「管理部門の人件費が売上に対して重い」「バックオフィス業務の非効率がいつまでも解消されない」と感じていませんか。
本記事では、管理部門のコスト削減に有効な施策を体系的に整理し、経理・人事・総務・法務の削減ポイントと、導入を検討できる主要なSaaSをあわせて解説します。
管理部門のコスト削減を進めるには、まず「どこで費用が発生しているか」を把握することが出発点です。
経理・人事・総務などの管理業務は、業務量に関わらず一定の人員が必要になりやすい構造があります。閑散期でも人件費は発生し、固定費として膨らみ続けます。
特に専門知識が必要な税務・労務処理は、外部委託よりも自社採用で対応している企業が多く、給与・採用コスト・教育費が長期にわたって積み重なります。
請求書の受取、経費精算の申請、契約書の締結など、管理部門には紙ベースの業務が残りやすいです。印刷費・郵送費・保管スペースといった直接コストに加え、担当者がデータを手入力する工数も発生します。
紙の請求書1枚を処理するのに平均で数十分かかるケースもあり、月間の処理枚数が多い企業ほど影響が大きくなります。
会計ソフト・勤怠システム・経費精算ツールを独立して運用していると、データの二重入力や転記ミスが発生しやすくなります。各システムの利用料が積み重なり、気づかないうちにSaaS費用が膨らんでいることも少なくありません。
特定の担当者だけが業務を把握している状態では、担当者が休職・退職した際に業務が止まります。引き継ぎ研修や再採用・再教育にかかるコストは、表に出にくい間接コストとして大きな負担になります。
経理であれば請求書の受取・仕訳・支払、人事であれば勤怠集計・給与計算など、定型的な繰り返し業務はシステムによる自動化に向いています。AI-OCRを使った書類データ化や、ワークフローシステムによる承認プロセスの電子化が代表的な手段です。
自動化によって得られる効果は業務内容によって異なりますが、経費精算業務で「処理工数を80%削減できる」とうたう製品もあります（株式会社バルテック「MOT経費精算」公式サイト 製品紹介ページより）。
給与計算・記帳代行・採用事務など、専門性が求められるが自社のコア事業ではない業務をBPOサービスに委託する方法です。固定費を変動費に転換できるため、業務量に応じてコストを柔軟に調整できます。
「正社員を1人雇うほどではないが、手が足りない」という中小企業に特に有効な手段です。
複数のSaaSが乱立している場合、機能が重複しているツールを統合するだけでシステム利用料を削減できます。勤怠・給与・労務が一体化したSaaSに切り替えれば、手動でのデータ連携が不要になり工数削減も同時に実現できます。
電子帳簿保存法の改正により、電子データでやり取りした請求書・領収書は電子保存が義務化されています（2024年1月完全義務化）。法改正への対応を機に、契約書・請求書・社内申請をすべて電子化すると、コストと工数の両面で効果が出やすいです。
印紙税が不要になる点も、電子契約導入の大きなメリットです。
部門ごとに独自に導入されたSaaSが積み重なると、ライセンス費用が経営層から見えない状態で増え続けます。SaaS管理ツールを使って全社の利用状況を可視化し、未使用ライセンスの解約や重複ツールの統合を進めることで、情報システム部門の管理コストを削減できます。
総務部門では、電話対応・受付・備品管理・郵便物仕分けといったノンコア業務がコストを押し上げやすいです。オンラインアシスタントサービスを活用すれば、こうした業務を時間単位でアウトソーシングでき、総務担当者をより戦略的な業務に集中させられます。
購買業務も削減対象になりやすい領域です。複数の仕入先から見積もりを取得・比較するプロセスをデジタル化すれば、購買単価の適正化とプロセスの工数削減を同時に実現できます。
給与計算・年末調整・社会保険手続きなど、毎月発生する定型業務はアウトソーシングの効果が出やすい領域です。専門業者に委託することで、自社のシステム整備・担当者採用・法改正対応の工数を一括して削減できます。
また、採用代行（RPO）の活用も検討する価値があります。求人媒体の選定から書類選考・面接調整を委託することで、採用担当者の工数を大幅に削減し、採用ミスマッチによる再採用コストのリスクも下げられます。
総務部門では、電話対応・受付・備品管理・郵便物仕分けといったノンコア業務がコストを押し上げやすいです。オンラインアシスタントサービスを活用することで、これらの業務を時間単位でアウトソーシングでき、総務担当者をより戦略的な業務に集中させられます。
購買業務も削減対象になりやすい領域です。複数の仕入先から見積もりを取得・比較するプロセスをデジタル化することで、購買単価の適正化とプロセスの工数削減を同時に実現できます。
法務部門では、契約書の締結・保管・管理にかかるコストが削減対象になります。電子契約の導入により印紙税・郵送費をゼロにできるほか、契約締結までのリードタイムを大幅に短縮できます。
また、契約書のレビュー業務は外部弁護士への依頼コストが高くなりがちです。契約書レビュー支援ツールを活用することで、弁護士費用を抑えながら法務リスクをコントロールする企業が増えています。
管理部門のコスト削減に直接貢献するサービスを目的別に紹介します。
経理担当者の手入力業務を削減したい企業におすすめです。郵送・メール・PDFなど、あらゆる形式で届いた請求書をAI-OCRとオペレータの組み合わせで99.9%の精度でデータ化します。
データ化した請求書は、会計システムやオンラインバンクと自動で連携し、支払・計上業務まで一気通貫で自動化できます。電子帳簿保存法のスキャナ保存制度・電子取引情報の保存にも対応しているため、法改正対応と業務効率化を同時に実現できます。
| サービス名 | invox受取請求書 |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 980円〜＋データ処理料金 |
経費精算の紙のやりとりをなくしたい企業に向いています。領収書の撮影からAI-OCRによる自動データ化、交通費の経路検索登録まで、申請者の手間を最小化します。
承認者はいつでもどこでもワンクリックで承認でき、出社しなくても経費精算が完結します。仕訳データの自動生成機能により、経理担当者の確認・転記業務も大幅に削減できます。
| サービス名 | invox経費精算 |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 1,980円＋300円/ユーザー～ |
コストを抑えながら経費精算をシステム化したい中小企業に向いています。月額3,980円（20IDまで）の低価格帯でありながら、経費精算・交通費精算・出張旅費精算・電子稟議（ワークフロー）・自動仕訳といった機能を標準で利用できます。
紙・Excelでの管理から切り替えることで、経理にかかわる業務時間を大きく削減できます。電子帳簿保存法にも対応しており、法改正への対応を機に導入を検討しやすいサービスです。
| サービス名 | MOT経費精算 |
| 初期費用 | 31,500円 |
| 月額料金 | 3,980円～ |
自社で経理担当者を雇わずに、経理業務を丸ごとアウトソーシングしたい中小企業に向いています。記帳代行・請求書作成・振込代行・給与計算・月次決算まで、経理に関わる実務全般をフルアウトソーシングできます。
freeeやマネーフォワード クラウドなど主要なクラウド会計ソフトに対応しており、現在使用しているシステムをそのまま活用しながら導入できます。
| サービス名 | Wheat Accounting |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 30,000円〜 |
経理・財務・労務を含むバックオフィス業務を幅広くアウトソーシングしたい企業におすすめです。会計・記帳代行・入金消込・月次締め処理から、給与計算・社会保険手続き・採用関連事務まで、バックオフィス全般を専門チームが対応します。
業務開始時にマニュアルを整備するため、担当者変更による業務停止リスクを最小化できます。バックオフィス全体の効率化を一括して進めたい企業に向いています。
| サービス名 | BackofficeForce |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 200,000円～ |
「1人雇うほどではないが手が足りない」と感じている企業、または複数の外注先をまとめて一元化したい企業に向いています。秘書業務・経理・人事・Web運用・営業アシスタントなど、幅広い業務を1つの窓口で依頼できます。
多段階の採用プロセスと専門業務テストを通過したスタッフが対応するため、業務品質とスピードを担保しやすいです。上場企業から個人事業主まで幅広い規模の企業に提供されており、スポット的な業務増加にも柔軟に対応できます。
| サービス名 | i-STAFF |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 81,000円～ |
給与計算業務の属人化を解消し、担当者の工数を削減したい人事部門に向いています。「簡単・安心・オーダーメイド」を特徴とし、現在使用しているシステムや周辺サービスをそのまま活用しながらスムーズに導入できます。
賞与計算・年末調整・住民税更新・マイナンバー管理まで、給与計算に関わる定型業務を一括して委託できます。
| サービス名 | エコミック給与計算アウトソーシング |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
複数の仕入先への見積もり依頼と比較作業が属人化している企業、または調達コストの削減を検討している購買・総務部門に向いています。仕入先選定のプロセスをデジタル化し、データを活用した購買の意思決定を支援します。AI活用によりソーシング（仕入先の探索・評価・選定）を高度化し、担当者の経験と勘に頼っていた発注判断をデータに基づいたプロセスへ変換できます。属人的な購買業務を脱却し、コストの適正化とガバナンス強化を同時に進めたい企業に向いています。
| サービス名 | リーナー見積 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
多様な取引先からの購買プロセスが煩雑で、コスト管理やガバナンスに課題を感じている企業に向いています。購買プロセスを一元化し、購買状況のリアルタイムな可視化を実現します。
コストの適正化・ガバナンス強化・購買業務の効率化を同時に進められる点が特徴です。購買に関わる一連のオペレーションをデジタル上で完結させることで、担当者の工数削減とコントロールの強化を両立できます。
| サービス名 | リーナー購買 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
印紙代・郵送費などの契約関連コストを削減し、契約締結のリードタイムを短縮したい企業に向いています。初期費用0円で導入でき、電子署名・契約締結・電子印鑑・ワークフロー承認など、電子契約に必要な機能を標準搭載しています。取引先はメール認証のみで特別な準備なく電子契約を受け取れるため、取引先側の負担を最小限に抑えられます。株式会社バルテックグループのサービスとして、グループ管理・フォルダ管理・閲覧制限など、法務・総務部門のガバナンス強化にも役立つ機能を備えています。
| サービス名 | DX-Sign |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 8,800円～ |
業務の属人化・ミス・抜け漏れに悩む管理部門に向いています。フロー図・マニュアル・進捗管理・作業記録をひとつのツールで一元管理できるプロセスマネジメントサービスです。作業手順を順番に表示し、担当者は流れに沿って進めるだけでよいため、経験や知識に依存しない安定した業務品質を実現できます。入社・退社対応、請求管理、備品発注など、管理部門で発生する定型的な業務フローの標準化に適しています。
| サービス名 | Octpath |
| 初期費用 | 300,000円 |
| 月額料金 | 30,000円～ |
「社内ノウハウが属人化している」「問い合わせ対応に時間が取られている」という課題を抱える管理部門に向いています。マニュアル・業務手順書・よくある質問をナレッジとして蓄積・共有し、新入社員でも必要な情報をすぐに見つけられる環境を構築できます。AI機能（ページの要約・翻訳・文章校正）とAIチャットボット機能が搭載されており、蓄積されたナレッジを基にAIが問い合わせに自動回答します。情報が散在していることによる「探す時間」と「質問対応工数」を削減できます。
| サービス名 | NotePM |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 4,800円～ |
複数のSaaSを活用する情報システム部門や管理部門に向いています。GoogleドライブやGmail・Teams・SharePoint・Salesforceなど、社内で利用しているSaaSのデータを一元的にバックアップできます。
多くのSaaSベンダーは利用規約上、データのバックアップに責任を負いません。誤削除・ランサムウェア攻撃・ヒューマンエラーによるデータ損失リスクに備え、AWS東京リージョンにデータを保管できます。日本語での電話・メールサポートにも対応しています。
| サービス名 | SysCloud（シスクラウド） |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
まず、管理部門の業務ごとに「何人が・何時間・何にかかっているか」を棚卸しします。人件費・システム費用・外注費・紙・印刷・郵送費を部門別に集計すると、削減インパクトの大きい領域が明確になります。
削減インパクトと導入難易度のマトリクスで優先度を整理します。インパクトが大きく、導削減インパクトと導入難易度のマトリクスで優先度を整理します。インパクトが大きく、導入が比較的容易なのは「ペーパーレス化」「経費精算のシステム化」「給与計算のアウトソーシング」などです。
効果が出やすい施策から着手し、成功体験を積み重ねながら範囲を広げていく進め方が定着しやすいです。
いきなり全業務を変革しようとすると、現場の抵抗が大きくなりがちです。まず1つの業務フローをシステム化し、効果を数値で確認してから横展開する進め方が安全です。
クラウドSaaSの多くは月契約・無料トライアルから始められるため、費用リスクを抑えながら検証できます。
導入後は「月次決算の所要日数」「経費精算の処理件数/担当者」「問い合わせ対応時間」などのKPIを設定し、定期的に効果を測定します。
数値の改善を確認しながら次の施策に移行していくサイクルを回すことで、管理部門のコスト削減を継続的に進められます。
まずは現状の業務と費用を部門別に可視化することが有効です。特に「繰り返し発生する定型業務」「紙・手作業が残っている業務」「属人化している業務」を特定し、削減インパクトが大きい領域から優先的にシステム化やアウトソーシングを検討してください。
業務の量・専門性・変動性によって異なります。業務量が少ない、または変動が大きい場合はBPOが有利なことが多く、固定費を変動費に転換できる点でキャッシュフロー管理にも効果的です。
一方、業務量が安定して多く、自社固有の業務ノウハウが必要な場合は内製のほうが適合することもあります。
現在のクラウドSaaSは中小企業向けの料金設計が充実しており、月額数千円から始められるサービスも多いです。無料トライアルを活用して業務適合性を確認し、月契約で費用リスクを抑えながらスモールスタートすることで、中小企業でも無理なく導入できます。
管理部門のコスト削減は、人件費・システム費用・紙コストなど複数の領域に分散したコストを可視化し、優先度の高い業務から順にシステム化・アウトソーシング・自動化を進めることで実現できます。
経理であれば請求書受領や経費精算のシステム化、人事・労務であれば給与計算のアウトソーシング、総務であればオンラインアシスタントの活用など、部門ごとに適した手段があります。
まずは無料トライアルや資料請求で、自社業務への適合性を確認するところから始めてみてください。
