契約書がキャビネットや個人のパソコンに散らばり、必要なときに見つからない、更新の時期に気づけない、といった悩みを抱えていませんか。
本記事では、紙・共有フォルダ・Excel台帳・システムの4つの管理手段を比べ、契約書の件数や社内の体制に合わせて選ぶ目安と、今日から始められる5つのステップを紹介します。
管理の仕組みをシステムで整えたい方は、契約書管理システムのおすすめ比較もあわせてご覧ください。
| サービス | 月額料金目安 | おすすめポイント |
|---|---|---|
| 要問い合わせデモあり | 生成AIが主要な項目を抜き出して管理台帳を自動作成契約終了日や更新期限をSlack・Teams・メールで通知 | |
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| ¥30,000〜 / 月初期費用100,000円・ユーザー数無制限 | AIが管理項目を抽出して台帳を自動作成契約書の本文まで探せる全文検索に対応 |
契約書管理とは、締結した契約書を必要なときに取り出せる状態で保管し、契約期間や更新の時期まで把握しておく取り組みです。保管場所を決めるだけでなく、誰が見られるか、いつまで残すかといったルールづくりも含まれます。
管理のやり方を決める前に、何のために管理するのかを整理しておくと、自社に必要な手間のかけ方が見えてきます。目的は、次の4つに分けて考えると分かりやすくなります。
取引先から条件の確認を求められたときや、トラブルが起きたときに、該当する契約書を短い時間で出せることが管理の基本です。
探すたびに書庫を開けたり、担当者に聞いて回ったりしている状態では、確認が遅れ、相手方への回答も後手に回ります。
自動更新の契約は、決められた時期までに連絡しなければ、そのまま次の期間も続きます。不要になった契約を止めそびれると、使っていないサービスの費用を払い続けることになります。
反対に、続けたい契約の期間が切れていたことに後から気づくケースもあります。期限を一覧で把握できるようにしておくことが大切です。
契約書には、取引の金額や秘密保持の対象となる情報が書かれています。社内の誰もが自由に見られる状態では、情報が外に漏れるおそれが高まります。
部署や役職に応じて、見られる人を決めておくことも管理の目的の1つです。
紙の契約書は、紛失や汚損があると元に戻せません。持ち出しや貸し出しの記録を残し、保管場所を決めておく必要があります。
電子データで交わした契約書も、保存先のフォルダを誤って消してしまうと取り戻せない場合があります。バックアップの取り方まで決めておくと安心です。
契約書の管理手段は、紙のファイリング、共有フォルダ、Excelの管理台帳、契約書管理システムの4種類に分けられます。
1つだけを使うのではなく、紙の原本はファイリングし、一覧はExcelで作る、といった組み合わせで運用している会社もあります。それぞれの特徴を見ていきましょう。
署名と押印をした原本を、バインダーやボックスファイルにとじて書庫で保管する方法です。新しい道具をそろえる必要がなく、すぐに始められます。
一方で、探すときは書庫まで行ってページをめくる必要があり、件数が増えるほど時間がかかります。期限を知らせる仕組みもないため、更新の時期は別の方法で管理しなければなりません。
契約書の件数が少なく、紙で交わす契約が中心の会社に向いています。
社内のファイルサーバーやクラウドストレージに、PDFにした契約書を保存する方法です。社外からでも開け、書庫まで行かずに中身を確かめられます。
ただし、フォルダの分け方やファイル名が人によって違うと、どこに何があるか分からなくなります。ファイル名のルールを決めずに始めると、件数が増えたときに探しにくくなる点に注意が必要です。
フォルダごとに見られる人を設定できるため、部署ごとに契約書を分けて扱いたい会社に合っています。
契約名や相手方、契約期間などを一覧にした表を、Excelで作る方法です。並べ替えや絞り込みで目当ての契約を探しやすくなり、期限が近い契約も一目で分かります。
台帳は契約書そのものではないため、紙の原本や電子データの保管とセットで運用します。入力が人の手に頼るので、登録漏れや書き方のばらつきが起きやすい点が課題です。
契約書のデータを登録すると、検索や期限の通知、閲覧できる人の設定などを1つの仕組みで扱えるツールです。AIが契約書から契約名や期間を読み取り、台帳を自動で作る製品もあります。
利用料がかかるため、件数が少ないうちは費用に見合わないこともあります。どの製品を選ぶかは、契約書管理システムの比較で確かめられます。
4つの方法を、費用や探しやすさなどの観点で比べると次のとおりです。
どの方法がよいかは、会社によって変わります。迷ったときは、次の3つの観点で自社の状況を確かめてみてください。
年に数十件ほどであれば、紙のファイリングとExcelの台帳の組み合わせでも十分に回ります。台帳の行数が少ないうちは、手入力の負担も大きくありません。
件数が数百件を超えてくると、台帳への入力や期限の確認に時間を取られ始めます。入力が追いつかずに台帳と実物がずれてきたら、システムを検討する目安と考えましょう。
契約書を扱うのが総務の担当者1人であれば、本人が分かる形で管理していても大きな問題は起きにくいでしょう。
一方で、営業部門や購買部門など複数の部署が契約を結ぶ会社では、部署ごとに保管のしかたが違ってきます。全社で同じルールにそろえるには、共有フォルダの権限設定や、システムでの一元管理が向いています。
まだ紙で交わす契約が多い会社では、原本の保管とファイリングが管理の中心になります。紙の原本をスキャンして電子データでも持つかどうかを、先に決めておきましょう。
電子契約サービスで交わす契約が増えている会社では、紙と電子の契約書がばらばらに保管されやすくなります。両方を同じ台帳で管理できる方法を選ぶと、台帳を1つ見るだけで探せます。
3つの観点を組み合わせると、目安は次のようになります。
| 自社の状況 | 向いている方法 |
|---|---|
| 件数が少なく、担当者が1〜2人 | 紙のファイリング＋Excelの台帳 |
| 件数は少ないが、複数の部署が契約を結ぶ | 共有フォルダ＋Excelの台帳（フォルダの権限を部署ごとに設定） |
| 件数が多く、更新の管理に手が回らない | 契約書管理システム |
| 紙と電子の契約書が混在している | 紙と電子をまとめて扱える契約書管理システム |
4つの方法は、1つに絞るよりも組み合わせて使うほうが、それぞれの弱いところを補えます。組み合わせの例を3つ紹介します。
紙で交わす契約が中心の会社に向いた組み合わせです。原本は書庫で保管し、確認用にスキャンしたPDFを共有フォルダに置き、Excelの台帳で一覧と期限を管理します。
日常の確認はPDFで済ませ、原本は書庫から出さない運用にできるため、紛失のおそれを減らせます。台帳、PDF、原本の3つに同じ管理番号を付けておくことがポイントです。
電子契約で交わす契約が増えてきた会社に向いた組み合わせです。締結した契約書は電子契約サービスの中に保管し、紙で交わした契約と合わせてExcelの台帳で一覧にします。
電子契約サービスの中だけで管理すると、紙の契約書が台帳から漏れてしまいます。交わした方法を問わず、1つの台帳に載せる決まりにしておきましょう。
件数が多く、紙と電子の契約書が混在している会社に向いた組み合わせです。契約書のデータはシステムに登録して検索や期限の通知に使い、紙の原本は書庫や外部の保管サービスに預けます。
システムの台帳に原本の保管場所も登録しておくと、原本が要る場面で置き場所を探さずに済みます。
方法を決めたら、次の5つのステップで管理を始めます。最初から完璧を目指さず、今ある契約書を把握するところから手を付けましょう。
まずは、社内のどこに、どの契約書があるかを洗い出します。書庫やキャビネットだけでなく、担当者の机やパソコン、メールの添付ファイルに残っている契約書も確かめます。
すでに期間が終わった契約と、今も続いている契約を分けておくと、次のステップで登録する対象を絞れます。
台帳やシステムに登録する項目を決めます。契約名、相手方、契約期間、自動更新の有無、担当部署などが基本です。
項目を増やしすぎると入力の手間が膨らむため、最初は必要なものに絞り、運用しながら足していきます。
紙の原本をどの書庫のどの棚に置くか、電子データをどのフォルダに保存するかを決めます。あわせて、ファイル名の付け方もそろえておきます。
たとえば「締結日_相手方_契約名」などの順にすると、並べ替えたときに時系列で並び、相手方からも探せます。
更新や終了の時期を、担当者が自分で思い出す運用では漏れが出ます。台帳で期限が近い契約に色を付ける、予定表に通知を入れる、システムの通知機能を使う、といった方法で、期限が自動で目に入る仕組みにします。
自動更新の契約は、契約の終了日だけでなく、更新しない場合に相手方へ伝える期限も記録しておきましょう。
決めたルールは、担当者の頭の中だけにとどめず、文書にして共有します。誰が登録するか、誰が期限を確認するか、原本の持ち出しはどう記録するか、といった内容です。
依頼から締結、保管までの流れも含めて決めておくと、担当者が替わっても同じやり方で続けられます。
どの方法を選んでも、運用の決め方があいまいだと同じところでつまずきます。管理を始める前に、次の3つの点を確かめておきましょう。
営業部門は自部署の棚、購買部門は担当者のパソコン、というように、部署ごとに保管場所が違うと、全社でどの契約があるのかを誰も把握できません。
保管場所は会社として1か所に決め、各部署が結んだ契約書も決めた場所へ集める、とルールで定めます。紙の原本は総務の書庫、電子データは共有フォルダの決まった場所、のように置き場所を固定しましょう。
覚書で契約期間を延ばしたのに台帳を直していない、解約したのに台帳に残っている、といった食い違いは、どの方法でも起こりえます。
契約の内容が変わったときは、変更の契約書を保管するのと同時に、台帳の該当する行も直すことをルールにします。半年に一度など、台帳と実物を照らし合わせる日を決めておくと、ずれを早く見つけられます。
期限の通知を担当者1人だけが受け取る運用では、休暇や異動の時期に通知が見落とされます。
通知は担当者と上長の2人に届くようにする、部署の共有の予定表に入れる、といった形で、1人が見落としても別の人が気づける仕組みにしておきましょう。
契約書には取引の条件や金額が書かれているため、どの方法で管理する場合も、見られる人を絞り、持ち出しや変更の記録を残すことが大切です。方法ごとに押さえておきたい点は次のとおりです。
| 管理方法 | 情報を守るためにやること |
|---|---|
| 紙のファイリング | 鍵のかかる書庫に保管し、鍵を持つ人を決める。原本の貸し出しと返却を記録する |
| 共有フォルダ | フォルダごとに、閲覧だけの人と書き換えられる人を分ける。異動や退職のときに権限を見直す |
| Excelの管理台帳 | 保存先の共有範囲を絞る。複数の人が編集する場合は、変更の記録とバックアップを残す |
| 契約書管理システム | 利用者ごとに見られる範囲を設定する。操作の記録を確認できるかを導入前に確かめる |
権限は、一度決めたら終わりではなく、人の入れ替わりに合わせて見直すことが欠かせません。半年に一度の棚卸しのときに、契約書の中身と一緒に、見られる人の一覧も確かめておきましょう。
今のやり方で回っていても、会社の状況が変わると無理が出てきます。次のような場面は、管理方法を見直すきっかけになります。
取引先や事業が増えると、契約書の件数も増えていきます。台帳への入力が後回しになったり、探すのに時間がかかったりし始めたら、今の方法が件数に合わなくなっているサインです。
不要な契約が自動で更新されていた、原本が見つからない、といったことが一度でも起きたら、同じことが繰り返される前に仕組みを見直しましょう。
担当者の注意不足に見えても、期限を知らせる仕組みや保管のルールが足りないことが原因になっている場合があります。
契約書の管理を1人の担当者に任せていると、異動や退職のときに、どこに何があるかが引き継がれないことがあります。
担当者が替わる前に、保管場所と台帳、ルールを文書で残し、後任の担当者が同じやり方で続けられるようにしておきましょう。
台帳への入力や期限の確認に手が回らなくなってきたら、契約書管理システムを使う選択肢があります。管理の方法を見直す企業に合うツールを2つ挙げます。
紙の原本と電子データの契約書を、ひとつの画面で扱えるクラウド型の契約管理システムです。取り込んだ契約書の契約書名や相手方といった項目はAIが拾い出し、台帳の形に整えます。
昔の紙の契約書を電子化する作業や、原本の預かりまで頼めます。使う人数に上限が設けられていないので、部署をまたいで同じ台帳を見る使い方にも合います。
事業部から届く契約の依頼や相談を受け付け、審査を経て、締結後の契約書を保管するまでを同じ場所で扱える法務管理クラウドです。締結済みの契約書からは、生成AIが主要な項目を拾って台帳を作ります。
アカウントを持たない事業部の社員でも基本の機能を使えるので、部署ごとに分かれていた管理のやり方を全社で統一したい企業に合います。
より多くの製品を並べて検討するなら、契約書管理システムのおすすめ比較が役立ちます。
保管しておく期間は、書類の種類や関係する法令によって変わります。例えば、税務に関わる書類の保存期間は、国税庁のNo.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁で確認できます。
自社でどの契約書を何年残すかは、経理や顧問税理士、顧問弁護士と相談して決めておきましょう。
紙の書類をスキャンして電子データで保存するには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。要件は国税庁の電子帳簿保存法関係｜国税庁で確認できます。
要件を確かめないまま原本を処分するのは避け、捨てる前に社内の担当部署や顧問税理士、顧問弁護士に確認しましょう。
保管先を電子契約サービスの中に限るのか、PDFを書き出して社内のフォルダにも置くのかを、あらかじめ社内で統一しておきます。
どちらを選ぶ場合も、紙で交わした契約と一緒の台帳に載せておけば、探す場所が1つで済みます。
締結日、相手方、契約名など、探すときに使う情報を同じ順番で並べる形がおすすめです。日付は「20261030」のように桁数をそろえると、並べ替えたときに順番が崩れません。
基本契約と覚書のように関係する契約は、管理番号をそろえておくと一緒に見つけやすくなります。
契約書管理の方法は、紙のファイリング、共有フォルダ、Excelの管理台帳、契約書管理システムの4つです。件数、関わる部署、紙と電子の割合を確かめ、自社の状況に合う方法を組み合わせましょう。
まずは今ある契約書の棚卸しから始め、項目、保管場所、期限を知らせる仕組み、ルールの順に整えていきます。
入力や期限の管理に手が回らなくなってきたら、契約書管理システムの比較で、自社に合う製品を探してみてください。
