冒頭でもお伝えしたように、リファレンスチェックを実施する際には、必ず求職者本人からの承諾を得る必要があります。
承諾を得る理由としては、個人情報保護の観点からとなります。
（第三者提供の制限）
第二十三条 個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
引用元：個人情報保護法23条
前職等に求職者の勤務態度や実績などの情報を得る行為は、個人データの取得となりますので、無断でリファレンスチェックを実施した際には、リファレンスチェック先が個人情報を流出させたことになってしまいます。
リファレンスチェック自体の違法性はありませんが、このような理由から必ず求職者からの承諾が必要です。言い換えれば、求職者がリファレンスチェックに同意しなければ実施することもできませんので、求職者自ら拒否することもできるのです。
リファレンスチェックの拒否に関して｜企業側・求職者側の拒否理由として多いもの
このようにリファレンスチェックでは必ず求職者本人からの承諾が必要となります。何かしらの理由で承諾したくないこともあるでしょうから、拒否されてしまうということも起こり得ます。
また、リファレンスチェックを実施するにあたって、リファレンスチェック先となる企業や担当者(推薦者)の方ともやり取りを行うことになります。その途中で求職者本人以外からリファレンスチェックを拒否されてしまうようなこともあるでしょう。
こちらでは、求職者本人やリファレンス先からリファレンスチェックを拒否されてしまう理由について説明します。
求職者本人から拒否される理由
一番多いことが求職者本人からの拒否でしょう。何かしら知られたくない内容がある場合に拒否されることが多いのですが、後述するように拒否するということは、不採用の可能性も大きく高めてしまうため、よっぽどの理由があって拒否されることが多いです。
在職中に内緒で転職活動を行っている
現在働いている職場に対してリファレンスチェックを行う場合、転職活動そのものを知られたくない求職者は多いです。
その場合、リファレンスチェック以外の方法で人柄や適正などを判断したり、退職した後にきちんとリファレンスチェックを実施したりすると良いでしょう。
ただし、内定を出した後にリファレンスチェックを行ってマイナスな部分を発見しても簡単に内定取消しにはできませんので、慎重に選別することをおすすめします。
リファレンスチェックを対応してくれる人がいない
リファレンスチェックは前職の上司や同僚、部下などに質問する形になりますが、リファレンスチェックの対応を頼める人がいない場合には拒否されることがあります。
リファレンスチェックを頼める人がいない場合、多くが前職での良好な人間関係が築けていなかったり、退職方法に問題があったりするケースが多いです。１つの判断材料になるかもしれません。
一方で、ブラック企業などで前職で不当な扱いを受けており、関わりを持ちたくないと考えて退職をしていった方もいます。このように、拒否するなら拒否するで理由をしっかり聞き取ることで、前職ではどのような状況だったのかを判断することもできるでしょう。
履歴書等の内容と差異がある
実際に履歴書等に書かれている内容に虚偽がある場合、リファレンスチェックによって事実を知られるとマズいとして拒否されるケースがあります。
この場合、求職者自ら「知られたくないことがあるので拒否します」などと言わずに別の理由によって拒否してくるかと思います。なぜ拒否してくるのかの理由をしっかり聞き取り、理由が不明瞭であれば不採用にする判断材料の1つにしても良いでしょう。
リファレンス先の担当者から拒否される理由
求職者本人はリファレンスチェックを承諾していても、リファレンスチェック先となる担当者の方から拒否される・対応してくれないようなケースもあります。
退職して欲しくない
退職してほしくないという気持ちからリファレンスチェックに非協力的になってしまう人もいます。
関係性が良くない
本人からの推薦はあったものの、実際には関係性が悪く、対応したくないと拒否されるケースがあります。
多忙である・配置転換があった
担当となる方が現在多忙でなかなか対応できずに拒否されることもあり得るでしょう。リファレンスチェックをスムーズに行えるツールなどを使い、なるべく担当者に負担がないような方法を検討しましょう。
リファレンス先企業から拒否される理由
リファレンスチェックを行う企業側から拒否をされてしまう場合もあります。
求職者との関係性が良くない
上記と同じく、求職者との関係が悪く退職まで至った場合には、会社がリファレンスチェックに応じてくれない場合があります。
多忙・担当者がいない
会社そのものが忙しくて対応できない場合や、数年前に退職した会社で当時の状況を把握している担当者がいないような場合にはリファレンスチェックを行うことも難しくなります。
個人情報保護の観点から拒否される
リファレンスチェックを実施する会社も徐々には増えてきていますが、まだまだ馴染みがない会社は「安易に元従業員の情報を渡すべきではない」と拒否されるケースもあります。
リファレンスチェック実施の目的をしっかり説明し、本人の同意も得ており法的にも問題ない旨を伝えることで拒否されることを防ぐことができます。
【採用担当者向け】リファレンスチェックを拒否された場合の対処法
ここまでお伝えしたように、リファレンスチェックを拒否されるケースは様々あり、理由も様々です。
しかし、やり方によっては拒否されていたリファレンスチェックに応じてくれる場合もありますし、リファレンスチェック以外の方法で採用・不採用の判断をしていくことも可能です。
こちらでは、リファレンスチェックを拒否された場合の対処法についてご紹介します。
別の担当者に確認を取ってみる
リファレンスチェックを行う担当者の方から拒否された場合、タイミング的にその方の都合が悪いことも大いに考えられます。
例えば、上司Aから拒否されたなら、他の上司や同僚、部下などがファレンスチェックを対応してくれる可能性は十分にあるでしょう。このような事態を回避するためにも、あらかじめ求職者から複数のリファレンス先を尋ねておくと良いでしょう。
ツールを使ってリファレンス先の負担を軽減する
リファレンスチェックの担当者から拒否されてしまう要因の一つとして、手間がかかって対応できないようなケースも少なくありません。
リファレンスチェックに関するサービスも登場してきており、オンラインで質問のやり取りを行い、アンケート形式で回答を貰って、担当者の負担を軽減することもしっかり回答を貰うポイントですね。
月額料金になっていることが多いので、毎月リファレンスチェックを実施している企業の方は導入も検討してみてください。
back check(バックチェック)
リファレンスチェック関連のサービスとして先駆けとも言える『back check』。リファレンスチェックの実施自体もオンライン完結でき、高い回答率をもらえますので、手間を省きながら確実にリファレンスチェックをしたい場合にはおすすめです。
また、得られた回答は面接時の情報と共にレポートでまとめることができますので、一元管理にも向いています。
金額については伏せられており、詳しく知りたい方は資料のダウンロードを行ってください。基本的には月額料金となり、件数が増えても変わらないため、毎月数多くのリファレンスチェックを行う企業におすすめです。
【公式サイト】https://backcheck.jp/
MiKiWaMe Point(ミキワメ)
『MiKiWaMe Point』は、月額1万円で利用できるリファレンスチェックのサービスです。リファレンスチェック(身辺調査)を探偵などに依頼しようとした場合、1件で数万円することになるので、定期的にリファレンスチェックをするのであれば非常にお得ですね。
また、同社ではSNSやWEBでの求職者の情報を集める『MiKiWaMe』というサービスも行っております。こちらは1件２万円で調査が可能です。
【公式サイト】https://mikiwame-p.jp/
TASKEL(タスケル)
『MiKiWaMe Point』と同じ会社が運営する『TASKEL』は、主にハイクラス採用に特化したバックグラウンドでの評価を行うサービスです。
1名からの利用も可能ですので、重要なポストに就ける人材をしっかり調べたい時に利用を検討してみてください。
【公式サイト】http://taskel.jp/
拒否されたことで安易に内定取消しにすることはNG
求職者本人からリファレンスチェックを拒否された場合、マイナスな印象を抱くことは十分に考えられます。しかし、採用活動の流れの中ですでに内定を出している状態からの内定取り消しは非常に難しい状態にあります。
リファレンスチェックをするのであれば、契約を決める前に実施するようにしましょう。一般的には、1次面接を終えた後にリファレンスチェックを実施する会社が多いようです。
【求職者向け】リファレンスチェックを拒否したい場合
それでもどうしてもリファレンスチェックを拒否したい場合には、その理由を正直に伝えるか、そもそもリファレンスチェックを実施していない企業に絞っていくかの選択をしていくことになるでしょう。
リファレンスチェックを拒否するデメリットと拒否する理由
ここまでは主にリファレンスチェックを行う企業の担当者向けの内容でした。中には、リファレンスチェックを拒否したいと考えている求職者の方もおられるかもしれませんね。
こちらでは、リファレンスチェックを拒否するリスクや拒否する際の理由についてご説明します。
先にお伝えすると、リファレンスチェックは拒否すること自体がマイナスポイントに繋がってしまいます。リファレンスチェックでは、基本的に履歴書で書かれている経歴などの差違や過去のトラブルなどを探る目的で行われます。
それを拒むということは、何かしらのマイナス部分があると捉えられても仕方ないからです。
在職中の転職活動であることを正直に伝える
リファレンスチェックを拒否したい理由の多くに、在職中に転職活動を行っており、現職には知られたくないという方も多いでしょう。
その場合は、採用担当者に正直に伝えることで大抵は他の方法やリファレンスチェックの実施時期を退職後などに調整してくれます。特にやましい理由での拒否でもないため、ある程度は融通を利かせて対応してくれることでしょう。
転職エージェントに相談する
どうしてもリファレンスチェックを受けたくないと考えているのであれば、そもそもリファレンスチェックを実施していない企業に絞ると良いでしょう。
日本企業でも増えてきてはいますが、リファレンスチェックを実施している企業の多くは外資系企業や金融系、機密情報を取り扱う職種などです。応募先に強いこだわりがなければ、他の転職先も探してみましょう。
求人票を見ただけで、リファレンスチェック実施の有無を判断するのも大変ですので、転職エージェントに相談してみて、リファレンスチェックを実施していない企業に絞ってもらうとラクです。また、応募先企業のリファレンスチェックを辞めてもらいたい場合には、転職エージェントが企業と交渉して、リファレンスチェック以外の採用活動を取ってくれるようになるかもしれません。
いずれにしても、一人でせっせと調べたり思い悩んだりするよりも、的確なアドバイスで大きく前進できますので、転職活動のお悩みがある方は転職エージェントに相談してみてください。
まとめ
リファレンスチェックは、求職者本人の承諾が必要になりますので、拒否されるということも十分にありますし、リファレンス先である企業や担当者から拒否されることも起こり得ます。
リファレンスチェックを実施する企業にとっては、求職者のより深い情報を知れる方法ではありますが、求職者やリファレンス先にとっては特にメリットがあることでもありません。
リファレンスチェックを拒否されないためには、リファレンスチェックの理由を明確に伝え、相手に負担のない方法で手早く済ませることを心掛けることが第一です。
