スケジュール管理や社内連絡をメールと口頭のやり取りだけで回しているなら、情報の抜け落ちや確認コストが積み上がっているはずです。グループウェアを導入すると、チームの予定・文書・申請を一元管理でき、管理部門の日常業務をまとめて整理できます。
本記事では国内外の主要サービスを25サービス取り上げ、タイプ別に料金・機能・選び方のポイントを解説します。
グループウェアとは、組織内の情報共有・コミュニケーション・業務管理を一元化するクラウドサービスです。スケジュール管理・電子申請・ファイル共有・社内掲示板・施設予約といった機能を、一つのプラットフォームにまとめています。
従来はExcelで予定を管理し、回覧書類を手作業で回すのが一般的でした。グループウェアはExcelや紙ベースの業務をクラウド上に集約し、リモートワーク環境でも同じ情報にアクセスできる状態をつくります。
DX推進の文脈で中小企業から大企業まで導入が加速しており、管理部門の工数削減と内部統制の強化を同時に狙えるツールとして注目を集めています。
本記事で紹介するおすすめのグループウェア25選の比較表です。
初期費用、月額料金、主な特徴を一覧にまとめています。自社の規模や目的に合ったサービスを見つける参考にしてみてください。
| サービス名 | 初期費用 | 月額料金 | 主な特徴 |
|---|---|---|---|
| NotePM | 0円 | 4,800円〜 | ナレッジを溜めるほど賢くなる。マニュアル管理に強い国産グループウェア |
| desknet's NEO | 0円 | 600円/ID〜 | 25機能搭載の国産グループウェア。クラウドからオンプレまで柔軟に対応 |
| サイボウズ Office | 0円 | 600円/ID〜 | 使いやすさ重視の中小企業向けグループウェア。30日間フル機能で試せる |
| Garoon | 0円 | 900円/ID〜 | 100名〜数万名を一つのシステムで管理。大規模組織に特化した設計 |
| kintone | 0円 | 1,000円/ID〜 | グループウェア機能＋ノーコード開発基盤。現場業務をアプリで自由に整理 |
| Microsoft 365 | 0円 | 899円/ID〜 | Teams・OneDrive・Office連携の統合プラットフォーム |
| Google Workspace | 0円 | 800円/ID〜 | Gmail・Drive・Meet・Docsを束ねたGoogleのビジネス基盤 |
| Lark | 要問い合わせ | 0円～ | チャット・ビデオ・ドキュメント・カレンダーを一つのアプリに収めたオールインワン型 |
| Zoho Connect | 要問い合わせ | 48円/ID～（年契約） | 社内SNS感覚で使えるチームコラボレーションツール |
| rakumo | 要問い合わせ | 680円/ID〜 | Google Workspaceの機能を補完する6つの業務ツール群 |
| SharePoint | 0円 | 899円/ID〜 | Microsoft 365環境のイントラネットと文書管理の中核 |
| NI Collabo 360 | 0円 | 360円/ID～ | 中小企業向けに機能を絞ったシンプルな国産グループウェア |
| J-MOTTOグループウェア | 0円～ | 220円/ID（税込）～ | 低価格設計。最短即日で使い始められる |
| HotBiz8 | 132,000円 | 年払：142,560円～※月換算11,880円/月 | 60日間の無料トライアルで試せる中小企業向け |
| WaWa Office | 要問い合わせ | 基本料金：2,500円/月＋400円/ID〜（税抜） | 1,500社以上が導入。ASP型グループウェアとしての継続率94% |
| アルファオフィス | 10,000円 | 1,200円～ | 大塚商会が提供するグループウェア。導入支援と保守のサポート体制が強み |
| mitoco | 0円 | 800円/ID～ | Salesforce基盤上で動くグループウェア。CRMと業務管理の統合が強み |
| LINE WORKS | 0円 | 450円/ID〜 | LINEと繋がれる唯一のビジネスチャット。30人まで無料で使えるフリープランあり |
| Coo Kai | 要問い合わせ | 要問い合わせ | コミュニケーション機能を強化したグループウェア |
| Knowledge Suite | 0円 | 55,000円～ | グループウェア＋CRM＋SFAをまとめて持てるオールインワンプラットフォーム |
| HCL Domino | 要問い合わせ | 要問い合わせ | エンタープライズ向けセキュアコラボレーション基盤。データ主権を重視する大規模組織向け |
| ArielAirOne Enterprise | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ワークスアプリケーションズが提供する大規模組織向けグループウェア |
| GroupSession | 0円 | 300円/ID～（税別） | 無料版からクラウド・エンタープライズまで段階的に拡張できる国産グループウェア |
| GRIDYグループウェア | 0円 | 0円 | Knowledge Suiteと同じブルーテックが提供する完全無料のグループウェア |
| シラサギ | 0円 | 0円〜 | OSSのCMS・グループウェア・ウェブメール統合基盤。自治体や公共機関での実績あり |
チームメンバーの予定を一覧表示し、会議室や社用車などの施設予約を管理できます。重複予約のミスが減り、会議のアポ取りにかかるメールのやり取りを省けます。
複数拠点を持つ企業では、拠点をまたいだリソース管理も一元化できます。
紙や押印が必要だった経費申請・稟議・休暇届を電子化し、承認ルートをシステムで管理します。申請者は処理状況をリアルタイムで確認でき、決裁者側も承認漏れを防げます。
テレワーク環境でも申請業務を止めずに進められる点は、多くの導入企業に共通して挙がるメリットです。
マニュアル・議事録・報告書を一元管理し、誰でも最新版を参照できる状態をつくります。ベテランの担当者しか知らない業務ノウハウを文書化して共有することで、引き継ぎコストと属人化リスクを下げられます。
全文検索に対応しているサービスを選ぶと、情報の探しやすさが大きく変わります。
掲示板・文書管理・スケジュールを1か所にまとめることで、「あのメール、誰に送った？」「最新版はどれ？」という確認コストがなくなります。特に管理部門は社内の多くの部署と接点があるため、情報の一元管理による恩恵が大きくなります。
電子申請・ワークフロー機能を活用すると、紙の書類を回付する手間が省けます。印刷・保管・廃棄のコストも削減でき、監査対応時に必要な書類をすぐに検索できます。
電子帳簿保存の義務化が進む中、書類の電子管理と親和性の高いツールを選ぶと一石二鳥です。
クラウド型のグループウェアであれば、社外からでも同じ情報にアクセスできます。本社・支社・在宅勤務者が同じプラットフォームを使うことで、コミュニケーションの分断を防げます。
特にスケジュール管理やチャットとの連携は、物理的に離れたチームの業務効率を大幅に高めます。
承認フローをシステムで管理することで、誰がいつ何を承認したかの履歴が残ります。アクセス権限の設定も細かく行えるため、機密情報の取り扱いをルール化しやすくなります。
不正防止・コンプライアンス遵守を重視する企業を中心に、グループウェアの活用が広がっています。
どんなに高機能なツールでも、現場に浸透しなければ効果は出ません。導入時に既存ツール（メール・Excelなど）との併用ルールを明確にしないと、二重管理が発生して逆に工数が増えます。
段階的な移行計画と、管理者によるフォローアップが欠かせません。
クラウド版とオンプレミス版（パッケージ版）では、費用構造が大きく異なります。オンプレミスはサーバー調達・構築・保守の費用が別途発生します。
セキュリティポリシーや既存ITインフラとの兼ね合いでオンプレを選ぶ場合でも、総保有コスト（TCO）の試算を先に行うことをおすすめします。
全機能が揃っていても、現場が使いこなせずに、浸透していかなければ意味がありません。
「最初から全機能を使おうとして挫折した」という声は少なくないため、スケジュールと掲示板だけからスタートして、慣れてきたら申請やナレッジ管理を追加する、という段階的な展開が現実的です。
グループウェアには「10ユーザーから契約可能」「5ユーザーから」など、最低契約単位が設けられているものがあります。小規模企業が大企業向けツールを選ぶと、コストが合わないケースがあります。
成長を見据えるなら、1,000名以上でも安定稼働できる設計かどうかも確認しておきましょう。
金融・医療・官公庁など情報管理が厳しい業界ではオンプレミス型のニーズが高い一方、初期費用を抑えたい中小企業にはクラウド型が向いています。クラウド型でも国内データセンターを使用しているか、ISO 27001などの認証取得状況を確認しておくと安心です。
すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を使っているなら、それぞれに特化した拡張ツール（rakumo・SharePoint）を選ぶ方が学習コストは低くなります。一方で別ツールに移行する場合は、既存データの移行可否・エクスポート形式の確認が必要です。
管理部門だけでなく、営業や店舗スタッフも使うなら、スマートフォンからの操作性が重要です。パソコンに慣れていないスタッフが多い職場では、シンプルなUIを優先する判断もあります。
無料トライアルで実際に触ってみることが、一番確実な確認方法です。
グループウェアの導入初期は設定・運用方法の疑問が集中します。メールのみのサポートでは回答に時間がかかり、展開が遅れるケースがあります。
チャットや電話サポートが付いているか、有償オプションか標準か、日本語対応かどうかを事前に確認しておくことをおすすめします。
マニュアル・社内FAQ・議事録など、組織に蓄積された知識を体系的に管理したい企業向けのサービスです。Word・Excel・PowerPoint・PDFの中身まで全文検索できる機能が特徴で、「あのファイルどこにある？」という非効率な探し回りをなくせます。AI機能も搭載しており、ページの要約や翻訳・文章校正をサポートします。トヨクモ株式会社が提供しており、12,000社以上が導入しています。30日間の無料トライアルで機能を試せます。
| サービス名 | NotePM |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 4,800円〜（税込） |
管理部門が必要とするスケジュール管理・ワークフロー・文書管理・施設予約などの豊富な機能を標準搭載しています。クラウド版とオンプレミス版の両方を選べるため、セキュリティポリシーが厳しい企業でも導入できます。ノーコード業務アプリ構築ツール「AppSuite」も付属しており、現場固有の業務もシステム化できます。株式会社ネオジャパンが提供し、累計530万ユーザーを突破しています。5ユーザーからの契約が可能で、中小企業から自治体・金融機関まで幅広く採用されています。
| サービス名 | desknet's NEO |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 600円/ID〜（税抜） |
5〜数百名規模の中小企業を主なターゲットとした、サイボウズ株式会社のグループウェアです。スケジュール・掲示板・メッセージ・ファイル管理・ワークフローを揃えており、「難しい設定なしにすぐ使える」設計を重視しています。
スタンダードコースとプレミアムコース（カスタムアプリ機能追加）の2プランがあり、5ユーザーから契約できます。情報システム部門以外が管理する企業にも多く選ばれており、累計導入社数は80,000社を超えています。
| サービス名 | サイボウズ Office |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 600円/ID〜（税抜） |
大規模組織での利用を前提に設計されており、10名から数万名まで対応できるスケーラビリティが強みです。多拠点・多部門の組織でも権限設定や組織ツリーを柔軟に構成できます。
スケジュール・ポータル・掲示板・ワークフローに加え、日本語・英語をはじめとした（簡体字・繁体字）4言語対応も標準搭載しており、グローバル展開にも対応しています。クラウド版は10ユーザーから1ユーザー単位で契約でき、8,500社以上の導入実績があります。
| サービス名 | Garoon |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 900円/ID〜（税抜） |
顧客管理・プロジェクト進捗・勤怠集計など、部署固有の業務をプログラミング不要でアプリとして構築できます。グループウェアの枠を超え、Excel管理から脱却したい現場のデータ管理にも使われています。400以上のプラグインや外部サービスとの連携で、既存のワークフローへの組み込みも可能です。ライト／スタンダード／ワイドコースの3プランがあり、30日間の無料トライアルも提供しています。
| サービス名 | kintone |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 1,000円/ID〜（税抜） |
WordやExcelをクラウド上で使い続けながら、TeamsのチャットとOneDriveのファイル共有をひとつの環境に統合できます。SharePointを組み合わせれば社内イントラネットも構築でき、管理部門から営業・製造まで全社規模の展開が可能です。既存のMicrosoft環境からの移行がしやすく、プランも複数用意されているため、組織の規模やニーズに合わせてスモールスタートから段階的に導入を広げていけます。
| サービス名 | Microsoft 365 |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 899円/ID〜（税抜） |
Gmailをビジネス用カスタムドメインで使いながら、Googleドライブ・カレンダー・Meet・Docsをひとつのプラットフォームに統合できます。Googleのサービスを個人利用している社員が多い組織では、学習コストを抑えてスムーズに展開できます。全プランにGemini AIが標準搭載されており、メール下書きや文章作成、データ分析など日常業務を効率化してくれます。小規模チームから大規模組織まで対応するプランが揃っています。
| サービス名 | Google Workspace |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 800円/ID〜（税抜・年払い） |
Lark Japan株式会社が提供する統合コラボレーションツールで、チャット・ビデオ会議・ドキュメント編集・カレンダーをアプリの切り替えなしに利用できます。スタートアップや急成長中のチームで、ツールの増殖を抑えたい企業に向いています。無料のStarterプランがあり、小規模チームからでも気軽に試せます。本格導入にはProプランが用意されており、大規模組織向けのEnterpriseプランは個別見積もりとなっています。
| サービス名 | Lark |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 0円～ |
ゾーホージャパン株式会社が提供する社内SNS型のコミュニケーションプラットフォームです。グループ・掲示板・フォーラム・タスク管理を通じて、メールに頼らない社内コミュニケーションを実現します。Zohoの他サービス（CRM・プロジェクト管理など）と連携できるため、すでにZohoプロダクトを使っている企業との親和性が高いです。無料プランで利用できます。
| サービス名 | Zoho Connect |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 48円/ID～（年契約） |
rakumo株式会社が提供するGoogle Workspace向けの拡張ツール群です。Google標準のカレンダーやDriveでは対応しきれない「組織階層に合わせたグループカレンダー」「ワークフロー申請」「勤怠管理」「経費精算」などを追加できます。
契約社数2,600社超・124万ライセンス以上（2025年12月末時点）の導入実績があります。利用にはGoogle Workspace（有償版）の契約が別途必要です。30日間の無料トライアルを利用できます。
| サービス名 | rakumo |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 680円/ID〜（税抜） |
日本マイクロソフト株式会社が提供するSharePointは、社内ポータルサイト・文書ライブラリ・チームサイトを構築できるMicrosoft 365の文書管理基盤です。すでにMicrosoft 365を導入済みの組織が、社内イントラネットや部門横断の文書共有基盤を整備したい場合に向いています。ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でページやサイトを作成でき、アクセス権限の細かな設定も可能です。高度なカスタマイズができる反面、設計・構築に専門知識が必要なケースもあります。
| サービス名 | SharePoint |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 899円/ID〜（税抜・年払い） |
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアで、スケジュール管理・掲示板・文書管理・ワークフロー・経費精算・安否確認など36の機能を標準搭載しています。経営コンサルティング会社が開発しており、業務改善と経営可視化の視点で設計されているのが特徴です。クラウド版とパッケージ版（ライセンス購入）が用意されており、自社のITポリシーに合わせて導入形態を選べます。30日間の無料トライアルも利用できます。
| サービス名 | NI Collabo 360 |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 360円/ID～ |
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しているグループウェアで、1IDあたり月額220円～という低コストで利用できます。スケジュール管理・掲示板・共有ファイル・ワークフローなど基本機能を揃えており、WEBシミュレーターで料金を事前確認できます。最短即日でIDを発行でき、最大3ヶ月間の無料トライアルを提供しています。コストを抑えながら社内の情報共有を整備したい企業に向いています。
| サービス名 | J-MOTTOグループウェア |
| 初期費用 | 0円～ |
| 月額料金 | 220円/ID～（税込） |
株式会社ASJが提供するHotBiz8は、クラウド型の中小企業向けグループウェアです。スケジュール管理・掲示板・ファイル共有・ワークフローなど多彩な機能を搭載しており、スマートフォンからもアクセスできます。200名以内の定額制のため、その範囲内でユーザーが増えても月額料金が変わらず、コストの見通しが立てやすいです。60日間の無料トライアルが用意されており、現場の使用感を確認してから本導入を判断できます。
| サービス名 | HotBiz8 |
| 初期費用 | 13,200円～ |
| 月額料金 | 年払い：142,560円～※月換算11,880円/月（税込） |
株式会社アイアットOECが提供するASP型グループウェアです。スケジュール管理・掲示板・回覧板・施設予約など基本機能を備え、ワークフロー・簡易SFA・タイムカードなど業務管理ツールをオプションで追加できます。ISMSを取得したデータセンターで24時間365日の有人監視が行われており、セキュリティ面の信頼性があります。1,500社以上への導入実績と継続率94%を持ち、14日間の無料トライアルも利用できます。
| サービス名 | WaWa Office |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 基本料金：2,500円/月＋400円/ID〜（税抜） |
株式会社大塚商会が提供するASP型グループウェアです。スケジュール管理・掲示板・施設予約・ToDo管理・ファイル共有といった基本機能を備え、社内サーバーを持たずに導入できます。ワークフローや営業支援（SFA）機能はオプションで追加でき、必要な機能だけを選んで利用できます。ITに詳しくない管理者でも扱えるシンプルな設計を特徴としており、大塚商会のサポート体制を活用しながら導入・運用できます。
| サービス名 | アルファオフィス |
| 初期費用 | 10,000円 |
| 月額料金 | 1,200円～ |
株式会社テラスカイが提供するmitocoは、Salesforceプラットフォーム上で動作するグループウェアです。スケジュール・掲示板・ワークフローなどの基本機能に加え、Salesforceの顧客管理データと連携できるため、営業部門と管理部門が同一プラットフォームで業務を完結できます。すでにSalesforceを活用している企業にとって、追加ツールを増やさずに社内コラボレーション機能を補完できます。30日間の無料トライアルも利用できます。
| サービス名 | mitoco |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 800円/ID～ |
LINE WORKS株式会社が提供するビジネスチャットで、社外のLINEユーザーとも直接メッセージができる点が他のビジネスチャットにない強みです。トーク・掲示板・カレンダー・タスクなどを1つのアプリで完結でき、管理者機能でメンバー管理や組織設定も行えます。スマートフォンからも快適に利用できるため、現場・外出先でのコミュニケーションにも向いています。フリープランは30名まで無料で使えます。
| サービス名 | LINE WORKS |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 450円/ID〜（税抜・年払い） |
株式会社ピーエスシーが提供するCoo Kaiは、Microsoft 365（またはGoogle Workspace）の機能を拡張するアドオンアプリケーションです。組織階層型カレンダー・アドレス帳・掲示板・ワークフローなどの機能をMicrosoft 365上に追加でき、標準機能では不足しがちな組織管理や情報共有の課題を補完できます。利用にはMicrosoft 365（またはGoogle Workspace）の別途契約が必要です。Microsoft Copilotと連携したAI機能も順次搭載されており、ワークフロー・掲示板でのAI活用が可能です。
| サービス名 | Coo Kai |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
ブルーテック株式会社が提供するKnowledge Suiteは、グループウェア・名刺管理・CRM・SFAを一つのプラットフォームに統合したサービスです。ユーザー数無制限の定額料金制を採用しており、社員が増えても月額料金が変わりません。スケジュール管理・掲示板・ワークフローなどのグループウェア機能に加え、営業管理のCRM・SFA機能も利用でき、部門横断で一つのシステムに統一したい企業に向いています。
| サービス名 | Knowledge Suite |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 55,000円～ |
株式会社エイチシーエル・ジャパンが提供するHCL Dominoは、メール・チャット・会議・アプリケーション開発をオンプレミスまたはソブリンクラウドで提供するエンタープライズ向けプラットフォームです。AIをオフラインで動作させるローカルLLM機能（Domino IQ）を持ち、情報のクラウド流出を防ぎながらAI活用を実現できます。BSI IT-Grundschutz認証を取得しており、官公庁・金融機関など高い情報セキュリティを求める規制対象産業での採用実績があります。料金は要問い合わせです。
| サービス名 | HCL Domino |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
株式会社ワークスアプリケーションズが提供するArielAirOne Enterpriseは、大規模組織の情報共有・業務管理に特化したグループウェア兼ローコード開発基盤です。カレンダー・ワークフロー・ファイル管理・掲示板など基本機能に加え、複雑な組織構造や権限設定にも対応できます。
| サービス名 | ArielAirOne Enterprise |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
日本トータルシステム株式会社が提供するGroupSessionは、スケジュール・掲示板・ファイル管理・ワークフローなど20種以上の機能を備えた純国産グループウェアです。無料版・クラウド版（byCloud）・エンタープライズ版（ZION）の3形態から選べ、組織規模や用途に合わせた導入が可能です。無料版は自社サーバで運用でき、クラウド版は30日間の無料トライアルで試してから本契約を検討できます。
| サービス名 | GroupSession |
| 初期費用 | 0円〜 |
| 月額料金 | 300円/ID～（税別） |
ブルーテック株式会社が提供する完全無料のグループウェアです。スケジュール管理・掲示板・ファイル共有・ワークフローなど20以上の機能を、初期費用・月額料金ともに無料で利用できます。ユーザー数も無制限のため、小規模チームから中規模組織まで費用をかけずに導入できます。有料版のKnowledge Suiteへのアップグレードパスが用意されており、将来的にCRM・SFA機能が必要になった際にもスムーズに移行できます。
| サービス名 | GRIDYグループウェア |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 0円 |
株式会社ウェブチップスが主体となって開発するオープンソースソフトウェアで、CMS（コンテンツ管理）・グループウェア・ウェブメールを統合した基盤として提供しています。MITライセンスを採用しており、基本機能は無料で利用・改変・商用利用が可能です。カスタマイズ・構築・サポートは有償サービスとして提供されており、LGWANやクラウドへの対応も行われています。各市町村役場・大学など公共機関での導入実績があります。
| サービス名 | シラサギ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
まず「何を解決したいか」を明文化します。「スケジュール共有の方法が統一されていない」「申請書類が紙のまま」「在宅勤務で情報共有が止まる」など、具体的な課題を3つ以内に絞ることで、必要な機能の優先順位が決まります。
ユーザー数・利用デバイス・既存のメール環境（Google / Microsoft）・セキュリティポリシーを確認します。すでに使っているサービスとの連携可否を早めに確認しておくと、後から移行コストが発生するリスクを防げます。
機能比較だけでは実際の使い勝手はわかりません。管理者だけでなく、現場スタッフにも試用させて「使い続けられるか」を確認することが重要です。特に申請フロー・スケジュール登録・ファイル検索の3点を実際に操作してもらうと評価がしやすくなります。
全社一斉導入は変化への抵抗が大きくなりやすいです。まず一部門でパイロット導入を行い、問題点を洗い出してから展開する方法が定着率を高めます。パイロット導入を開始する前にヘルプデスク担当者を決めておくと、展開後の混乱を最小化できます。
導入後3ヶ月間の利用状況をモニタリングし、使われていない機能・よく使われている機能を把握します。利用率の低い機能は使い方の研修を実施するか、利用ルールを見直すことで定着を促進できます。
ビジネスチャット（SlackやTeamsなど）は「リアルタイムのコミュニケーション」に特化したツールです。一方、グループウェアはスケジュール管理・ワークフロー・文書共有・施設予約など、組織全体の業務管理機能をまとめて提供します。最近はグループウェアにチャット機能が組み込まれているものも多く、両方の機能を1ツールで賄えるサービスが増えています。
コストを抑えて早く始めたいならクラウド型が向いています。初期費用が低く抑えられるケースが多く、保守もベンダーが担当します。一方、金融や医療・官公庁など情報管理の規定が厳しい組織ではオンプレミス型が選ばれるケースがあります。ただしサーバー調達・構築・保守のコストが別途発生するため、総保有コスト（TCO）を比較したうえで判断することをおすすめします。
GRIDYやGroupSession（無料版）・シラサギは実際に業務利用されているサービスです。ただし無料版はサービスによって機能制限・サポート体制の限界がある場合があります。サポートが不要な技術力のある組織や、まずコストゼロで試したい場合に向いています。本格的な全社展開では、サポート付きの有償プランへの移行を前提に検討するとよいです。
グループウェアは製品ごとに得意な領域が明確に分かれています。マニュアル管理を強化したいならNotePM、大規模組織の複雑な組織構造を管理するならGaroon、コストを抑えながら基本機能を使いたいなら無料型のサービスが選択肢になります。
まずは、気になる2〜3社に資料請求を行い、無料トライアルで現場スタッフに実際に操作させてから導入を判断してみてください。
