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源泉徴収票はどのタイミングで発行すべき?作成方法や記載項目も一挙解説!

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源泉徴収票はどのタイミングで発行すべき?作成方法や記載項目も一挙解説!

会社で働く人であれば、年末頃に源泉徴収票という言葉を聞いたことがあるはずです。

今回は、源泉徴収票とは何を記載している書類なのか、いつ発行されるのか、そして作成方法や記載項目について詳しく解説します。

源泉徴収票とは?

源泉徴収票とは、1月1日〜12月31日の間で会社が従業員へ支払った金額と源泉徴収した税額、そのほかの控除額を記載した書類です。

源泉徴収票を見れば、その年の給与金額と納税額を知ることができます。

源泉徴収の仕組み

源泉徴収とは、従業員の収入に課税される所得税を会社が給与から事前に徴収し、従業員に代わって納税する仕組みのことです。

源泉徴収票には2種類あり、現従業員への給与所得に対して配布されるものと、退職者を対象とする退職所得に対して配布されるものがあり、それぞれ書式が異なります。

給与所得の源泉徴収票は、雇用形態を問わず全従業員に発行しなくてはなりません。

源泉徴収票を発行するタイミング

源泉徴収票を発行し、従業員に配るタイミングは次の4つです。

年末調整が終わったとき

年末が近づく12月頃になると、給与から源泉徴収された税額を正確なものに調整する確定申告を会社側でおこないます。

これが年末調整のことで、年末調整が終わると源泉徴収票の発行対応が必要です。

従業員が退職するとき

従業員の退職時に在籍年度の年末調整が終わっていない場合は、その年の在籍していた期間分の源泉徴収表の発行が必要です。

この際に発行する源泉徴収票は、退職後1カ月以内に交付しなければいけません。

退職者は年末調整ができないため、新しい勤務先へ源泉徴収票を提出し、そちらでの支払額と合わせて課税額を算定します。

従業員から再発行を依頼されたとき

従業員が源泉徴収票を紛失してしまって再発行を依頼された場合には、会社側が再発行の対応をおこないます。

再発行の対応を断ることはできないので、依頼されたら速やかに対応しましょう。

対応しなかった場合、所得税法第266条違反として1年以下の懲役または50万円以下の罰金が課せられます。

源泉徴収票の書き方・記載項目【給与所得の場合】

源泉徴収票

引用:給与所得の源泉徴収票(同合計表)|国税庁

源泉徴収票を作成し発行するのは、従業員から年末調整の提出を受ける会社側です。

源泉徴収票の記載項目について、それぞれ説明します。

支払いを受ける者

支払いを受ける者には、従業員の氏名・住所(源泉徴収をする年の1月1日時点のもの)役職・職務といった、本人の情報を記載します。

これは、給与所得・退職所得ともに必須項目です。

受給者番号とは事業所側で社員番号などを決めている場合が該当し、ない場合は記載しなくても問題ありません。

受給者用の源泉徴収票にマイナンバーの記載は不要なものの、税務署へ提出する支払報告書としての源泉徴収票には記載が必要です。

種別

種別には、支払われた給与の種別を記載します。

給料・俸給・歳費・賞与・財形給付金・財形基金給付金など、複数の種類があります。

支払金額

1年間の給与・賞与の支払総額です。

ただし、内訳には非課税対象になる費用があります。

非課税対象 非課税額の詳細
通勤手当

交通機関を利用している:最高限度額150,000円

自転車・自動車による通勤は、片道通勤距離により異なる

参考:No.2582 電車・バス通勤者の通勤手当|国税庁

No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当|国税庁

出張費 通常必要とされている出張費
旅費

【レクリエーション旅行】

  • 期間が4泊5日以内である
  • 職場の50%の人数が参加している

【研修旅行】

主な目的が観光でないこと

参考:No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行|国税庁

宿直・日直料

勤務1回につき、4,000円までは非課税

参考:法第28条《給与所得》関係|国税庁

在宅勤務手当

在宅勤務に必要な実費相当額を精算・支給する金銭は非課税

参考:在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ(源泉所得税関係) 

祝金・見舞金

社会通念上相当と認められるもの

参考:No.6157 課税の対象とならないもの(不課税)の具体例|国税庁

資格取得手当(技術・知識の習得)

以下の要件を満たし、適正な金額であるもの

  • 業務に直接必要な技術や知識を習得させる
  • 業務に直接必要な資格や免許を習得する研修や講習を受ける
  • 業務に直接必要な分野の講義を大学などで学ぶ

参考:No.2588 学資に充てるための費用を支出したとき|国税庁

社宅・寮の貸与

従業員から1カ月当たりに、賃貸料相当額の50%以上の家賃を受け取っている場合は非課税

賃貸料相当額は、以下の3つの合計額を算出する

  • 建物の固定資産税課税標準額×0.2%
  • 12円×(建物の総床面積㎡/3.3㎡)
  • 敷地の固定資産税課税標準額×0.22%

参考:No.2597 使用人に社宅や寮などを貸したとき|国税庁

給与所得控除後の金額

給与所得控除後の金額は、払金額欄に記載した収入額から給与所得控除額を差し引いた後の金額です。

この給与所得控除とは、会社の従業員にも必要経費があるとして年収から差し引く制度です。

給与所得控除は、支払金額ごとに計算式が異なります。

所得控除の額の合計額

所得控除の額の合計額には、給与所得控除以外の各種控除額があれば、それらを合計した額を記載します。

控除の種類は複数あり、計算式も各々異なります。

記載金額は支払いから得る所得額ではなく、支払い金額から差し引かれる金額である点に注意しましょう。

控除される額が多いほど、課税対象額が少なくなります。

源泉徴収税額

源泉徴収税額は、1月〜12月間に納めた所得税の金額です。

先述の「給与所得控除後の金額」から「所得控除の額の合計額」を引き、所得税率をかけて算出します。

所得税率は、課税所得額により変わります。

この記載は給与所得・退職所得ともに必須項目です。

源泉徴収税額=課税所得金額(給与所得控除後の金額-所得控除の額の合計額)×所得税率

(源泉)控除対象配偶者の有無等/配偶者(特別)控除の額

控除対象配偶者とは、以下の4つの条件すべてに適合する場合です。

  • 民法の規定による配偶者であること(内縁関係の人は該当しません)
  • 納税者と生計を一にしていること
  • 年間の合計所得金額が48万円以下であること(給与のみの場合は給与収入が103万円以下)
  • 青色申告者の事業専従者としてその年を通じて一度も給与の支払いを受けていないこと、又は白色申告者の事業専従者でないこと

引用:【確定申告書等作成コーナー】-配偶者控除とは|国税庁

以下の条件に該当する配偶者がいる場合は、有無の欄に〇を記入します。

  • 有:上記条件に配偶者が該当
  • 従有:2箇所以上から給与を得ている場合
  • 老人:年齢70歳以上の配偶者

控除対象扶養親族の数

まず扶養親族とは、配偶者以外納税者と一緒の生計で生活しており、合計所得が48万円以下(給与のみの場合は、給与収入が103万円)、青色申告者の事業専従者として1年を通じて給与の支払を受けていなく、白色申告者の事業専従者である人のことを指します。

これに、該当年の12月31日までに16歳以上になっているという条件を加えて、対象となった方が控除対象扶養親族です。

令和5年分以降からは、非居住者(日本での居住期間が1年未満)の場合も対象になりました。

その年の年齢が16歳以上で30歳未満、もしくは70歳以上の方、30歳以上70歳未満でも留学によって国内住居がない、障害者である、納税者から年間38万円以上の生活費・教育費をもらっている方も対象です。

さらに、次のように3つの区分に分類され、それぞれの欄に該当人数を記載します。

特定扶養親族(特定)

該当年の12月31日時点で、19歳以上23歳未満

老人扶養親族(老人)

該当年の12月31日時点で、70歳以上

そして、障害者の数には障害者の人数を記載し、非居住者である親族の数には日本国内に居住していない扶養親族がいる場合の人数を記載します。

参考:No.1180 扶養控除|国税庁

社会保険料などの金額

社会保険料などの金額は、1月〜12月の1年間に支払った社会保険料です。

厚生年金、健康保険、雇用保険の合計額になります。

これらは、別書類の給与所得者の保険料控除申告書や給与から控除した、社会保険料を参照します。

生命保険料の控除額/地震保険料の控除額/住宅借入金等特別控除の額

生命保険料の控除額、地震保険料の控除額、住宅借入金等特別控除の額については、以下のとおりです。

生命保険の控除額

生命保険の控除額は、各保険料支払額から算出した控除額です。

これらの詳細は、別書類の給与所得者の保険料控除申告書に記載されています。

源泉徴収票では、摘要欄の下に生命保険料の金額の内訳欄があり、そこから右側へ以下の金額を記入します。

  • 新生命保険料の金額
  • 旧生命保険料の金額
  • 介護医療保険料の金額
  • 新個人年金保険料の金額
  • 旧個人年金保険料の金額

地震保険料の控除額

地震保険料の控除額が記載されているのは、別書類の給与所得者の保険料控除申告書です。

源泉徴収票には、算出した控除額だけを記入します。

住宅借入金等特別控除の額

住宅借入金等特別控除の額は、別書類の住宅借入金等特別控除申告書の詳細から算出した控除額を記入する欄です。

参考:令和5年分 給与所得者の保険料控除申告書|国税庁

備考(税務署提出用のみ)

源泉徴収票には、控除対象扶養親族の記入欄が4人分しかありません。

5人以上いる場合に、対象者のマイナンバーを備考に記載します。

摘要

ほかの欄に、書き切れなかった項目内容を記載する欄です。

扶養家族が多く、備考欄まで記載が及んだ際には対象者氏名とマイナンバーを括弧書きで載せます。

転職者は、前に勤めていた会社の源泉徴収票の内容を書きます。

具体的には、会社名・住所・退職年月日・給与額・所得税額です。

また、なんらかの理由で年末調整をしていない人は、年末調整未済と記入します。

中途入社・退職

この欄には、中途入社の人は就職欄、退職者は退職欄に〇を付けます。

さらに年・月・日の欄にも対象年と月日を記入します。

中途入社して1年以内に退職した場合は、記載するのは退職日だけです。

源泉徴収票の書き方・記載項目【退職所得の場合】

退職所得の源泉徴収票は、給与所得と書式が異なります。

しかし、以下の3項目は共通する同一内容です。

  • 支払いを受ける者
  • 支払金額
  • 源泉徴収税額

「支払金額」「源泉徴収税額」「特別徴収税額」は、上下3段の区分があり、税率の算出方法が変わります。

また、退職金を受け取る人は支払い側へ、退職所得の受給に関する申告書を提出しなくてはなりません。

申告書内容から適正な所得額と所得税額を算出し、源泉徴収が行われます。

  適用法 記載する条件
上段 所得税法第201条第1項第1号並びに地方税法第50条の6第1項第1号及び第328条の6第1項第1号摘用分 受給者が提出した「退職所得の受給に関する申告書」に退職手当がないと記載
中段 所得税法第201条第1項第2号並びに地方税法第50条の6第1項第2号及び第328条の6第2項摘用分 受給者が提出した「退職所得の受給に関する申告書」に退職手当があると記載
下段 所得税法第201条第3項並びに地方税法第50条の6第2項及び第328条の6第2項摘用分

受給者が「退職所得の受給に関する申告書」を提出せず、20.42%の税率を適用

引用:第3 退職所得の源泉徴収票・特別徴収票|国税庁

特別徴収税額

特別徴収税額は、退職金に課税されて支払った住民税額です。

退職金は、ほかの給与所得と別に課税される分離課税が適用され、税金が差し引かれた金額を受け取ります。

参考:退職金と税|国税庁

退職所得控除額

退職所得控除額は、退職金を一括受給する場合だけに適用される控除です。

控除額が給与所得よりも大きく、勤続年数が長いほど増えます。

参考:退職金と税|国税庁

勤続年数/就職年月日/退職年月日

受給者の勤続年数と、就業年月日、退職年月日を記載する欄です。

勤続年数に1年未満の端数があっても、切り上げて1年と計算します。

下の摘要欄には、支払金額と勤続年数、そこから算出した源泉徴収税額を記載します。

支払者

支払者は、退職金を支払う会社名・住所・法人番号の記載欄です。

個人事業主の場合は、氏名・住所・マイナンバーを記載します。

従業員へ交付する源泉徴収票には、マイナンバー記載は必要ありません。

源泉徴収票の税額算出方法

源泉徴収票の税額とは、1年間に徴収した所得税の合計です。

基本的に、支払金額欄から順に、右へ計算します。

以下の計算式で求められますが、控除の種類や金額、合計額により所得税率も変わるため、源泉徴収額を算出するには多くの資料参照が必要です。

また、給与所得と退職所得では、源泉徴収票の記載内容が異なり、算出方法も違います。

所得税額=所得金額(課税対象)×税率-控除額

参考:No.2260 所得税の税率|国税庁

給与所得の源泉徴収票の場合

給与所得の源泉徴収票での税額は、年間給与所得から各種控除額を引いた課税所得額に対して決められます。

控除の種類は非常に多く、源泉徴収票内に記載する扶養家族の有無のほか、各種保険料や医療費など詳細な確認書類が必要です。

年収から給与所得控除を差し引く

給与所得の源泉徴収では、最初に支払金額から給与所得控除額を引き、給与所得控除後の金額を算出します。

給与所得控除額は、支払金額により計算式が異なります。

支払金額 給与所得控除額
162万5千円以下 55万円
162万5千円を超え180万円以下 収入金額×40%-10万円
180万円を超え360万円以下 収入金額×30%+8万円
360万円を超え660万円以下 収入金額×20%+44万円
660万円を超え850万円以下 収入金額×10%+110万円
850万円を超える 195万円(上限)

参考:令和5年版 源泉徴収のしかた|国税庁

給与所得から所得控除の合計額を差し引く

給与所得控除後の金額からすべての控除額を差し引くため、適用される所得控除の種類と金額を合計します。

基礎控除は、所得税を納める全員が対象です。

合計所得金額 基礎控除額
2,400万円以下 48万円
2,400万円を超え2,450万円以下 32万円
2,450万円を超え2,500万円以下 16万円
2,500万円を超える 0円

参考:No.1199 基礎控除|国税庁

加えて、寄付金控除、社会保険料控除、生命保険料控除、地震保険料控除、小規模企業共済等掛金控除、勤労学生控除、医療費控除など、各個人により控除額が適用されます。

所得税率・復興特別所得税率をかける

支払金額から給与所得控除・基礎控除・そのほかの控除を引いた額が課税所得金額で、この金額に応じて、所得税がかかります。

復興特別所得税とは、復興財源確保法第28条により2013年1月1日から2037年12月31日まで徴収される税です。

支払金額に所得税と合計した税率102.1%で計算します。1円未満の端数は切り捨てです。

復興特別所得税=所得税率×102.1%=合計税率

課税対象所得金額 税率 控除額 復興特別所得税計算
195万円以下 5% 0円 所得金額×5%×102.1%
195万円を超え330万円以下 10% 9万7,500円 (所得金額×10%-97,500円)×102.1%
330万円を超え695万円以下 20% 42万7,500円 (所得金額×20%-4,275,000円)×102.1%
695万円を超え900万円以下 23% 63万6千円 (所得金額×23%-6,360,000円)×102.1%
900万円を超え1,800万円以下 33% 153万6千円 (所得金額×33%-1,536,000円)×102.1%
1,800万円を超え4,000万円以下 40% 279万6千円 (所得金額×40%-2,796,000円)×102.1%
4,000万円以上 45% 479万6千円 (所得金額×45%-4,796,000円)×102.1%

参考:[申告書を作成してみよう] 所得税及び復興特別所得税を計算してみよう (6)税額の計算 | 税の学習コーナー|国税庁

退職所得の源泉徴収票の場合

退職所得の源泉徴収票では、退職金を受け取る回数に関わらず、総額に基づいて税額を計算します。

課税対象となる退職所得を算出する

退職所得とは、退職により一時的に受ける所得全般を指します。

退職所得金額=(退職手当金額ー退職所得控除額)×50%

勤続年数 退職所得控除額
20年以下 40万円×勤続年数(80万円未満の場合は80万円)
20年を超える 800万円+70万円×(勤続年数-20年)

参考:No.1420 退職金を受け取ったとき(退職所得)|国税庁

所得税率をかける

退職所得の場合でも、所得税の計算方法は給与所得と同様です。

控除額を差し引く

退職所得は、他の所得金額と合計しない分離課税が適用されます。

そのため、基礎控除や扶養控除など所得控除の対象になりません。

退職所得にかかる住民税を算出する

退職所得の住民税は、退職所得が発生した年の住所である都道府県と市町村へ納付します。

市町村民税 = 退職所得金額 ×6% 

道府県民税 = 退職所得金額 ×4% 

参考:退職手当に係る税金|人事院

源泉徴収票の提出方法

源泉徴収票の作成と提出は、国税庁からExcelデータがダウンロードできるほか、e-Taxの利用、給与計算ソフトで作成したデータを印刷、またはCDなど記録媒体で行います。

提出書類枚数が100枚以上の場合は、紙の書類ではなく、e-Taxやデータ媒体形式での提出が必要です。

源泉徴収票の提出先

源泉徴収票は、基本的に対象従業員本人への控え税務署に提出する2つが必要です。

しかし、退職所得の源泉徴収票は、住民税の特別徴収票を兼ねているため、居住する自治体への提出も必要です。

源泉徴収票のよくある質問

法定調書の一つでもある源泉徴収票は、税務に関する重要な書類のため、さまざまなルールがあることがわかりました。

ここからは、特によくある質問とその解決方法を紹介します。

源泉徴収票のフォーマットはある?

源泉徴収票は、国税庁により書式が決められています。

書式に従い手書きで作成も可能ですが、自動作成用にExcelシートのテンプレートが公開されています。

これに数値を入力すれば、自動的に計算されて源泉徴収票を作成できます。

源泉徴収票と給与支払報告書の違い

源泉徴収票と給与支払報告書には、以下のような違いがあります。

  提出先 税金 作成時期
源泉徴収票 税務署、従業員本人 所得税 年末調整後、従業員の退職時
給与支払報告書 市区町村 住民税 年末調整後の翌1月中

確定申告に源泉徴収票は不要?

2019年から、確定申告の際に源泉徴収票の添付は不要になりました。

ただし、確定申告書を作成する際に源泉徴収票の内容を記載するため、発行は必要です。

源泉徴収票はアルバイトにも発行する?

源泉徴収票は雇用形態を問わず、給与が発生した全ての従業員に発行しなくてはいけません。

そのため、アルバイトの年間収入が103万円以下で所得税の課税対象外であり、源泉徴収されない場合でも源泉徴収票は発行されます。

まとめ

源泉徴収票には、会社が従業員へ支払った給与と、それぞれ控除額を引き源泉徴収した税額が記載されています。

しかし、項目順に独特な並び方があり、支払額・給与所得控除後、さらに各種控除額の合計が記載されるため、慣れないと見づらい構成かもしれません。

また、扶養控除の内容記載欄があるのに、保険控除の内容は別紙から参照するなど、記載項目も独特で全体的に書きやすい書類ではありません。

加えて、税務署に申告する課税額の根拠になるため、内容には正確さが要求されます。

現在は自動計算してくれる入力テンプレートも公開されているので、こうしたサービスを利用して、正しく源泉徴収票を発行しましょう。

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