「管理部門の業務が増える一方で、人手は足りていない」などのお悩みはありませんか？
実は、SaaSの導入によって業務の流れを大きく変えた企業が増えています。
本記事では、経理・人事・法務・総務それぞれの部門で実際に起きた業務改善の流れと、改善を後押ししたツールを具体的に紹介します。
管理部門の業務改善とは、経理・人事・法務・総務などのバックオフィス業務における非効率なプロセスを見直し、生産性と正確性を高める取り組みです。
従来は紙の書類・Excel・対面での申請承認が中心でしたが、クラウドSaaSの普及により、入力・集計・申請・保管といった作業を自動化・電子化できるようになりました。DX推進や働き方改革の文脈でも注目が高まっており、管理部門の改善はコスト削減だけでなく、従業員満足度や採用競争力の向上にもつながります。
手作業でのデータ入力や紙の書類管理は、ミスのリスクと時間コストが見えにくい形で蓄積されていきます。担当者が変わるたびに引き継ぎが困難になる「属人化」の問題も根深く残ります。
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入により、書類の電子化・長期保管・データ連携が法的に求められるようになりました。従来のアナログな業務フローでは対応コストが膨らみます。
管理部門は直接利益を生まない間接部門とみなされやすく、採用予算が限られています。少ない人員で業務量を吸収するには、テクノロジーによる自動化が欠かせません。
請求書処理・勤怠集計・契約書確認といった反復作業は、ツール導入で時間を短縮できます。浮いた工数を、より付加価値の高い業務に充てられます。
手入力に頼らず、データ連携・自動読み取りを活用すれば、転記ミスや集計エラーが起こりにくい環境をつくれます。
電子帳簿保存法・インボイス制度対応の機能を標準搭載したSaaSを活用すると、法改正への追随を自動化でき、コンプライアンス上のリスクを抑えられます。
分散していた人事データ・契約書・稟議書をクラウド上に集約することで、部門横断での情報共有が容易になります。意思決定のスピードが上がり、経営の可視化にもつながります。
ツールを導入しても、現場スタッフが使いこなせなければ効果は出ません。操作性・教育コスト・サポート体制を導入前に確認しておく必要があります。
会計ソフト・人事システム・グループウェアなど、すでに社内で使っているツールとの連携可否を事前に検証しないと、データが二重管理になるリスクがあります。
既存データの移行・新しい運用フローの整備には、一定の準備期間と工数がかかります。移行計画を立ててから導入スケジュールを組むのが得策です。
管理部門でよく見られる業務課題と、SaaSの活用による改善パターンを3つピックアップして紹介します。
紙やPDFで届く請求書を毎月手入力し、仕訳や振込データを一件ずつ作成している経理部門では、月末に作業が集中し残業が常態化しがちです。
クラウド型の請求書受領SaaSやAI OCR搭載ツールを導入すれば、受領から仕訳データ・振込データの生成までをまとめて自動化できるため、担当者は例外処理や内容確認といった判断業務に集中できる運用に切り替わります。
入退社手続きや年末調整のたびに紙の書類を回覧し、押印を集めている人事部門では、手続きごとに数日単位の待機時間が発生してしまいます。
クラウド型の労務管理SaaSを導入すれば、従業員の入力データから必要書類を自動作成し、Web上で電子申請・電子署名まで完結できるため、紙の回覧や押印依頼が不要になる運用に切り替えられます。
マニュアルや規程類が複数のファイルサーバや個人PCに分散している組織では、従業員からの問い合わせが総務・情シスに集中し、毎回同じ質問への回答に工数を取られがちです。
ナレッジ管理ツールにドキュメントを集約すれば、全文検索や関連度検索で従業員が自分で必要な情報を引き出せる環境が整うため、部門への問い合わせ対応の回数が減ります。
経理なら請求書処理・自動仕訳、人事なら労務手続き電子化・勤怠管理など、自部門のボトルネックに直接対応する機能を持つツールを選ぶことが大切です。「多機能だから良い」ではなく、「自社の課題に刺さるか」を判断基準にしてください。
会計ソフト・給与計算システム・グループウェアとのAPI連携・CSV連携の有無を確認します。連携できないと、二重入力の手間が発生します。
ITリテラシーが高くない担当者でも迷わず使えるUIか、導入初期にチャットや電話でサポートを受けられるかを確認します。
ユーザー数・処理件数・機能セットがプランによって異なる場合が多くあります。現在の規模だけでなく、1〜2年後の成長を見越したプラン選択が必要です。
実際の業務フローで使えるかどうかは、無料トライアルで試してみるのが確実です。複数サービスを並行して試し、現場の担当者の意見も取り入れてください。
管理部門の業務改善を支援する主要なSaaSを、部門別に紹介します。
経理部門で手入力中心の仕訳作業や紙ベースの書類管理に追われる企業の業務改善に活用されているのが、フリー株式会社が提供するfreee会計です。銀行口座・クレジットカードの明細を自動で取り込み、AIが勘定科目を提案するため、担当者は判断・確認を中心とした運用に切り替えられます。
請求書発行・経費精算・決算書作成まで経理業務を一つのプラットフォームにまとめられるため、部署間の書類回覧やExcelでの転記作業が減ります。インボイス制度・電子帳簿保存法への標準対応で、法改正対応の追加負担もクラウド側に任せられます。
| サービス名 | freee会計 |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 2,980円～ |
経理部門で毎月大量の請求書を手入力・仕訳している企業の業務改善に使われるのが、株式会社invoxが提供するinvox受取請求書です。紙・メール・PDF・デジタルインボイスといった形式で届く請求書を、AI OCRとオペレータ確認の組み合わせで自動的にデータ化します。
振込データ生成・仕訳データ生成・申請承認ワークフローまで備えているため、請求書到着から支払いまでの経理フローを一つの画面で回せます。インボイス制度・電子帳簿保存法にも標準対応しており、法令対応の追加コスト発生を抑えられます。
| サービス名 | invox受取請求書 |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 980円+データ化料金～ |
入退社手続きや年末調整の紙回覧・押印運用に追われる人事・労務部門の業務改善に使われるのが、株式会社HRBrainが提供するHRBrain 労務管理です。社員名簿・入退社手続き・電子申請・マイナンバー管理・Web給与明細・年末調整までを一つの画面で回せます。
従業員が入力したデータから必要書類を自動作成できるため、人事担当者が書類を一枚ずつ整えていた作業から解放されます。勤怠管理・給与計算など他社システムとの連携にも対応しており、既存の運用を活かしたまま段階的に電子化を進められます。
| サービス名 | HRBrain労務管理 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
人事評価や異動検討のたびにExcelや紙で散在する人材情報を集め直している企業の業務改善に有効なのが、同じくHRBrainが提供するタレントマネジメントシステムです。人材データベース・人事評価・組織図ツリー・配置シミュレーション・分析ダッシュボードを一つのシステムで管理できます。
複数部門にわたる人材データをクラウド上に集約することで、経営層を含めた情報共有と人事判断のスピードアップにつなげられます。先ほどのHRBrain 労務管理と組み合わせれば、労務実務と人事戦略を地続きのデータとして扱える環境をつくれます。
| サービス名 | HRBrain タレントマネジメント |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
契約書のやり取りがメール・Slack・ファイルサーバに散らばり、台帳はExcelで手入力している法務部門の業務改善に向いているのが、株式会社Hubbleが提供するAI契約業務・管理クラウドサービス「Hubble」です。
契約書のバージョン管理・審査依頼・Slackやメールでの連絡までを一つの画面に集約でき、アップロードした契約書からAIが管理台帳を自動生成します。契約終了日や更新・解約通知期限が近い契約書はメールで通知されるため、期限の見落としリスクも抑えられます。
| サービス名 | Hubble |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
マニュアルや社内規程がファイルサーバに散在し、最新版の所在が分からない状態に追われている総務部門の業務改善に使われるのが、project mode, Inc.が提供するNotePMです。Word・Excel・PowerPoint・PDFの中身まで全文検索できるため、既存のドキュメント資産を活かしながら社内ナレッジを集約できます。
AIによる要約・翻訳・チャットボット機能を備え、長い規程類から必要な情報を取り出す時間を減らせます。パソコン操作に慣れていない担当者でも直感的に使えるUI設計のため、部門横断で運用を定着させやすくなります。
| サービス名 | NotePM |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 4,800円〜 |
紙やExcelの申請書を部署で回覧しハンコを集めている企業の業務改善に向いているのが、株式会社エイトレッドが提供するX-point Cloudです。ノーコードで申請フォームと承認ルートを設計でき、PC・スマートフォン・タブレットから申請・承認が完結します。
出張先や在宅でもスマートフォンから承認できるため、役員・管理職の在席状況に申請の進行が左右されません。契約後約5営業日で利用開始できるため、導入から運用までの準備期間も短く済みます。
| サービス名 | X-point Cloud |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 基本料20,000円～＋500円×ユーザー～ |
入社・退社対応やお問い合わせ対応など複数部門をまたぐ定型業務が、担当者の記憶や口伝で進められている組織の業務改善に向いているのが、株式会社テクノデジタルが提供するOctpathです。フロー図・マニュアル・手順書・進捗管理・フォーム・コメントをクラウドでまとめて扱えるプロセスマネジメントサービスです。
入社・退社対応・お問い合わせ対応・コンテンツ制作業務など、管理部門で発生する定型業務のフロー全体を一元管理できます。15日間の無料トライアルがあるため、実際の業務で検証してから導入を判断できます。
| サービス名 | Octpath |
| 初期費用 | 300,000円 |
| 月額料金 | 30,000円～ |
部門ごとに「どの業務に何時間かかっているか」「どこでミスが起きやすいか」を洗い出します。業務量と課題が明確になることで、ツール選定の基準が決まります。
業務改善はすべてを同時に進めると現場が混乱します。工数削減効果が大きい、リスクが高い、法令対応が必要といった基準で、改善順序を決めてください。
候補を2〜3社に絞り、実際の業務データを使って無料トライアルを実施します。担当者だけでなく、承認者・閲覧者も含めた操作感を確認することが大切です。
会計ソフト・人事システム・グループウェアとのデータ連携が正常に動作するかを、本番導入前にテストします。連携不備は導入後のトラブルの主な原因です。
操作マニュアルの作成・勉強会の実施・問い合わせ窓口の設置など、現場定着のための準備を整えてから本番稼働に移ります。
業務量・ミス発生率・法令対応の3軸で優先順位をつけることをおすすめします。経理の請求書処理や人事の労務手続きは、SaaSで自動化しやすく効果が出やすい領域です。
可能です。freee会計やinvox受取請求書など、中小企業向けの低コストなプランを設けているSaaSが多くあります。まず無料トライアルで操作感を確認し、小さく始めることを検討してください。
操作マニュアルの作成と少人数でのパイロット運用が有効です。最初から全部門・全員に展開するのではなく、ヘビーユーザーとなる担当者から始め、社内で成功事例を作ることで定着を促進できます。
管理部門の業務改善は、SaaSを活用することで経理・人事・法務・総務のあらゆるプロセスを効率化できます。自部門の課題を明確にしたうえで、対応機能・連携性・操作性を基準にツールを選ぶことをおすすめします。
まずは気になったサービスを2〜3社絞り、無料の資料請求や無料トライアルで操作感と導入効果を比較してみてください。
