管理部門(バックオフィス)は、直接企業に利益をもたらすわけではありませんが、経営を裏から支える存在として欠かせません。では、管理部門はどういった人が向いている仕事なのでしょうか。
管理部門の対するイメージから、「真面目」「おとなしい」「コツコツと頑張れる」などが浮かぶ方は多いかもしれません。
ただ管理部門と一言にいっても、該当する部署は経理や総務、法務などさまざま。部署が異なれば当然業務も異なるので、向いている人が全く同じとはならないでしょう。
本記事では、管理部門・バックオフィスに向いている人の特徴を紹介します。まや、管理部門の職種別業務内容を解説したうえで、職種ごとに向いている人の特徴も紹介します。
また合わせて、求められるスキルと能力、管理部門への転職を目指すうえで重要なポイントなどについても、解説するので参考にしてみてください。
管理部門の業務の性質上、向き不向きが生じることもありえます。
この項目では、どんな人が管理部門で働くのに向いているのかを確認していきましょう。
管理部門にはPCでの作業がメインの職種も少なくありません。なので、PCでの作業が得意な人は管理部門で働くのに向いているといえます。
管理部門は黙々と作業だけに取り組んでいるイメージが強いかもしれませんが、実際は他部署の社員と関わる機会が頻繫にあります。
老若男女問わず、さまざまな社員と接することになるため、コミュニケーションが苦ではない人のほうが向いているでしょう。
管理部門の業務には、期限が定まっているものも多く、加えて並行して作業を進めていかなければならないこともままあります。
そのため、優先順位をつけ、段取りよく作業を進めていける人のほうが向いているといえます。
管理部門は良くも悪くも変化に乏しい側面があります。業務内容が大きく変わることは基本的になく、また会社によっては離職率が低く、メンバーが固定されがちです。
そのため、代わり映えが少ない環境のなかでも、コツコツと作業を繰り返すことが苦でない人に向いているといえます。
管理部門はお金や数字、法律など、間違ってしまうと即会社の損害に繋がりかねない領域を扱います。
そのため、自身の担当する業務について、強い責任感をもって完璧に仕上げられるような人が向いているといえるでしょう。
管理部門に向いている人がいる一方で、なかには当然向かない人もいます。
以下のいずれかに当てはまる人は、管理部門に向いていない可能性があるので注意しておく必要があるでしょう。
やはり、管理部門は基本的に裏方でサポートする部門であるため、自らの力で売上を作りたいと考えている場合は不向きです。
またコミュニケーションに難があったり、作業が大雑把だったりする人には向いていないでしょう。
会社の規模によって部門編成は異なるので一概にはいえませんが、主に以下の7つの職種が管理部門として扱われています。
それぞれ、どういった業務を行うのか確認していきましょう。
経理・財務の業務は端的にいうと、会社のお金を管理することです。ただ同じお金を管理する仕事でも、経理と財務では少々方向性が異なります。
経理の場合、「売上・仕入れ管理」「給与・保険の管理・計算」「税金の計算」などの業務からわかるように、管理するのは「これまでに使ったお金」です。
他方、財務は「資金調達」「資産運用」のように、「これから使うお金」を管理するのが業務となります。
つまり、経理は会社の現状のお金の動きを把握するための業務であり、財務は現状把握のうえで、企業が発展するためのお金の動きを具体的に決める業務といえ、それぞれが密接に結びついています。
人事は、企業内における社員の処遇に関する業務を行う部門です。採用や研修回りを担うイメージが強くありますが、労務管理や異動・昇進降格の決定など、人事の業務は多岐にわたります。
社員の働き方に深く関わる業務を主に扱うため、人事の働きぶりが組織づくりを大きく左右するといっても過言ではありません。
総務は円滑な企業運営の実現を支える部門で、ほかの部門に属さない業務全般を取り扱います。一般的に総務の業務とされるのは、社内の機器や備品の管理、イベントの企画・運営、防災・セキュリティに関する整備など。
ただ前述したように、ほかの部門に属さない業務はすべて総務に回されることが多いため、実際にどういった業務を行うかは会社によって大きく変わります。
業務範囲が広い分、業務遂行に求められる知識やスキルは多いですが、会社全体の状況を把握しやすく、社内の信頼を得やすい立場にあるといえるでしょう。
法務は企業活動において生じる法律が関わる業務を担う部門です。具体的には契約書や取引のチェック、株主総会・取締役会の運営、コンプライアンスの周知・社内規定の作成、紛争訴訟対応などを行います。
法務は法律が関わりそうな場面では必ずといってよいほど関与を求められることが多く、業務範囲の広さは総務並みといっても過言ではないでしょう。
経営企画は企業の中長期の経営目標実現に向けて戦略の立案や策定を行う部門です。経営陣とともに企業運営の実務を担うことから、社内の優秀な人材が配置されやすいポジションでもあります。
具体的にどういった業務を行うのかというと、まず経営計画立案のために、市場動向や競合他社の調査、自社のデータ分析を行います。そこから目標を設定し、達成に向けての施策を立案。他部署に指示を出しながら、経営計画の実施を管理していくことが求められます。
内部監査とは、企業内部の人員による監査のことで、不正不祥事の防止、業務の効率化を図る目的のもと実施します。内部監査の具体的のプロセスは以下の通り。
大企業以外では内部監査の設置は必須でないものの、企業を発展させるうえで重要な役割を担うことこら、義務のない企業でも導入が増えてきています。
広報は自社に関する情報の発信を行い、企業とステークホルダーの関係構築を担う部門です。具体的には、自社製品やサービスのPR、事業活動報告、IR活動の公表、社内報の作成などを行います。
広報は経営陣とステークホルダーの架け橋的存在であることから、企業文化やイメージの醸成に与える影響が大きいポジションです。
管理部門が人事や総務、法務など個別に分けられている場合、当然それぞれが担う業務は異なります。
業務が異なるのであれば、向き不向きの傾向もまた異なるので、職種別で向いている人の特徴を確認していきましょう。
経理・財務は企業のお金を管理する仕事なので、数字と向き合うのが常になります。経理ソフトや電卓を使用するため、数学が得意である必要はありませんが、少なくとも数字を見ることには抵抗がないほうがよいです。
またお金に近い位置で働く経理は、誘惑に強いことも大事になります。お金を着服するのはもってのほかですが、自身が知り得る企業内のお金の情報を内外に漏らすことのないよう気をつけねばなりません。
関連記事：経理の仕事内容は？会計・財務との違いは？経理に向いてる人まで細かく解説
人事は採用業務において最初に応募者とつながることも多く、いわば会社の顔とも呼べるポジションです。そのため、コミュニケーションをとるのが好き、誰とでも隔てなく接することができる人に向いています。
また人事は立場上、他人の評価や履歴書を見ることができてしまうため、口が堅く秘密を守れることも重要な資質といえるでしょう。
関連記事：人事の仕事内容は幅広い！市場動向や求められるスキル、働くメリット・デメリットを解説
総務の仕事は、社員が円滑に業務を行えるよう、社内を整備することで、言ってしまえば裏方です。縁の下の力持ちとして周囲を支えることに喜びを感じる、細かな部分にまで気が回るなどの傾向を持つ人に向いています。
また総務は会社内における何でも屋さん的な側面があるため、1つの作業を極めるよりさまざまなことに取り組みたいという人に向いているでしょう。
関連記事：総務の仕事内容とは？仕事のやりがいや大変なところ、総務に向いている人を解説
法務に向いている人の特徴として、まず挙げられるのは学習意欲に優れていることです。企業が扱う事業にもよりますが、法改正は意外と頻繫に行われており、法務の役割を担うためには、都度知識のアップデートが求められます。
また良い意味で「空気が読めない」ことも法務人材には、必要な要素です。ときに会社は利益を追求するあまり、法律を軽視してしまうことも。
リスクを織り込んだうえでの判断であればよいですが、そもそも問題点を認識していないこともあるため、疎まれるのは承知の上でビジネスに待ったをかけなくてはなりません。
関連記事：法務の仕事内容とは？変化の激しい時代に求められている法務部の役割を解説
経営企画の仕事は、根拠となるデータや情報を用いて、経営目標や実施計画を立案することですが、単に数字や事例を出しただけでは周囲の理解が得られません。
データや情報を上手に使い、筋が通った説明ができて始めて経営者や従業員を説得できるのであり、そのためには論理的思考力が優れていることが必要不可欠といえるでしょう。
関連記事：経営企画の仕事内容は？必要なスキルや年収、キャリアパスを解説
企業の内部監査を務めるにあたっては、広い視野や経験を有していることが重要といえます。企業内の不正防止や業務の効率化を図るには、法律や経理、財務などの専門知識に加えて、企業運営についても精通してなくてはなりません。
となると、ある程度豊富な経歴の持ち主でないと務まらないポジションであるといえます。
また内部監査を務めるにはメンタルの強さも重要です。業務や事業の細部に至るまでの指摘は受けるほうだけでなく、するほうも嫌なもの。ただいくら社内で疎まれようとも業務である以上は全力を尽くす必要があるため、強いメンタルが求められます。
関連記事：内部監査の仕事内容や役割は？必要なスキル・知識や年収も解説
広報に向いている人の特徴としては、まず情報感度の高さが挙げられます。情報過多な時代において、ただ発信しているだけでは、ターゲット層へ思うように情報が届かないことも少なくありません。
そのため、効果的な情報発信には、市場の流行を読み取ると同時に、適した場を見つけることが重要となってきます。
また受け手目線を持っていることも広報を務めるうえでは重要です。ネットやＳＮＳでの広報活動を通じて得られるメリットは大きい一方で、近年、炎上する企業も少なくありません。
炎上の理由にはさまざま考えられますが、受け手目線の欠如は要因の一つ。一般の方々が発信された情報を受け取ったときに、どう感じるのかまで考えられることが今後の広報担当には求められるでしょう。
関連記事：広報の仕事内容を徹底解説！企業のイメージや価値を伝える魅力ある仕事
IR担当の仕事内容は？必要な知識やスキルから、平均年収まで解説
管理部門のやりがいは、職種や企業規模などによって当然違いはありますが、よく挙がるのは以下の3つです。
管理部門は直接顧客と関わる機会が少ない分、仕事ぶりを認めてもらえるとしたら、基本的に社内の人間です。
社内の見知った人から仕事ぶりを褒められるのは嬉しいですし、管理部門というだけでなく「あなただから仕事をお願いしたい」と個人を評価して頼られると得られる充足感も格別でしょう。
管理部門の仕事は定形化されている分、突き詰めずにある程度のところで仕事を終わらせることも簡単です。
ですが、そこで満足せずに業務を縦にも横にも深掘りできると、管理部門としてのビジネスへの関わり方が変わり、更なるやりがいが見出せるでしょう。
管理部門への未経験転職は、目指す職種によって違いはあるものの難易度が高いでしょう。
というのも、管理部門を中途で大量に採用しようと考えることは基本的にはなく、少ない枠を争わなければなりません。
加えて、管理部門そのものが少数で構成されていることが多いため、必然的に未経験を育てるよりも即戦力を採用しようという考えになりやすいといえます。
ただまったく未経験採用が行われていないわけではなく、アピール次第では転職を成功させることも不可能ではありません。
例えば、広報であれば、マーケティング経験者を優遇する可能性がありますし、人事であれば営業がプラスに働く場合もあるでしょう。また、法務であれば、弁護士などの資格が役立つ可能性があります。
未経験で管理部門への転職を目指す場合は、自身のスキルや経験から管理部門業務に活かせるものを探しましょう。
管理部門で働く際に、一般的に求められるスキルと能力は以下の通りです。
それぞれ確認していきましょう。
管理部門の業務は、パソコン操作が必須です。ExceやWordといったOfficeソフトの使い方やPDFへの変換など、基本的なパソコン操作のスキルが身についていないと、日常業務をこなすだけでも精一杯でしょう。
意外と軽視されがちですが、効率的な業務を進める上で欠かせないスキルの一つです。
よく聞く言葉ですが、暗算が早いとか財務諸表をすぐに読めるといったことではありません。
見えないものごとを数字で捉え、仕事を進めるスキルのことです。もっといえば、数字の意味を理解できるスキルと言っても良いでしょう。
例えば、「競合A社の利益が前年度比120%増加した」というリリースを見た時、単に「経営が上手くいっている」と捉えて終わるか、より深く調査し、「半年前に行った〜〜への投資●●円が、今期の利益に寄与しているかもしれない」まで考えられるかどうかの違いです。
表面的な数字に惑わされずに、数字の意味を考えることができるかが、数字に強い・弱いを決めると言えます。
正解のないビジネスの世界においては、素早い計算や難解な数学の理解は特定の部署でしか必要ありません。数字の意味が分かること、そして、数字を使ってものを考えられること。その能力が求められているのです。
管理部門の業務のなかには、他部門の社員から依頼を受けて行うものも少なくありません。ただ管理部門と他の部門の社員とでは、物事を認識する際に注目する観点が異なることが意外とあります。
認識にズレがあったまま業務を行えば、当然結果にもズレが生じ、お互い作業に不満を感じてしまうでしょう。そのため、管理部門で働くには、相手の意をしっかりとくみ取るための傾聴力が大事になります。
管理部門に限った話ではないですが、特に期限を厳守しなくてはならないポジションであるため、タスク管理能力は必要不可欠です。
さまざまなタスクがあるなかで、優先順位を間違えずに、計画をしっかりと立てた上で業務をこなしていくことが求められます。
ただ突発的に他の業務が発生するのは仕事につきもの。緊急の事態も見越して余裕をもって業務に取り組める人であれば、かなり管理部門に向いているといえるでしょう。
管理部門は会社の経営や利益、従業員を守る立場の人間です。例えば法務であれば、営業部から日常的に降ってくる契約書のレビューを行い、自社の不利益になるような条項を排除しなければいけません。現場からは鬱陶しいと思われる不遇なポジションではありますが、経営と利益を守る意味では重要な仕事です。
そのため、管理部門では時間をかけてでもミスなく判断する慎重さは必要です。しかし、時には思い切った判断で会社経営の舵取りができるのも管理部です。
新規事業への参入をする際であれば、『数字に強い』ため、市場調査は現場サイドよりも精度高く判断できますので、より正確な売り上げ目標や競合優位性を見出すことができるでしょう。
管理部門への転職では、経験の有無が第一ですが、それだけで合否が決めるわけでもありません。
この項目では、管理部門への転職を目指すうえで重要なポイントを紹介します。
経験者・未経験者ともに、管理部門の転職では転職理由や志望動機が明確かどうかは確認されます。基本的に少数で構成されており、業務内容に伴う責任が大きいため、管理部門の採用で冒険はしません。
真面目な人であれば、本音はともかく少なくとも対外的な転職の理由や動機は用意されているものです。転職活動で当たり前の部分が疎かになっているようでは、内定を得るのは難しいといえます。
転職活動において大事なのは、企業が求める人材像に自身が適していると示すことです。どれだけ能力的に優れていても、企業が求める人材像とのズレが大きければ、採用にはつながりません。
なので、管理部門への転職を成功させたいのであれば、まず企業が求める人材像を明確に理解することです。そのうえで、自身が人材像に適したスキルや経験の持ち主であることをアピールしていきましょう。
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