契約書の依頼がメールや口頭でばらばらに届き、誰がどこまで確認したのか、締結した契約書がどこにあるのか分からなくなっていませんか。
本記事では、契約書管理フローを依頼から廃棄までの7つの段階に分け、段階ごとの担当部署と、承認ルートの決め方を紹介します。
フローをシステム上で回せる製品は、契約書管理システムのおすすめ比較にまとめています。
| サービス | 月額料金目安 | おすすめポイント |
|---|---|---|
| 要問い合わせデモあり | 生成AIが主要な項目を抜き出して管理台帳を自動作成契約終了日や更新期限をSlack・Teams・メールで通知 | |
| 要問い合わせ初期費用0円・15日間無料トライアル | LLMとOCRで契約情報を抽出しデータベース化契約終了・自動更新のアラートで更新漏れを防止 | |
| ¥30,000〜 / 月初期費用100,000円・ユーザー数無制限 | AIが管理項目を抽出して台帳を自動作成契約書の本文まで探せる全文検索に対応 |
契約書管理フローとは、契約書の作成を依頼されてから、締結し、保管して、最後に廃棄するまでの一連の流れと、各段階の担当者を決めたものです。
契約書の管理というと、締結後の保管だけを思い浮かべがちです。
しかし、締結前の依頼や審査の段階で情報が残っていないと、締結後に経緯をたどれなくなります。契約の始まりから終わりまでを1つの流れとして捉えることが大切です。
フローを決めておくと、次のような効果があります。
契約書管理フローは、次の7つの段階に分けると整理しやすくなります。会社の規模によっては、いくつかの段階を同じ担当者が受け持つこともあります。
7つの段階と、各段階で次の担当に渡すものを並べると、次のようになります。
| 段階 | 主な担当 | 次の段階に渡すもの |
|---|---|---|
| ①依頼・起案 | 事業部 | 依頼の書式、相手方のひな形 |
| ②審査 | 法務（または総務・外部の相談先） | 修正した契約書、審査の結果 |
| ③社内承認 | 決裁権限を持つ人 | 承認の記録 |
| ④締結 | 事業部・総務 | 署名や押印をした契約書 |
| ⑤保管・台帳への登録 | 総務 | 台帳の登録内容、保管場所 |
| ⑥期限管理・更新 | 総務（通知）・事業部（判断） | 続けるかどうかの判断 |
| ⑦終了・廃棄 | 総務 | 廃棄の記録 |
⑥で条件を変える場合は①に戻り、同じ流れをもう一度たどります。契約は1回で終わるのではなく、更新のたびに流れを繰り返すと考えておきましょう。
営業部門などの事業部が、取引先と契約を結ぶ必要が出たときに、契約書の作成や確認を依頼する段階です。
依頼のときは、取引の内容、相手方、金額、希望する締結日などを伝えます。
依頼の書式を決めておくと、確認する側が何度も聞き返す手間を減らせます。相手方から契約書のひな形が届いている場合は、あわせて添付します。
依頼の書式には、次のような項目を入れておくと便利です。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 依頼者・部署 | 依頼した人と、契約を結ぶ部署 |
| 相手方 | 正式な会社名 |
| 取引の内容 | 何を、いつまでに、いくらで取引するか |
| 契約書の出どころ | 自社のひな形か、相手方のひな形か |
| 希望する締結日 | 取引を始めたい日から逆算した日付 |
| 気になっている点 | 相手方と話がついていない条件など |
依頼を受けた法務担当者や総務担当者が、契約書の内容を確かめる段階です。取引の中身どおりに書かれているか、自社が受け入れられる条件か、抜けている条項がないかを読み込みます。
必要に応じて修正案を作り、相手方と条件をすり合わせます。
審査の手間を減らすツールは、契約書レビューツールの比較で確かめられます。
内容が固まった契約書を、社内の決裁権限を持つ人が承認する段階です。金額や契約の種類によって、部長の承認で足りるもの、役員の承認が要るものなど、承認する人が変わります。
承認の記録は、あとから確かめられるように残しておきます。承認ルートの決め方は、本記事の後半で紹介します。
承認を得た契約書に署名や押印をして、相手方と取り交わす段階です。紙の契約書では製本や押印、郵送のやりとりが発生し、電子契約サービスを使う場合は画面上で署名を進めます。
押印や電子署名を行う人は、社内で決められた人に限ります。誰が締結の手続きを担うかも、フローの中で決めておきましょう。
締結した契約書を保管し、管理台帳に登録する段階です。締結した契約書が手元に戻ってきたら、すぐに台帳に登録することをルールにしておくと、登録漏れを防げます。
紙の原本は決められた書庫に、電子データは決められたフォルダに保存します。
契約期間の終わりが近づいたときに、続けるか、条件を変えるか、終わらせるかを判断する段階です。
自動更新の契約では、更新しないことを相手方に伝える期限が決まっていることがあります。期限の前に担当部署へ知らせ、判断を求める仕組みをつくっておきましょう。
条件を変える場合は、①の依頼の段階に戻ります。
契約期間が終わった契約書を、終了したものとして分けて保管し、保管しておく期間を過ぎたら廃棄する段階です。
廃棄するときは、中身を読めない形で処分し、廃棄した日と管理番号を記録します。残しておく年数は書類によって異なるので、廃棄を受け持つ部署が経理と相談して、契約書ごとの保管期間を決めておきましょう。
契約書管理フローでは、複数の部署が関わります。どの段階を誰が受け持つかを決めておかないと、「誰かがやっているはず」と思い込み、作業が抜け落ちます。
役割分担の例は次のとおりです。会社の体制に合わせて調整しましょう。
法務の担当部署がない会社では、法務の役割を総務が兼ねる場合もあります。
社内承認は、契約の内容に見合った人が確実に確かめるための段階です。承認ルートは、次の3点を意識して決めましょう。
すべての契約を同じ人が承認すると、件数が増えたときに承認待ちがたまり、締結が遅れます。
金額が小さい契約や、ひな形どおりの秘密保持契約などは部長まで、金額が大きい契約や長期の契約は役員まで、のように段階を分けておくと、重要な契約に時間をかけながら、定型の契約は早く進められます。
承認の回し方には、1人ずつ順番に承認していく方法と、複数の人に同時に依頼する方法があります。
順番に回す方法は、前の人の判断を踏まえて次の人が確かめられる一方で、1人が止まると全体が止まります。同時に依頼する方法は早く進みますが、承認者どうしで意見が分かれたときの扱いを決めておく必要があります。
契約書の承認ルートは、会社の決裁権限のルールと食い違わないようにします。決裁のルールでは役員の承認が必要な金額なのに、契約書の承認は部長で済んでいる、といったずれがあると、あとで問題になります。
決裁のルールを変えたときは、契約書の承認ルートも見直しましょう。
紙の契約書と電子契約では、締結と保管の段階で進め方が変わります。主な違いは次のとおりです。
| 段階 | 紙の契約書 | 電子契約 |
|---|---|---|
| ④締結 | 製本・押印・郵送のやりとりが要る | 画面上で署名を進められる |
| ⑤保管 | 書庫で原本を保管する | サービスや共有フォルダに保存する |
| ⑥期限管理 | 台帳などで別に管理する | サービスによっては期限の通知がある |
| 締結までの日数 | 郵送の往復分がかかる | 郵送がない分、短くなりやすい |
紙と電子の契約が混在している会社では、⑤の段階で保管先が2つに分かれます。どちらで交わした契約も、同じ台帳に登録するルールにしておくと、探す場所が1つにまとまります。
電子データで残す場合は、電子帳簿保存法が関係してきます。どのような形で保存するかを経理や顧問税理士と確かめ、⑤保管の段階の手順に入れておきましょう。
7つの段階は、会社の規模によってまとめたり分けたりできます。自社に近い形を目安にしてください。
依頼・審査の窓口と、保管・台帳への登録を、総務などの1人の担当者がまとめて受け持つ形です。審査は顧問弁護士や外部のサービスに相談し、承認は社長などの決裁権限を持つ人が行います。
担当者が1人で抱え込まないよう、審査を相談する先と、期限の通知を受け取る人を2人以上にしておくことが大切です。
依頼の受付と審査は法務、締結の手続きと保管は総務、と役割を分ける形です。法務に依頼が集中しやすいため、ひな形どおりの契約は審査を簡単にするなど、審査の濃さを契約の種類で変えましょう。
各段階を部署ごとに受け持ち、承認ルートも金額や契約の種類で細かく分ける形です。関わる人が多くなるため、依頼から締結までの進み具合を1か所で確かめられる仕組みがあると、確認の手間を減らせます。
自社のフローは、次の5つの手順で作っていきます。いきなり理想の形を決めるのではなく、今のやり方を土台にすると、現場に受け入れられやすくなります。
まずは、契約書の依頼から保管まで、今どのように進んでいるかを関わる部署に聞き取ります。部署ごとにやり方が違う場合は、違いも省かずに書き出します。
洗い出した内容をもとに、7つの段階のそれぞれを誰が受け持つかを決めます。依頼の書式や台帳の形式など、段階ごとに使う書類もそろえます。
金額や契約の種類ごとに、誰が承認するかを決めます。社内の決裁権限のルールと食い違いがないかも、承認ルートを決める段階で確かめます。
全社に一度に広げる前に、契約の件数が多い部署などで試しに運用してみます。実際に回してみると、書式の項目の過不足や、承認の待ち時間など、机の上では気づけない点が見えてきます。
試した結果をもとにフローを直し、ルールとして文書にまとめてから全社に知らせます。知らせたあとも、しばらくは問い合わせを受け付け、分かりにくい点を直していきましょう。
フローを決めても、実際の運用では決めたとおりに進まない場面が出てきます。起こりやすい場面と対策を押さえておきましょう。
取引を急ぐあまり、審査を経ずに相手方のひな形のまま締結してしまうことがあります。
急ぎの案件の扱いを、あらかじめフローの中で決めておきましょう。急ぎの場合でも省いてはいけない確認と、後回しにできる確認を分けておくと、現場も判断しやすくなります。
事業部が相手方と契約書を取り交わしたあと、契約書が部署の中にとどまり、台帳に登録されないことがあります。
締結した契約書を管理担当に回すまでを、事業部の役割として明記しておきます。台帳の登録が済んだら依頼者に知らせる、といった形で、回ってきたことを双方が確かめられるようにしましょう。
修正のやりとりをメールや電話で進めると、どの条件をどの理由で変えたのかが、締結後に分からなくなります。
修正の経緯は、依頼の記録と一緒に残しておくことをルールにします。
決めたフローは、契約書管理規程などの社内のルールとして文書にまとめておくと、関わる人が同じ手順で動けます。規程に入れる項目の例は次のとおりです。
| 項目 | 書く内容の例 |
|---|---|
| 目的と対象 | 規程の目的と、対象とする契約書の範囲 |
| 担当部署 | 依頼の受付、審査、承認、保管、廃棄のそれぞれを受け持つ部署 |
| 依頼の手続き | 依頼の書式、送り先、依頼に添える資料 |
| 審査と承認 | 審査の対象、承認ルート、決裁権限との関係 |
| 締結の手続き | 押印や電子署名を行う人、印章の管理 |
| 保管と登録 | 原本と電子データの保管場所、台帳への登録のタイミング |
| 閲覧と貸し出し | 契約書を見られる人、原本を貸し出すときの手続き |
| 期限の管理 | 期限を知らせる部署と時期、判断する部署 |
| 保管期間と廃棄 | 契約書の保管期間、廃棄の方法と記録 |
| 見直し | 規程を見直す時期と、見直しを受け持つ部署 |
規程の文面は、自社の就業規則や決裁権限の規程と矛盾しないように作ります。内容に迷う場合は、顧問弁護士などに確認してもらうと安心です。
フローを決めても、現場で守られなければ意味がありません。定着させるために、次の3つを意識しましょう。
決めたフローは、契約書の管理のルールとして文書にまとめ、社内で共有します。各段階の担当者、使う書式、保管場所、保管しておく期間などを書いておきます。
文書にしておけば、新しく入った社員や異動してきた社員にも、同じ手順を伝えられます。
依頼がメール、チャット、口頭とばらばらに届くと、受け付けた側が把握しきれず、対応の漏れが生まれます。
依頼の書式や送り先を1つに決め、決めた窓口に届いた依頼だけを受け付けるようにすると、依頼の状況を一覧で追えるようになります。
半年や1年に一度、台帳と実際の契約書を照らし合わせ、登録漏れや保管場所の誤りがないかを確かめます。
棚卸しで見つかった漏れは、どの段階で起きたのかをたどり、フローの見直しにつなげましょう。
依頼の受付から承認、締結後の期限管理までを、Excelやメールだけで回すのは手間がかかります。フローをシステムの上で回せるツールを使えば、進み具合や承認の記録を1か所で確かめられます。
事業部から寄せられる契約の依頼や法律相談を受け付け、審査から締結後の保管までを同じ画面で追える法務管理クラウドです。依頼ごとのやりとりが契約書にひも付いて残るので、締結したあとでも経緯をさかのぼれます。
基本の機能はアカウントを持たない社員も使えるため、全社の依頼窓口をひとつに集めたい企業に合っています。
契約の作成、承認、管理をひとつながりで支える契約ライフサイクル管理のシステムです。社内の決まりに沿った承認ルートを組み立てられ、誰がいつ承認したかの記録も残ります。
契約ごとの進み具合（下書き、締結済みなど）を一覧で確かめられ、終了や自動更新が迫った契約はアラートで分かります。紙で交わした契約の原本の置き場所も登録できるので、紙と電子が混在する会社でも使えます。
承認の機能を持つ製品をまとめて見比べたい場合は、契約書管理システムのおすすめ比較で確かめられます。
担当者が1人で、件数が少ないうちは、口頭の申し送りでも回ることがあります。ただし、担当者が替わったときや、関わる部署が増えたときに、手順が伝わらなくなります。
各段階の担当者と保管場所だけでも、文書に残しておくと安心です。
台帳を管理する部署が期限を知らせ、契約を続けるかどうかは事業部が判断する、という分け方があります。期限を知らせる部署と、判断する部署を分けて決めておくと、誰も判断しないまま期限を過ぎることを防げます。
出張や休暇で承認者が不在の場合に備えて、代わりに承認できる人を前もって指名しておきます。代わりの人が承認したときは、代理で承認した旨を記録に残し、承認者が戻ったら共有します。
法務の担当部署がある会社では法務、ない会社では総務が受け持つ形が考えられます。大切なのは、窓口を1つに決めて社内に知らせることです。
依頼の書式に、取引の内容や希望の締結日を書く欄を用意しておくと、受け付けたあとのやりとりを減らせます。
契約書管理フローは、依頼・起案、審査、社内承認、締結、保管・台帳への登録、期限管理・更新、終了・廃棄の7つの段階で考えます。段階ごとに担当部署を決め、承認ルートを決裁のルールとそろえることが、抜けのない運用につながります。
決めたフローは文書にまとめ、依頼の窓口を1つにして、定期的に棚卸しをしながら見直していきましょう。
フローをシステムの上で回したい方は、契約書管理システムの比較で、承認やアラートの機能を備えた製品を探してみてください。
