断などに直結するため、管理部門で働く人が基礎から理解しておきたい重要な用語です。
固定資産管理とは、企業が保有する固定資産を正確に記録・管理する業務です。
固定資産とは、建物や機械、パソコン、社用車など、1年以上にわたって使用される資産を指します。固定資産管理では、これらの資産について、取得日や金額、使用部門、耐用年数といった情報を整理し、帳簿上でも実態でもズレがない状態を保つことが求められます。主に経理部門が中心となって行いますが、実際の資産を使用・保管する総務や各事業部との連携も欠かせません。例えば、パソコンを新しく購入した場合、経理は資産計上や減価償却を行い、総務は管理番号の付与や設置場所の把握を行います。このように固定資産管理は、会計処理の正確性だけでなく、社内の資産を適切に活用するための土台となる業務です。
固定資産管理は、経理・総務を中心に、管理部門のさまざまな業務で登場します。
固定資産管理が重要視される理由は、会社の財務状況と直結するためです。資産の計上漏れや処理ミスがあると、決算数値に誤りが生じ、経営判断に影響を与えます。また、実際には使われていない資産を把握できていない場合、無駄な保有コストが発生します。さらに、資産の所在や状態を把握していないと、紛失や不正利用といったリスクも高まります。適切な固定資産管理を行うことで、業務の効率化だけでなく、監査や税務調査への対応もスムーズになり、管理部門全体の信頼性向上につながります。
近年は、固定資産管理をITツールやシステムで行う企業が増えています。紙やExcelで管理している場合、更新漏れや属人化が起こりやすく、確認作業に時間がかかります。一方、固定資産管理システムを導入すると、資産情報を一元管理でき、減価償却の自動計算や履歴管理が可能になります。例えば、資産の移動や除却をシステム上で記録することで、関係部門間の情報共有が容易になります。これにより、管理部門の作業負担が軽減され、より正確で効率的な資産管理を実現できます。
