「派遣社員の勤怠管理業務に手間がかかり過ぎている」
「正社員と派遣社員勤務時間の打刻方法が異なるため、管理しづらい」
「業務を効率化して営業活動や派遣社員のフォローに時間を割きたい」
さまざまな業界・職種で採用されている派遣勤務ですが、勤務時間が正社員と異なるため勤怠管理に手間がかかります。
そこでおすすめしたいのが、勤怠管理ツールの導入です。
派遣社員の勤務状況の把握や給与計算が可能なほか、休暇や遅刻の申請を電子化できるなど、便利な機能が搭載されています。
本記事では、派遣社員の勤怠管理におすすめの勤怠管理ツールや導入のメリット、導入手順を紹介します。派遣社員の勤怠管理業務に課題を抱える企業の方は必見です。
まずはじめに、派遣社員の勤怠管理におすすめしたいシステム10個をご紹介します。
公式サイト：https://jobcan.ne.jp/
ジョブカン勤怠管理は、従業員の出勤やシフト、休暇管理を効率的に行うための多機能なツールを提供しています。
システムの使いやすさも評価され、シリーズ累計25万社以上の導入実績もあります。
| 機能 | ・従業員の勤務状況の自動集計・出力 ・会計ソフト、給与ソフトとの連携 ・所定時間、残業時間、深夜設定 ・打刻忘れ防止 ・希望シフト反映 ・シフト自動作成 ・自動休暇付与、残日数管理 など |
|---|---|
| 料金プラン | 月額200～500円（1ユーザー当たり、機能数によって変動、初期費用無料） |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・workhub ・SenseLink Cloud ・MaLionCloud ・CrowdLog ・給与奉行クラウド など |
月毎の勤務状況（出勤日、日の勤務時間、月の勤務時間、残り有給数）が一覧で見ることができ、一目で勤務状態を理解することができます。
ジョブカンは直感的に利用でき、特に操作研究などなくても問題なく、使いやすいと思います。アプリやインターネットがあれば簡潔に出退勤が登録でき、紙の時に比べたいへん楽です。
公式サイト：https://hcm-jinjer.com/kintai/
ジンジャー勤怠（jinjer勤怠）は、勤怠管理を効率化するためのクラウド型システムです。社内で複数の働き方を導入している企業でも活用しやすいように、従業員個人ことに勤怠管理の設定ができます。
| 機能 | ・出退勤管理 ・労働時間・残業時間の自動集計 ・各種申請・承認 ・シフト管理 ・有給管理 ・予実管理 ・アラート機能 など |
|---|---|
| 料金プラン | 初期費用＋月額300円（登録1ユーザー当たり） |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・Slack ・Chatwork ・ジンジャー人事労務 ・GSuite |
公式：https://www.staffexpress.jp/
STAFF EXPRESSは、人材業界に特化した勤怠管理システムです。人材会社、人材受入会社、就業スタッフの情報を一元管理することができます。
| 機能 |
・応募者管理 |
|---|---|
| 料金プラン | 月額25,000円～（スモールプラン） |
| 無料トライアル | なし |
| 連携可能なサービス | 不明 |
現在口コミはありません。
KING OF TIMEは、クラウド型の勤怠管理システムで、企業が従業員の出退勤をリアルタイムで管理できるように設計されています。自社の就業規則に沿った勤怠管理にカスタマイズが可能です。
| 機能 |
・残業時間管理 |
|---|---|
| 料金プラン | 月額300円（利用者一人当たり、初期費用無料） |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・freee人事労務 ・MoneyForwardクラウド給与 ・SmartHR ・オフィスステーション ・給与奉行クラウド など |
公式サイト:https://www.amano.co.jp/
TimePro-VG１は、中堅～大手企業規模に向いている勤怠管理システムです。労務リスクに関する項目はアラートで通知してくれるので、労基法や就業規則が全て把握しきれてない状態でも労務管理がスムーズにおこなえます。
| 機能 |
・オリジナルアラート |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | なし |
| 連携可能なサービス | ほぼ全ての給与ソフト（詳細不明） |
公式サイト：https://clouza.jp/
CLOUZAとは、マノビジネスソリューションズが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。PC、タブレット、スマートフォンを利用して、どこでも簡単に打刻ができる仕様になっています。
| 機能 |
・選べる打刻方法 |
|---|---|
| 料金プラン | 月額200円（打刻人数一人当たり、税抜、基本料金・最低料金無料） |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・desknet’s NEO ・TimeP＠CK ・コネクテッドタイムレコーダー ・TimePro |
現在口コミはありません。
公式サイト：https://jobs.technologies-group.co.jp/
Jobsは、中小企業向けに設計された勤怠管理システムで、勤怠管理や給与計算、派遣業務を一元管理できるオールインワンのクラウドサービスです。
| 機能 |
・スタッフ獲得機能 |
|---|---|
| 料金プラン | 月額33,000円（追加費用、機能・アカウント制限なし） |
| 無料トライアル | なし |
| 連携可能なサービス | なし |
公式サイト：https://ts.e-creation.jp/
e-naviタイムシートは、人材派遣業向けのクラウド型勤怠管理システムのサービスを提供している企業です。
| 機能 |
・パソコン・スマートフォンでの勤怠入力 |
|---|---|
| 料金プラン | 月額250円～（利用者一人につき、初期費用無料） |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | CSVファイルでの他システムとの連携 |
現在口コミはありません。
公式サイト：https://staff-one.jp/
staff-oneは、派遣社員の勤怠管理を効率的に行うためのクラウドベースのシステムです。このシステムは、Webブラウザを通じてアクセスできます。
| 機能 |
・勤怠管理 |
|---|---|
| 料金プラン | 初期費用30万円＋月額200円（ライセンス一人当たり）＋保守料金月額2万円 |
| 無料トライアル | なし |
| 連携可能なサービス | なし |
現在口コミはありません。
公式サイト：https://japanpt.org/
CAERU勤怠管理は、株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。このシステムは、特にビル管理、介護、医療、工場などの業界に特化しており、さまざまな機能を備えています。
| 機能 |
・打刻方法選択 |
|---|---|
| 料金プラン | システム利用料月額7,500円（1拠点当たり、初期費用無料）＋アプリ利用料月額150円（1ID当たり） |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | CSVファイルによる給与ソフト連携 |
現在口コミはありません。
勤怠管理システムは、派遣社員の複雑な勤務形態に対応した機能が搭載され、勤怠管理を一元化できるシステムです。
派遣先ごとの勤務時間管理や契約期間管理、残業時間管理、有給休暇管理など、派遣元企業と派遣先企業双方のニーズに対応できるのが特徴です。
具体的な機能としては、スマートフォンアプリでの打刻やGPSによる勤務地確認、派遣先企業との情報共有機能などがあります。
さまざまな機能によって、派遣社員の労働時間を正確に把握できるほか、法令に則った事業運営が可能です。
具体的なメリットは次のとおりです。
勤怠管理システムを導入するメリットの1つが、派遣社員の勤務情報をリアルタイムで確認できることです。
従来の勤怠管理では、派遣先企業からの報告を待つ必要があるため、タイムラグが発生する課題がありました。
勤怠管理システムを利用して派遣社員が打刻すると、その情報が即座にシステムに反映されるため、派遣元企業は派遣社員の出勤状況や残業時間、有給休暇取得状況などをいつでも確認可能です。
リアルタイムで情報が把握できることで、労働時間超過や不正打刻などの問題をスムーズに発見できます。
勤怠管理システムを導入すると、派遣社員の勤務報告が簡単になるメリットがあります。
手書きの勤務報告書やメールでの報告は、手間がかかり、ミスも発生しやすい問題がありました。
派遣社員はスマートフォンアプリやICカードなど、さまざまな方法で打刻でき、その情報がシステムにすぐ反映されるため、勤務時間の報告が簡単におこなえます。
また、GPS機能による勤務場所の記録や勤務時間の自動計算も可能です。
勤務報告が簡単になれば、派遣社員の負担を軽減できるほか、正確な勤務情報を収集できます。
派遣社員の労働時間集計がラクになるのも、勤怠管理システムを導入するメリットです。
派遣社員の労働時間は、派遣先企業や契約内容によって異なるため、手作業での集計は煩雑になりやすいものです。
勤怠管理システムを活用すれば、自動で労働時間や残業時間、深夜労働時間などを集計してくれるほか、派遣先企業ごとの労働時間や契約時間を比較し、超過時間も把握できます。
労働時間集計が効率化されれば、経理担当者の負担軽減や、正確な給与計算が可能です。
勤怠管理システムを導入すれば、勤務時間の打刻ミスや集計ミスを削減できます。
手書きのタイムカードやExcelでの管理では、計算ミスや入力ミスが発生しやすいですが、システムを導入すれば、正確な勤務時間の記録が可能です。
また、システムが労働時間を自動集計するため、計算ミスや入力ミスを防止できます。
これらのミスが減ることで、正確な給与計算ができ、従業員の信頼を得られます。
勤怠管理システムの導入によって、派遣元への報告業務の簡略化も可能です。
従来は派遣先企業が手作業で勤怠情報を集計し、派遣元企業に報告する必要がありました。
勤怠管理システムを活用すれば、派遣先企業はシステムから勤怠データを派遣元企業に送信できます。システムによっては、API連携による自動データ連携も可能です。
報告業務を簡略化できれば、派遣先企業の事務作業の負担が軽減され、他の業務に集中できます。
派遣社員の契約状況を管理しやすくなるのも、派遣社員向け勤怠管理システムを導入するメリットです。
派遣社員の契約期間や契約時間、時給などをシステムに登録すれば、契約情報を一元管理できます。
また、システムによっては、契約更新時期が近づいた派遣社員の自動通知や、契約内容と実際の勤務状況の比較、契約違反の有無も確認可能です。
契約状況を管理しやすくなれば、契約更新漏れや契約違反を防止できます。
勤怠管理システムを導入すると、コンプライアンスを遵守しやすくなるメリットがあります。
勤怠管理システムでは、労働時間の上限規制や休憩時間の規定などを自動的にチェック可能です。
また、労働基準法や労働者派遣法など、派遣社員に関する法規制は複雑ですが、法改正があった場合でも、システムが自動でアップデートされるため、常に最新の法令を遵守できます。
コンプライアンスをしっかり守れること、法令違反のリスクを軽減し、企業の信頼性を高められます。
勤怠管理システムを導入すると、派遣社員をフォローしやすくなるのも大きなメリットです。
システムを通じて派遣社員と定期的にコミュニケーションが取れるため、派遣社員の悩みや相談に対応できるほか、勤務状況から適切なアドバイスを提供できます。
派遣社員をフォローしやすくなれば、離職率を低下させ、派遣社員の定着率向上を期待できます。
勤怠管理システムの選び方は、次のとおりです。
勤怠管理システムは、管理に必要な機能が揃っているシステムを選ぶことが大切です。
まずは、シフト管理や契約期間管理、派遣先情報管理、残業時間管理など、必要な機能を洗い出しましょう。
加えて、契約更新アラート機能や派遣先企業との情報共有機能が搭載されていれば、業務効率化につながります。また、派遣社員の稼働状況を一目で確認できるダッシュボード機能も便利です。
必要な機能が揃ったシステムを選べば、派遣社員管理を大幅に効率化できます。
勤怠管理システムは、勤務体系ごとの打刻方法に対応したシステムを選びましょう。
派遣社員の勤務場所や働き方はさまざまです。例えば、オフィス勤務の派遣社員にはICカード打刻、現場勤務の派遣社員にはGPS打刻が向いています。
また、スマートフォンアプリでの打刻に対応しているシステムなら、場所を選ばずに打刻可能です。
多様な打刻方法に対応しているシステムであれば、派遣社員の働き方に合わせた柔軟な勤怠管理ができます。
勤怠管理システムを選ぶ場合は、有給休暇や遅刻などの申請が可能なシステムなら、派遣社員がスムーズに申請手続きをおこなえます。
スマートフォンアプリから簡単に申請できる機能や、申請状況をリアルタイムで確認できる機能、承認・却下などの処理をシステム上でおこなえる機能があるシステムを選びましょう。
申請機能が充実したシステムなら、申請・承認業務を効率化できるほか、ペーパーレス化にも貢献できます。
勤怠管理システムは、勤務表を作成しやすいシステムを選びましょう。
手間や時間がかかりやすい派遣社員の勤務表作成を効率化できるためです。
シフト情報を自動で反映できる機能や、過去の勤務実績を参考に効率的なシフトを作成できる機能があると便利です。
シフト管理者の負担を軽減でき、正確な勤務表を自動作成できるシステムで業務を効率化しましょう。
給与計算ソフトと連携できる勤怠管理システムもおすすめです。
勤怠データを給与計算ソフトに連携できれば、給与計算業務を大幅に効率化できます。
CSVファイルでデータを出力できるシステムや、API連携に対応しているシステムがおすすめです。
情報確認や操作が簡単なシステムなら、派遣社員や管理者がシステムをスムーズに利用できます。
直感的に操作できるインターフェースをもつシステムや、必要な情報をすぐに確認できるダッシュボード機能、リポート作成機能があるシステムが便利です。
情報確認や操作が簡単なシステムなら、利用者のストレスを軽減できるほか、システムの定着率を高められます。
勤怠管理システムの導入を成功させるためのステップは次のとおりです。
最初に、勤怠管理システム導入の目的をはっきりさせることが大切です。
目的が明確になれば、システムを選ぶポイントが決まりやすく、導入後の効果測定もおこないやすいためです。
派遣社員の労働時間管理の徹底や、コンプライアンスの遵守、給与計算業務の効率化、派遣先企業との連携の迅速化など、具体的な目標を設定しましょう。
次に、導入したいシステム選びに入ります。
システム選びでは、自社の規模や業務に合った勤怠管理システムを選ぶことが大切です。また、システムによって機能や費用、サポート体制などが異なる点も、検討材料です。
派遣社員数が少ない場合は、費用が安くシンプルな機能のシステム、派遣先企業が多い場合は、派遣先企業との連携機能が充実したシステムがおすすめです。
自社の規模や業務内容を考慮し、ニーズに合ったシステムを選ぶことが、導入成功の鍵です。
本格的に導入する前に、勤怠管理システムのトライアル運用を開始します。
本格運用前に、システムに問題がないか、従業員が使いこなせるかを確認するために重要な施策です。
一部の部署や派遣先企業でシステムを試験的に運用したうえで、従業員からのフィードバックを集めて、改善点や問題点を洗い出しましょう。
本格運用時のトラブルを未然に防ぎ、スムーズにシステムを移行できるようにするためにも、トライアル運用を行いましょう。
導入するシステムが決定したら、システム導入を周知します。
従業員にシステムの目的やメリットを理解してもらい、協力を得ることで、勤怠管理システム導入が成功しやすくなるためです。
導入前に説明会やミーティングを開催して、システム導入の背景や目的、導入後のメリットなどを丁寧に説明しましょう。また、操作マニュアルを作成して、従業員が確認しやすい環境を整えることも重要です。
勤怠管理システム導入を周知したら、勤怠管理システムの使い方を共有します。
従業員がシステムを使いこなして、導入効果を最大化するためです。
システム導入前に操作研修を実施して、従業員が実際にシステムを操作する機会を設けましょう。また、FAQを作成してよくある質問とその回答をまとめておくのも効果的です。
従業員がシステムをスムーズに利用でき、業務効率化を実現できるよう、使い方をしっかり教育しましょう。
トライアル運用で問題がなければ、本格的な運用を開始します。
全従業員でシステムを利用しつつ、勤怠管理業務の効率化を目指します。
なお、システムの本運用が開始されたあとは、システム利用状況の定期的な確認や、必要に応じた改善が重要です。
実際に運用したうえでの意見や要望を従業員から収集し、システムが使いやすくなるよう改善していきましょう。
運用と改善を繰り返せば、勤怠管理業務の煩雑さから解放され、組織の生産性向上につなげられます。
派遣社員の勤怠管理業務は、専用システムの利用によって、大幅に効率化できます。
特に、勤務先や働き方が多岐にわたる現在では、勤怠管理システムツールの活用は不可欠です。
ただし、やみくもに勤怠管理システムを導入すればいいわけではありません。自社の課題や導入の目的を明確にしたうえで、ニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。
本記事を参考に、派遣業務の勤怠管理業務を一元管理できるシステムを導入して、業務を効率化してください。
