「誰がどの席にいるか分からない」
「受付に人が張り付いている」「オフィスのセキュリティ管理が属人化している」
——フリーアドレス化やハイブリッドワークの普及で、こうした課題を抱える総務・管理部門が増えています。
本記事では、オフィス管理に関わるシステムを3カテゴリ（入退室管理・座席管理・無人受付）に分けて比較します。料金・機能・選び方まで解説しますので、導入検討の判断材料にしてください。
オフィス管理システムとは、入退室のセキュリティ・座席の利用状況・来訪者の受付といったオフィス運営にまつわる業務をデジタル化するツールの総称です。
従来は紙の受付簿・固定席のホワイトボード・カードキーの手動管理といった手段で運用されていましたが、ハイブリッドワークの定着によってこれらのアナログ運用が限界を迎えています。フリーアドレス導入後に「社員の居場所が分からない」という事態が頻発したり、受付担当者が不在のたびに来客対応が滞ったりするケースは珍しくありません。
オフィス管理システムを導入すると、入退室記録・座席予約・受付通知がクラウドで一元管理され、総務担当者の「名もなき仕事」を大幅に削減できます。
「オフィス管理」と一口に言っても、課題によって必要なシステムが異なります。本記事では大きく以下の3カテゴリに分けて解説します。
| サービス名 | 初期費用 | 月額料金 | 主な特徴 |
|---|---|---|---|
| VALTEC 入退室管理システム | 要問合せ（機器・工事費含む） | 要問合せ | 顔認証・QRコード・ICカード対応。高速認証でセキュリティと利便性を両立 |
| Akerun | 要問合せ | 要問合せ | 6,000社以上導入。貼り付けるだけで工事不要。交通系ICカード対応 |
| RemoteLOCK | 要問合せ | 要問合せ | 予約管理システムと連携し自動解錠。レンタルスペース・コワーキングに強い |
| bitlock PRO | 0円 | 5,000円～ | 既存ドアへの後付け設置。工事不要でスモールスタートに向く |
| KEYVOX | 要問合せ | 2,500円/1アカウント＋パック料金3,000円～ | 最大1ヶ月の実機無料トライアルあり |
| ALLIGATE | 要問合せ | 要問合せ | 全機器レンタル込みの月額制。24時間365日サポート付き |
| カギカン | 不要 | 4,500円〜 | 工事不要・初期費用ゼロで導入可能。国内約80%のドアに対応 |
| サービス名 | 初期費用 | 月額料金 | 主な特徴 |
|---|---|---|---|
| せきなび | 0円～ | 0円～ | フリープランあり。固定席・フリーアドレス・リモートを一元管理。Googleカレンダー連携 |
| Colorkrew Biz | 0円 | 120,000円～ | QRコードで座席・備品・ロッカーを管理。1,200社以上導入 |
| ACALL | 要問合せ | 要問合せ | 4,400社以上導入。顔認証入退室・会議室予約・テレワーク状況共有を統合 |
| セキメル | 39,600円 | 6,600円～ | 抽選機能で座席固定化を防止。ICカード・顔認識など多彩なログイン方式 |
| WORK AGILE | 0円 | 270円/名～ | 出社率・オフィス稼働率などのデータ分析機能が充実 |
| Desk Mosaic | 0円 | 要問い合わせ | 無料トライアルあり。低コスト重視のシンプルな座席管理 |
| Suwary | 10,500円～ | 250円/ID | IoTタグとアプリで座席をスマート予約。オフィス家具メーカーが開発 |
| Beacapp Here | 110,000円～ | 33,000円〜 | BLEビーコンで社員の在席位置をリアルタイム可視化。オフィスの規模を問わず対応 |
| サービス名 | 初期費用 | 月額料金 | 主な特徴 |
|---|---|---|---|
| ラクネコ | 0円 | 5,500円〜 | QRコード・名刺撮影で来客登録。Slack/Teams連携が豊富 |
| MOT受付システム | 29,800円～ | 8,080円～ | 内線電話機能付き。勤怠管理と受付を一体化。テレワーク対応 |
| RECEPTIONIST | 0円 | 要問合せ | 入退館記録を自動クラウド保存。Pマーク・ISMS対応も見据えた設計 |
| workhub Reception | 要問合せ | 要問合せ | 低コスト重視の中小企業向け。座席管理との連携も可能 |
| Smart at reception | 0円～ | 20,000円～ | 来客通知型の標準的な機能をシンプルに提供 |
| WowDesk | 要問合せ | 要問合せ | 国産ビジネスチャット「WowTalk」と自動連携。当者へ取次不要で即時通知 |
| おくだけレセプション | 198,000円～ | 11,000円～ | NTTドコモが提供するAI受付。音声認識とタッチ操作の複合対応 |
| ACALL（受付機能） | 要問合せ | 要問合せ | 座席・入退室との統合が強み。大企業向けの統合型オフィスOSとして導入実績あり |
「鍵を誰に貸したか分からない」「不審者の入館を記録していない」といった状態は、情報漏えいやセキュリティ事故のリスクになります。入退室管理システムを導入すると、誰がいつ入退室したかがクラウドに自動記録され、ISMS・Pマーク取得の要件にも対応できます。
フリーアドレスの運用では、毎朝「今日どこに座っていいか分からない」という問い合わせが総務に殺到するケースがあります。
座席管理システムを導入すれば、社員が自分でスマホから予約・確認できるようになり、担当者への問い合わせ件数が激減します。
週数回発生する問い合わせ対応や手動での座席割り当て作業がなくなるだけで、月単位で見ると数十時間単位の工数削減につながるケースも少なくありません。
受付担当者を配置するには人件費がかかる上、担当者が離席するたびに来客対応が滞ります。無人受付システムなら、来訪者が自分でタブレットから受付を済ませ、担当者のスマートフォンへ直接通知が届きます。受付専任担当者を置かなくても、来客体験の質を維持できます。
システムを入れただけでは運用は変わりません。座席マップの設定・社員アカウントの発行・使い方説明会の実施など、導入初期に相応の工数が発生します。
特に、中高年層の多い職場では、操作に慣れてもらうまでのフォローが重要です。
ほとんどのサービスは導入サポートを提供しているので、サポート体制を選定基準に加えてください。
無人受付にはiPad端末が、入退室管理にはスマートロックや顔認証カメラが必要です。
月額料金の比較だけでなく、初期のハードウェア費用・設置工事費も含めたトータルコストで比較しましょう。
勤怠管理・グループウェア・入退室管理がすでに導入されている場合、新しいシステムとのAPI連携やデータ連動が可能かどうかを事前に確認する必要があります。
連携できないと二重入力が発生し、かえって業務が増えるケースもあります。
入退室管理・座席管理・受付をすべて解決しようとすると、機能が多すぎて使いこなせないシステムを選びがちです。
まず「今一番困っていること」を1つ特定し、そこに特化したツールを選ぶ方が定着率は高い。座席管理が主な課題なら座席特化型、受付が非効率なら受付特化型を選ぶのが鉄則です。
月額費用が「ユーザー数×単価」型か「定額制」かで、規模によってコストが大きく変わります。
50名規模の企業がユーザー数課金型を選ぶと割安でも、300名に拡大した時点で月額が跳ね上がることがあります。
現在の規模だけでなく、3年後の人員計画を踏まえて試算してください。
どのシステムも「直感的に使える」と謳っていますが、実際に使ってみると「QRコードの読み取りが遅い」「スマホアプリが分かりにくい」という声が出てくるケースはあります。
多くのサービスで約1ヶ月の無料トライアルを提供しているので、必ず実機で検証してから契約してください。
GoogleカレンダーやMicrosoft 365、Slack、Teamsとの連携があるかどうかは、運用の定着に直結します。
スケジューラーと連携した自動ステータス更新や、チャットツールへの来客通知が使えるかどうかを選定の早い段階で確認しましょう。
システムは導入して終わりではありません。社員への浸透・設定変更・トラブル対応のたびにサポートが必要になります。チャットサポートのみか、電話対応があるか、導入担当者が付くかどうかを事前に確認してください。特に初めてシステムを入れる企業はサポートの手厚さを優先基準にすることをおすすめします。
以下では、入室管理・座席管理・無人受付の全カテゴリにわたって、各サービスを個別に紹介します。
▼ 入室管理・セキュリティシステム
株式会社バルテックが提供する入退室管理システムは、顔認証・QRコード・ICカードの3方式に対応した入退室管理システムです。顔認証カメラはオフライン処理を採用しており、約1秒の高速認証と双子も判別できる99.9%の精度を実現。
ネットワーク障害時でも認証が止まらないハイブリッド方式で、安定稼働が求められる環境に対応します。入退室履歴の自動記録や勤怠管理との連動、権限・時間制限設定にも対応し、セキュリティ強化と業務効率化を両立します。
| サービス名 | VALTEC 入退室管理システム |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
Akerunは「鍵に貼り付けるだけ」で導入できる工事不要のクラウド型入退室管理システムで、7,000社以上の導入実績を持ちます。ICカード・交通系電子マネー・スマートフォンアプリと多様な認証方式に対応しており、既存のICカードをそのまま流用できます。
勤怠管理システムとのAPI連携で出退勤の自動記録ができるため、入退室管理と勤怠管理を二重で管理する手間が省けます。ISMS・Pマーク取得要件にも対応しています。
| サービス名 | Akerun |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
RemoteLOCKは、予約管理システムと連携して「予約確定→鍵の自動発行→チェックイン→退室後の自動施錠」までをシステムで完結させる入退室管理システムです。
物理的な鍵の受け渡しや現地対応が不要になるため、コワーキングスペースやレンタルスペースの無人運営との相性が抜群。部屋・エリアごとのアクセス権限管理にも対応しており、オフィス内の複数拠点をまとめて管理したい企業にも活用されています。
| サービス名 | RemoteLOCK |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
bitlock PROは、既存のドアに後付けできる工事不要のクラウド型入退室管理システムです。初期費用0円・月額5,000円（税込）〜とコストを抑えやすく、「まず1ドアだけ試す」スモールスタートがしやすい設計。
ほぼすべての扉の鍵に取り付けられ、移転・増床時の取り外しも簡単です。解錠方法はエリア・時間・所属グループ別など柔軟に設定でき、Pマーク・ISMSの取得対策としても活用されています。
| サービス名 | bitlock PRO |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 5,000円 |
KEYVOXは、QRコード・暗証番号・Apple/Googleウォレットなど多様な認証方式に対応したクラウド型入退室管理システムです。工事不要で後付け設置でき、30日間の無料トライアルで導入前に実務検証が可能。累計3,000施設以上での導入実績を持ち、8年間で99.99%の稼働率を誇ります。50以上の予約・決済システムとAPI連携でき、ホテル・コワーキング・ジムなど幅広い施設の無人運営に対応しています。
| サービス名 | KEYVOX |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 2,500円/1アカウント＋パック料金3,000円～ |
ALLIGATEは、多様な認証方式に対応したクラウド型入退室管理システムです。月額料金に全機器のレンタル費用とネットワーク通信費が含まれるオールインワン価格が特徴で、導入後のコストが把握しやすい体系です。
Webの管理ツールから入退室権限の付与・変更・ログ確認が簡単に行えます。共連れ防止機能や遠隔解錠、複数拠点の一元管理にも対応しており、複数オフィスを持つ企業にも向いています。24時間365日の電話サポートと万が一の現地駆けつけ対応が含まれているため、初めてシステムを導入する企業でも安心して運用できます。
| サービス名 | ALLIGATE |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
カギカンは、株式会社ビットキーが提供する初期費用ゼロ・工事不要の入退室管理システムです。国内約80%のドアに後付けで対応しており、「ドアを傷つけずにセキュリティ管理を始めたい」スモールオフィスや初めて鍵管理システムを導入する企業に向いています。
スマートフォンアプリと管理画面から解錠・施錠・カギの発行・削除が完結します。月額4,500円〜（税抜）のコンソール利用料に加え、ユーザー課金は20名まで無料・21名以降は100円/人のため、小規模チームでもコストを抑えて導入できます。
| サービス名 | カギカン |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 4,500円～ |
▼ 座席管理システム
中規模企業のハイブリッドワーク運用に向いているのがせきなびです。フリーアドレス・固定席・在宅・外出中といった多様な勤務形態を1つの画面で把握できるのが最大の特徴で、「誰が今どこにいるか分からない」という問題を解消します。
Googleカレンダーやスケジュール管理ツールとの連携で、状況に応じてステータスが自動更新されるため、社員が手動で入力する手間が省けます。30名以下なら無料プランで使えるので、小規模チームからの試験導入も可能です。
| サービス名 | せきなび |
| 初期費用 | 0円～ |
| 月額料金 | 0円～ |
Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）は、座席管理だけでなく備品・ロッカー・社内決済まで一元管理できるビジネスコンシェルジュツールです。QRコードをスキャンするだけで座席の予約・チェックインが完了するシンプルな操作性が特徴で、1,200社以上の導入実績があります。
Outlookカレンダーとの連携や座席・スペースの稼働率データ取得にも対応しており、オフィスの使われ方を可視化して経営判断に活かしたい企業に向いています。初期費用不要で始められるため、導入ハードルが低い点も選ばれる理由の一つです。
| サービス名 | Colorkrew Biz |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 120,000円～ |
ACALLは、会議室予約・座席チェックイン・無人受付をひとつのプラットフォームで完結させる統合型システムです。
会議室の予約から当日のチェックイン・チェックアウト、稼働率の可視化・分析まで一連の流れをカバー。カラ予約の防止や空き会議室の自動解放など、会議室運用の課題を実態データに基づいて改善できます。
在宅・オフィス・サテライトオフィスなどマルチロケーション対応にも対応。ISMSを取得しており、セキュリティ面でも安心して導入できます。
| サービス名 | ACALL |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
「フリーアドレスを導入しても特定の人が同じ席を占領してしまう」など、座席の固定化問題は多くの企業が頭を抱えます。セキメルはこの課題に対して「抽選機能」で座席割り当てをランダム化するユニークなアプローチを持っています。
月額6,600円で200名・10エリアまで使えるため、中規模企業にとってコストパフォーマンスが高い選択肢です。ICカード・顔画像認識・QRコード・ログインIDと多彩な認証方式に対応しているため、既存のICカード環境をそのまま流用できます。
| サービス名 | セキメル |
| 初期費用 | 39,600円(税込) |
| 月額料金 | 6,600円 (税込)～ |
WORK AGILEは、座席・会議室予約に加えて、オフィスの稼働率・出社率データを収集・分析できる機能が強みです。「このフロアは使われているのか」「テレワーク率を踏まえてオフィスを縮小すべきか」といった経営判断の裏付けデータとして活用できます。
部署・フロア別の利用状況レポートでPDCAを回せるため、レイアウト変更や運用ルールの改善を継続的に行いたい企業に向いています。初期費用0円・最短数分で利用開始でき、30日間の無料体験も提供されています。
| サービス名 | WORK AGILE |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 270円/名～ |
必要な機能は座席予約と在席確認だけで十分、という企業にはDesk Mosaicが向いています。初期費用0円で導入でき、30日間の無料トライアルもあるため、フリーアドレス導入初期のチームがコストを抑えて試せる設計です。
機能をシンプルに絞ることで、社員への浸透が速いのも特徴の一つ。高機能なシステムを入れても使いこなせなければ意味がないという観点で、まずはシンプルなものから始めたい企業に向いています。
| サービス名 | Desk Mosaic |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
Suwaryは、オフィス家具メーカーのプラス株式会社が開発した座席管理システムです。デスクにIoTタグを取り付け、スマートフォンアプリでかざすだけでチェックインが完了します。「毎日使うから、誰でも使いやすく」というコンセプトを掲げ、現場での定着を重視した設計です。
利用状況はクラウドに蓄積され、時間帯別・座席番号別の稼働データとして分析できます。3ヶ月先まで事前予約が可能で、予約後に一定時間チェックインがない場合は自動キャンセルされるため、空予約による座席の無駄遣いも防げます。
| サービス名 | Suwary |
| 初期費用 | 10,500円～ |
| 月額料金 | 250円/ID～ |
Beacapp Hereは、BLE（Bluetooth Low Energy）ビーコンを活用して、社員の在席位置をオフィスマップ上でリアルタイム可視化できる座席管理システムです。社員がスマートフォンを持ち歩くだけで位置情報が自動更新されるため、手動でのステータス変更が不要です。
座席予約機能と組み合わせることで、予約状況と実際の着席状況を照合して空予約を自動検知できます。導入規模を問わず対応しており、フリーアドレス導入企業やハイブリッドワークを推進する企業に向いています。最大2ヶ月のトライアルプランも用意されています。
| サービス名 | Beacapp Here |
| 初期費用 | 110,000円～ |
| 月額料金 | 330,000円～ |
▼ 無人受付システム
ラクネコは、来訪者がQRコードや名刺撮影で受付を済ませると、担当者のSlack・Teams・SMS・電話等に即時通知が届く受付システムです。
一番の強みはビジネスチャットツールとの連携の多さです。Slack / Google Chat / Chatwork / Teams / LINE WORKSなど主要チャットツールに対応しており、担当者は席で通知を受け取るだけで受付対応が完結します。30日間の無料トライアルがあり、月額5,500円（税込・50名まで）というコストも中小企業が導入を検討しやすい価格帯です。
| サービス名 | ラクネコ |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 5,500円～ |
MOT受付システムの特徴は、受付機能に内線電話機能が組み込まれている点です。来訪者がタブレットで受付を操作すると、担当者への直接通話が可能になるため、電話取次の手間を省きながら来客への素早い対応ができます。
さらにオプションとして勤怠管理機能も連動できるため、受付端末1台で複数の業務を兼ねられます。月額8,080円という固定料金体系で、ユーザー数が増えても費用が変わらない点はコスト予測のしやすさにつながります。
| サービス名 | MOT受付システム |
| 初期費用 | 29,800円～ |
| 月額料金 | 8,080円～ |
RECEPTIONISTは、iPadから担当者のスマホやチャットに直接通知が届く受付システムです。総務担当者による取次業務が不要になり、すべての社員が本来の業務に集中できる環境を整えられます。
入退館記録は自動でクラウドに保存され、PマークやISMSの取得・更新に必要なデータ管理もカバーできます。セキュリティゲート・スマートロックとの連携や入館証の発行にも対応しており、物理セキュリティの運用も効率化できます。初期費用不要・月額課金制で無料トライアルも用意されています。
| サービス名 | RECEPTIONIST |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
workhub Receptionは、来訪者がQRコードをかざすだけでチェックインが完了し、担当者のチャットツールへ即時通知が届く受付管理クラウドシステムです。
従来の内線電話による取次業務や来客用紙への記入が不要になり、来訪者の待ち時間と従業員の対応工数をまとめて削減できます。来訪者ログは自動で記録・管理され、受付画面のカラーやメニュー構成も自社ブランドに合わせてカスタマイズ可能です。
| サービス名 | workhub Reception |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
Smart at receptionは、電話・メール・チャット・Teamsビデオ通話など複数の通知方法を担当者ごとに設定できるiPad受付システムです。QRコードをかざすだけの事前受付に対応しており、来訪者の待ち時間を削減できます。
入退館履歴はクラウドで自動管理・CSV出力も可能で、セキュリティ管理にも活用できます。初期費用0円から導入でき、複数拠点一元管理の実績もあります。
| サービス名 | Smart at reception |
| 初期費用 | 0円～ |
| 月額料金 | 20,000円～ |
WowDeskは、国産ビジネスチャット「WowTalk」と自動連携するクラウド受付システムです。来訪者が4桁の受付番号を入力するだけで受付が完了し、担当者のWowTalkへ即時通知が届きます。Microsoft Teamsにも対応しているため、社内チャットツールを問わず活用できます。
Google Homeなどのスマートスピーカーと連携して音声でも来客をお知らせできるため、チャット通知の見逃しを防げます。GoogleカレンダーやOutlookとの連携、受付操作時の動画記録機能も備えています。
| サービス名 | WowDesk |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
おくだけレセプションはNTTドコモビジネスが提供するAI受付システムで、音声認識によるハンズフリー受付とタッチ操作の両方に対応しています。画面に向かって部署名や担当者名を話すだけでAIが検索・呼び出しを行うため、ITリテラシーを問わずスムーズな受付体験を実現します。
既存の内線設備を活かした設計のため工事不要で、iPadと周辺機器を置くだけで利用開始できます。担当者の固定・携帯電話へ直接つながるため、社内での取次を待つ手間もありません。
| サービス名 | おくだけレセプション |
| 初期費用 | 198,000円～ ※別途機器費用が発生 |
| 月額料金 | 11,000円～ ※別途通信費用が発生 |
ACALLは座席管理でも紹介した統合型プラットフォームで、受付機能も備えています。座席・会議室・受付の管理を一本化できる点が最大の強みです。
ACALLの受付機能は、来訪者の受付チェックイン・入退館履歴の記録・担当者への来客通知に対応した無人受付システムです。座席管理・会議室予約と同一プラットフォームで完結するため、ツールを横断する手間がなく、バラバラのシステムで管理している複数の業務を一つに集約したい場合に有効です。
| サービス名 | ACALL |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
オフィス管理の課題は部署によって異なります。総務担当者へのヒアリングと、現状の業務フローの可視化から始めましょう。
座席問い合わせに週3時間取られているなら座席管理が優先、受付対応の属人化が問題なら無人受付が先です。
GoogleカレンダーやMicrosoft 365、Slack、勤怠管理システムとの連携が必要かどうかを確認します。
連携要件によっては選択できるサービスが絞られるため、この段階で候補を3〜5社に絞り込んでください。
カタログスペックだけでなく、実際のタブレット操作・通知の届き方・社員の反応を確認します。
社員数名に参加してもらい、「使えそうか」の感触をフィードバックしてもらうのが効果的です。
全社一斉導入よりも、1フロア・1チームで先行してから展開する方が定着率は高まります。
先行チームで運用ノウハウを蓄積してから横展開することで、よくある「入れたけど使われない」状況を防げます。
「受付担当者の対応件数が週何件減ったか」「座席問い合わせがゼロになったか」など、導入前後で比較できる指標を設定しましょう。
数値で効果を示すことで、他部署への展開やシステム継続の社内稟議が通りやすくなります。
同時導入は可能ですが、一度に複数のシステムを導入すると社員への浸透が難しくなります。まず優先度の高い課題に対応するシステムを1つ導入し、定着してから2つ目を検討するのが現実的です。
ACALLのような統合型プラットフォームを選べば、最初から複数の機能をまとめて管理できます。
iPad端末は多くのサービスが別途用意を求めます（9.7インチ以上のiPadが一般的）。
Akerunのようなスマートロック型入退室管理は、工事不要でドアに貼り付けるだけで設置できるケースがあります。初期費用に機器代が含まれるかどうかを必ず確認してください。
座席管理システムの中には、在宅・外出・会議中といった状態を社員自身がスマートフォンから更新できる機能を持つものがあります。
せきなびやACALLはリモートワーク状況の可視化にも対応しており、オフィスと自宅の双方の状況を一画面で把握できます。
オフィス管理システムは「座席管理」「無人受付」「入室管理」の3カテゴリに分けて検討するのが、失敗しない導入への近道です。
全部をまとめて解決しようとすると選択肢が絞れなくなります。
まず「今一番困っていること」を1つ特定し、そこに合ったツールを30日間のトライアルで実機検証してください。
気になったサービスに2〜3社まとめて資料請求し、見積もりと操作デモを比較してから最終判断するのがおすすめです。
