文書管理システムは、社内の膨大な書類をデジタル化し、「どの文書がどこにあるか」「誰が更新したか」を瞬時に確認できるITツールです。
この記事では、文書管理システムで「何ができるのか」や製品選びのポイント、おすすめ製品26選をわかりやすく解説します。
社内のペーパーレス化やDX推進、電子帳簿保存法への対応で悩んでいる方は、ぜひ最後まで参考にしてください。
文書管理システムは、電子データの作成から廃棄までのライフサイクルを一元管理する仕組みです。
単なる保管場所であるファイルサーバーとは異なり、文書に「属性情報（メタデータ）」を付与して管理できる点が大きな特徴となっています。
導入することで「あの資料、どこに置いたっけ？」と探し回る時間をゼロにできます。
情報を企業の共有資産として活用できる体制も整うでしょう。
最大のメリットは、ペーパーレス化による「コスト削減」と「ガバナンス強化」を両立できる点です。
また、物理的な保管スペースが不要になるため、オフィス賃料や紙の出力コストを大幅に抑えられます。
誰がいつ文書にアクセスしたかのログが残るため、情報漏洩のリスク対策としても効果的です。
さらに、ナレッジ共有が進むことで、組織全体の意思決定スピード向上にもつながります。
ここでは、本記事後半にてご紹介している文書管理システムおすすめ26選を一覧にしています。
比較検討の際にご活用ください。
文書管理システムにはさまざまな機能が備わっています。
業務効率とコンプライアンスを支える、システムの主要な機能を解説します。
ファイルの中身まで検索できる「全文検索」と、日付や金額で絞り込む「属性検索」を併用するのが基本です。
OCR機能があれば、画像やPDFもテキスト化して検索対象にできるため、紙書類のデータ化が格段に楽になります。
更新履歴を自動保存し、常に「最新版」がどれかを明確にする仕組みです。
「誰が・いつ・どこを変えたか」の証跡が残るため、監査対応やミスが起きた際の原因調査もスムーズに行えます。
社内規定に沿った承認ルートをシステム上で構築できます。
モバイル端末からの承認に対応していれば、外出先でも決裁が止まらず、承認にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。
ユーザーや部署単位で、詳細な閲覧・編集制限をかけられます。
操作ログの取得やダウンロード制限機能により、内部統制を強化し、不正な持ち出しを防止できます。
文書管理システムには大きくわけて4つの種類があります。
ここでは、自社の用途に最適な製品を選ぶためのカテゴリー分類を解説します。
全部署での利用を想定した、検索性と安定性に優れた標準的なタイプです。
社内に散らばった多様な形式の文書を、一つの場所に集約したい企業に向いています。
Wiki形式やドキュメントの同時編集に強く、情報の「蓄積と更新」に特化したタイプです。
マニュアルや議事録など、常に更新される情報の共有を重視する組織に適しています。
契約締結から管理までを網羅し、AIによる契約審査支援や更新アラート機能が充実しています。
法務部門の負担軽減と、契約更新漏れによる損失防止を目的とする企業におすすめです。
図面管理やISO対応、LGWAN環境など、特定の業界要件を標準で備えています。
現場特有のワークフローや、厳しいセキュリティ基準をクリアしたい組織向けです。
導入後に「現場が使わない」ということが起きてしまっては、導入した意味がありません。
ここでは、そんなリスクを回避するためのチェックポイントを解説します。
法的要件をシステム側でどこまで満たせるかが重要です。
JIIMA認証の有無を確認し、監査時にスムーズな証跡提示が可能かどうかもチェックしておきましょう。
パソコンの習熟度に関わらず、直感的に操作できるかが定着の鍵となります。
毎日使う現場社員が「検索を苦にしない」画面設計であるか、スマホでの使い勝手も必ず確認してください。
API連携により、電子契約後の自動格納や基幹システムとのデータ同期が可能になります。
シングルサインオン（SSO）によるログインの効率化とセキュリティの両立も大切なポイントです。
ライセンス外のストレージ追加費用や、導入支援コンサルティング料の有無を事前に確認しておきましょう。
トラブル時の応答速度や、活用を促進してくれるサポート体制が整っているかも重要な選定基準となります。
インフォコムが提供する、数万ユーザー規模でも安定して動作する管理ツールです。
複雑な組織構造に合わせた緻密な権限設計が強みで、大企業のガバナンス維持に最適です。
長期保存が必要な重要文書を確実に管理し、証跡管理を徹底できる体制を整えます。
属性情報の柔軟なカスタマイズにより、自社の運用ルールをそのままシステム化可能です。
| サービス名 | MyQuick |
|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 |
| 月額費用 | 20,000円〜 |
ウイングアーク１ｓｔが提供する、帳票の受取・仕分け・保管をAIで完結させる先進的なツール。
旧製品「SPA」から進化した高度なAI-OCRを搭載しており、複雑なレイアウトや手書き文字も高精度に読み取ります。
最新の法的要件を網羅的にクリアできるだけでなく、デジタルインボイスの標準規格「Peppol」にも対応。
Salesforce等の外部連携も豊富で、既存の業務フローを活かしつつバックオフィスのDXを強力に支援してくれます。
| サービス名 | invoiceAgent文書管理 |
|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 |
| 月額費用 | 30,000円/10ユーザー～ |
住友電工情報システムが提供する、ドキュメントの保管から承認までを一気通貫で効率化する文書管理システムです。
高速・高精度な検索エンジンを標準搭載しており、膨大な資料の中から必要な情報を一瞬で見つけ出せます。
最新の生成AI連携により社内ナレッジの活用を自動化できるほか、電子帳簿保存法やISO対応も万全です。
クラウドとオンプレミスの両方に対応しており、組織の規模やセキュリティ要件に合わせて柔軟な運用を実現します。
| サービス名 | 楽々Document Plus |
|---|---|
| 初期費用 | 300,000円 |
| 月額費用 | 90,000円～ |
Boxは、あらゆる非構造化データを安全に管理し、AIの力でビジネスの生産性を革新するインテリジェントなコンテンツ管理プラットフォームです。
主要なAIモデルとの連携により、膨大な文書からの要約や分析、インサイトの抽出をリアルタイムで実現します。
AIエージェントによる自動化や電子サイン機能を備え、契約から採用までのワークフローを単一の環境でセキュアに完結できます。
深層学習を用いたマルウェア検知や強固なアクセス制御により、外部とのコラボレーションも安心して行えます。
| サービス名 | Box |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 1,980円〜 |
オプティムが提供する、最新のLLMを活用して書類のデータ入力と管理を自動化するクラウドサービスです。
読み取り箇所の事前設定が不要なため、手書き文字や複雑なレイアウトの書類も柔軟にデータ化できます。
ユーザー数無制限で大容量ストレージを利用でき、組織全体でのペーパーレス化をコストを抑えて実現します。
日本語による指示だけで必要な情報を抽出できるため、専門知識がない担当者でも即座に運用が可能です。
| サービス名 | OPTiM 文書管理 |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
オンプレミスサーバーの操作感はそのままに、高度なセキュリティ環境でのデータ管理を実現する国産クラウドストレージです。
エクスプローラーやFinderから直接操作できるため、現場の利便性を損なうことなくスムーズなファイル共有を促進します。
ユーザー数無制限の料金体系を採用しており、コストを抑えながら全社規模でのデータ一元管理やDX推進を強力にサポートします。
ランサムウェア対策や電帳法への対応機能も備えており、企業の重要な情報資産を安全かつ効率的に運用可能です。
| サービス名 | Fileforce |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 900円〜/1ユーザー （最低10ユーザーからご利用可能） |
PC上に電子の机と文房具を再現し、紙のような操作感でドキュメントを扱えるロングセラーソフトです。
国内外で1,000万ライセンスを超える実績を持ち、アナログとデジタルの良さを融合した環境を提供します。
最新のDocuWorks® 10では便利なトレイ機能などが標準搭載され、情報の収集から編集、共有までをスムーズに完結できます。
お仕事バーによる定型業務の自動化も可能で、場所を選ばない柔軟な働き方を強力にサポートします。
| サービス名 | DocuWorks |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 900円/1ユーザー〜（サブスクリプションの場合） |
NotePMは、社内に散在するマニュアルやノウハウを一元管理できるナレッジマネジメントツールです。
直感的な操作性でITに不慣れな方でも使いやすく、属人化した情報を組織の資産へと変えてくれます。
強力な検索機能により添付ファイル内まで全文検索が可能で、情報収集の手間を大幅に削減できます。
さらに最新のAI機能が要約や翻訳をサポートし、ナレッジの作成と共有を驚くほど効率化します。
| サービス名 | NotePM |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 4,800円〜 |
LegalOnは、高度なAIによって契約書や案件情報を一元管理できるプラットフォームです。
情報の自動整理や高度な検索機能を備えたストレージにより、法務業務の基盤となるナレッジマネジメントを実現します。
締結後の契約書をアップロードするだけで、期間や更新の有無などの重要情報をAIが自動で抽出します。
案件の経緯と文書を紐づけて管理できるため、属人化を防ぎ、組織全体での効率的な情報活用を支えます。
| サービス名 | LegalOn |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 10,000円〜 |
大塚商会が提供する、企業のグループワークに必要な機能を網羅した統合型グループウェアです。
ワークフローやドキュメント管理、スケジューラを一つのポータルに集約し、社内の情報をシームレスに統合します。
基幹業務システムであるSMILEとの高度な親和性を備えており、二重入力の削減や全社的な情報共有を強力に支援します。
モバイル活用やクラウド対応も柔軟で、場所を選ばない効率的なワークスタイルとDX推進を同時に実現可能です。
| サービス名 | eValue V 2nd Edition |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
SmartDBは、大企業の複雑な業務を現場主導でデジタル化できる、ワークフローとWebデータベースを兼ね備えたノーコード開発プラットフォームです。
プログラミング不要で現場の担当者が自ら業務アプリを作成し、プロセスの完全デジタル化を素早く実現できます。
数万人規模の利用に耐える堅牢なセキュリティを持ち、Microsoft 365などの外部ツールとも柔軟に連携できる点が大きな強みです。
約50種類のテンプレートも用意されており、人事や総務など部門を問わず全社的なDXを強力に支援します。
| サービス名 | SmartDB |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
法人向けクラウドストレージとして140万人以上の利用実績を誇り、ファイルサーバーのクラウド移行を強力に支援します。
NASのような使い心地を維持しつつ、拠点間のデータ散在やセキュリティの不安を解消する先進的なツールです。
ユーザー数無制限の定額制プランにより、組織全体や社外パートナーとの大規模な情報共有をコストを抑えて実現できます。
生成AIを活用したデータ分析や電子帳簿保存法への対応など、企業のDXを加速させる豊富な機能を備えています。
| サービス名 | DirectCloud |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 44,000円〜 |
アトラシアンが提供するConfluenceは、チームのナレッジやプロジェクト情報を一元管理できるAI搭載型の共有ワークスペースです。
ドキュメント作成やリアルタイムの共同編集を通じて、組織内の情報伝達をスムーズにし、チームの創造性を最大限に引き出します。
AI機能であるRovoを活用すれば、複雑な社内情報の検索やコンテンツの下書き作成、要約などを瞬時に実行できます。
JiraやSlackといった外部ツールとも高度に連携し、あらゆる業務のコンテキストを統合して作業スピードを劇的に向上させることが可能です。
| サービス名 | Confluence |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 0円〜（10ユーザーまで） |
Microsoft SharePointは、組織のコンテンツ管理と円滑な共同作業を支えるエンタープライズレベルのプラットフォームです。
サイトごとに専用のAIエージェントを配置できる新機能を備え、膨大な社内資料からの情報抽出や要約を自動化します。
自然言語で指示を出すだけで洗練された社内ポータルを構築できるため、デザインや技術の専門知識は不要です。
マイクロソフトの強固なセキュリティ基盤により、データの安全性を保ちながらチームの創造性とスピードを最大化してくれます。
| サービス名 | SharePoint Online |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 1,874円/1ユーザー～ |
FileBlogは、既存のファイルサーバーをWebブラウザから快適に操作可能にするパッケージソフトです。
Windowsエクスプローラのような直感的な操作感と強力な全文検索機能を備え、膨大なデータから目的のファイルを即座に見つけ出します。
外出先や自宅からPCだけでなくスマホやタブレットでも安全に社内共有フォルダへアクセスできます。
ファイルのプレビュー機能やタグ管理、バージョン管理まで対応しており、既存の運用を変えずに高度な文書管理体制を構築可能です。
| サービス名 | FileBlog |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
電子帳簿保存法の要件を網羅し、あらゆる国税関係書類をクラウド上で一元管理できる低コストなシステムです。
AI-OCRやオペレータ入力を活用して、日付や取引先などの検索項目を自動で正確にデータ化します。
初期費用無料ではじめやすく、契約後の値上げも行わない方針のため将来にわたって安心して利用し続けられます。
既存のメールやクラウドストレージと柔軟に連携でき、今の業務フローを崩さずスムーズに導入可能です。
| サービス名 | invox電子帳簿保存 |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 1,980円〜 |
Sansan株式会社が提供する、社内に散在するあらゆる契約書を正確にデータ化して一元管理する取引管理サービスです。
紙の契約書のスキャン代行から電子契約の取り込みまで幅広く対応し、契約情報を全社で共有・活用できる基盤を構築します。
AIが契約同士の親子関係を自動で紐付ける機能や、契約状況を判別する機能を備えており、管理の属人化を効率的に防ぎます。
契約期限のアラート通知により更新漏れのリスクを排除し、法務だけでなく事業部門の意思決定も強力に支援してくれます。
| サービス名 | Contract One |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
LeFILINGは、Google Drive上の契約書を動かさずに管理できる革新的なファイリングツールです。
AIが内容を自動で解析してラベルを付与するため、ファイルの移動やフォルダ整理の手間を一切かけずに管理が完了します。
契約類型や取引金額などを即座にデータ化し、Google Workspaceの機能を使って必要な時にすぐ検索できます。
英文契約書や画像化されたPDFにも対応しており、電子帳簿保存法への対策もスムーズに行えるのが特徴です。
| サービス名 | LeFILING |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
富士フイルムビジネスイノベーションが提供する、安全かつ円滑な文書授受を可能にする法人向けクラウドストレージサービスです。
直感的な操作でファイル共有ができるだけでなく、自社サーバー不要で手軽に導入できる点が大きな魅力です。
同社の複合機やDocuWorksとの高度な連携により、スキャンデータの自動格納や外出先からの編集がスムーズに行えます。
電子帳簿保存法にも対応しており、強固なセキュリティ環境下でバックオフィスのペーパーレス化を加速させます。
| サービス名 | Working Folder |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 4,800円〜 |
文書管理の専門であるSRIが展開する、紙と電子の契約書を一つの画面で統合管理できるシステムです。
原本の倉庫預け入れからPDF化、廃棄までを一貫して代行してくれるため、社内の管理工数を大幅に削減できます。
主要な電子契約サービスとのAPI連携が可能で、複数のツールに散らばった情報をスムーズに集約できます。
契約更新の通知漏れを防ぐアラート機能など、法務リスクを低減させるための実用的な機能も充実しています。
| サービス名 | BUNTANリーガル |
|---|---|
| 初期費用 | 150,000円〜 |
| 月額費用 | 30,000円〜 |
Jugaadは、AIとITの力で間接部門のルーティンワークを自動化する業務変革プラットフォームです。
ワークフローや文書管理、BIツールなどの機能を統合し、企業の戦略的な意思決定を支える環境を構築します。
業界最安クラスの価格帯でありながら、電子帳簿保存法への対応や強固なセキュリティ体制を完備しています。
経費精算の自動化から予算管理までを一元化し、組織全体の業務効率化と経費の最適化を強力に支援します。
| サービス名 | Jugaad |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 300円〜/1ユーザー |
Alfrescoは国内外の多様なコンテンツを業務プロセスと紐づけて一元管理できる、拡張性に優れたECMプラットフォームです。
オープンソースを基盤とした柔軟な設計により、社内に点在する情報とユーザーをシームレスにつなぎ、業務の効率化を促します。
SAPやSalesforceなど外部サービスとの連携も容易で、既存の仕組みを活かしながら情報ガバナンスを自動で強化できます。
クラウドネイティブな構成により、ビジネスの成長に合わせて迅速かつ低コストにシステムを拡張できる点も大きな魅力です。
| サービス名 | Alfresco |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 要問い合わせ |
Dropboxは、ファイルの保存や共有だけでなく、PDFの編集や電子署名までを一つの場所で完結させるクラウドストレージサービスです。
デバイスを問わずリアルタイムで共同作業を進められるため、場所を選ばないスムーズな業務進行を可能にします。
高度なセキュリティ機能やファイルの復元機能を備えており、万が一の誤操作やデータ消失から大切な情報を確実に守ります。
個人のクリエイティブな作業から大規模なチームプロジェクトまで、規模に応じた最適なプランで業務効率を最大化します。
| サービス名 | Dropbox Business |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 1,500円〜/1ユーザー |
Googleが提供するAI搭載のクラウドストレージで、膨大なファイルからの情報抽出や要約をスムーズに行えます。
チームの規模を問わず直感的に操作でき、あらゆるデバイスから最新のデータへ安全にアクセス可能です。
ランサムウェア対策やゼロトラスト管理など、エンタープライズレベルの強固なセキュリティ機能を備えています。
Google Workspaceの各アプリとシームレスに統合されており、組織全体の生産性を飛躍的に高めてくれます。
| サービス名 | Google Drive |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 800円〜/1ユーザー |
契約の作成から承認、署名、保管までの全工程をデジタルで一元管理し、複雑な業務フローを劇的に効率化するプラットフォームです。
属人化しがちな契約プロセスを標準化することで、法務や営業などの部門間におけるシームレスな連携と迅速な意思決定を可能にします。
高度なAIが契約内容を自動で分析し、潜在的なリスクの特定や更新期限の管理を確実に行うことで企業のガバナンスを強化します。
SalesforceやSAPといった既存ツールとも柔軟に統合でき、現在の業務スピードを損なうことなく高い投資対効果を実現します。
| サービス名 | DocuSign CLM |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 約1,333円〜/1ユーザー |
企業の情報資産を安全に管理し、社内外での円滑な連携を実現する法人向けオンラインストレージです。
直感的な操作性と豊富な管理機能を備え、テレワークや現場とのファイル共有を安全に支えます。
ファイルの自動送受信や承認フローの構築など、ルーティンワークを効率化する機能が充実しています。
AWS基盤の高度なセキュリティとAI要約などの最新機能を活用し、組織全体の生産性を引き上げます。
| サービス名 | Fleekdrive |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 600円〜/1ユーザー |
文書管理システムは、導入して終わりではありません。
社内ルールを形骸化させず、継続的に運用する工夫が不可欠です。
ここでは、導入時に押さえておきたい3つのポイントを解説します。
過去のデータをすべて移行しようとすると、移行コストが大幅に跳ね上がります。
作業時間も膨大になり、現場の負担が増えてしまうでしょう。
おすすめは、参照頻度の高い文書や法的保存義務のあるものに絞って移行する方法です。
「過去3年分の契約書」「現在進行中のプロジェクト資料」など、具体的な基準を事前に決めておくことで、スムーズに移行作業を進められます。
せっかくシステムを導入しても、検索タグの付け方がバラバラでは「結局見つからない」という事態を招きかねません。
たとえば、日付の表記を「2026年1月」「2026/01」「26年1月」と人によって異なる形式で入力してしまうと、検索精度が大きく低下します。
タグの命名規則や入力ルールをマニュアル化し、全社員に周知徹底することが大切です。
導入直後は積極的に使われていても、時間が経つにつれて利用率が下がるケースは少なくありません。
定期的に利用状況を確認し、使いにくい点があれば改善していく姿勢が求められます。
また、新入社員や異動してきた社員向けの研修を定期的に実施することで、システムの活用度を維持できるでしょう。
文書の重要度と保存義務に応じて使い分けるのがおすすめです。
具体的には、契約書や稟議書など機密性の高い「公式文書」は文書管理システムで管理します。
一方、作成途中の資料や一時的な「作業ファイル」はファイルサーバーで共有するとよいでしょう。
このように基準を明確にしておくことで、どこに何を保存すべきか迷わなくなります。
結果として、文書の散逸を防ぎ、必要な情報にすぐアクセスできる環境が整います。
すべてを一度にデジタル化する必要はありません。
法的保存義務があるものや、参照頻度の高いものから段階的に進めるのが現実的です。
たとえば、まずは「現在も頻繁に参照する契約書」「法定保存期間内の経理書類」など、優先度の高いものから着手します。
その後、余裕ができたタイミングで範囲を広げていくとよいでしょう。
無理に一括でデジタル化を進めると、現場の負担が大きくなり、通常業務に支障が出る恐れがあります。
長期的な計画を立て、優先順位をつけて取り組むことが成功のポイントです。
企業の信頼を守るために、最低限備えておきたいセキュリティ機能は以下の4つです。
これら4つの機能が揃っているかどうかを、製品選定時に必ず確認しておきましょう。
文書管理システムは、「社内のどこに何があるかわからない」という組織にとって、情報の資産化を実現する最初の一歩として非常に便利なツールです。
予算や体制に限りがある方は、無料プランやスモールプランを活用すれば、低リスクで具体的な効果を実感することができます。
一方で、特定の業界要件や大規模運用に特化した専門性の高い製品を利用すれば、より盤石な管理体制を構築することも可能です。
まずは、自社の悩みに合った製品を見つけ、早めにトライアルなどのアクションを起こすことが大切です。
