近年、企業のDX化が加速する中、経費精算業務のデジタル化・システム化は多くの企業における課題です。
また、従来の紙ベースやExcelベースの経費精算では、処理の非効率性や人的ミス、コンプライアンスリスクも想定されます。
このような課題解消には「経費精算システム」が役立ちます。
本記事では、おすすめの経費精算システム7選に加えて、経費精算システム導入するメリットと業務改革効果について、実例を交えながら詳しく解説します。
経費精算システムは、交通費や接待費などの経費申請から承認、支払いまでの一連のプロセスをデジタル化し、効率的に管理するためのシステムです。
クラウド型のサービスが主流となっており、PCやスマートフォンから利用できます。
経費精算システムの主な機能として、以下が挙げられます。
システムによって異なる場合があるため、導入時には自社の業務フローや要件に合わせて、必要な機能を精査することが重要です。また、将来的な拡張性も考慮に入れながら、機能の選定を行うことをお勧めします。
経費精算は、企業を運営していく中で多々発生する業務です。そして、経費を申請をする人、承認する人、精算する人と複数の段階を踏む必要があり、手続き完了までに手間がかかります。
それらを解消してくれるのが、経費精算システムです。具体的なメリットを挙げると以下があります。
従来の経費申請では、原本の領収書を添付して経理に提出するという方法がとられていたことが多いです。
しかし、昨今リモートワークで働く割合が増えて経費申請のために出社する必要があるケースも少なくありません。
経費精算システムを導入していれば、パソコンやスマホで申請することができるので、わざわざ出社する必要もありません。
システム化することで紙での書類が発生しないため、経費精算に必要な書類の管理をおこなう手間がなくなります。
領収書の紛失のリスクもありません。
経費精算システムを導入することで、今まで人がおこなっていた業務をシステムに任せることが可能です。つまり、その分の人件費を減らすことができます。
ほかにも、データで管理によるペーパーレス化による紙の費用削減、郵送費の削減、印紙代の削減にもつながります。
今まで経費精算に費やしていた時間を削減できます。他の業務に時間をあてることができるので、業務の質が上がるでしょう。
また、機械が対応することでヒューマンエラー防止になり、正確な経費精算の手続きができます。
経費精算システム内でデータの集計ができるので、経費の項目ごとに使用状況を可視化することが可能です。
多く使われている経費項目について、無駄が無いかの見直しがしやすくなるでしょう。
経費精算システムを導入メリットがある一方で、いくつかデメリットも存在します。
経費精算システムを導入するにあたって、システムの購入、カスタマイズ、導入サポートなどの費用が発生します。
また、それらを運用するにも毎月コストが発生します。
そのため、人件費のコストカットが目的なのであれば、導入・運用コストのほうが安く済むかどかを事前に知れべておきましょう。
システムを利用するにあたって、システムエラーが発生する可能性もあります。
エラーが発生してしまうと、解消されるまでは手続きが進められないリスクが考えられるでしょう。
ここでは、経費精算システムのおすすめ7社を紹介します。
楽楽精算は、紙やExcelを使った従来の経費精算方法をデジタル化かつ自動化することで、企業の経費精算業務を効率化できる経費精算システムです。
PC・スマホどちらからでも申請に帝王しており、累計導入社数No.1で18,000社以上（2024年12月時点）の企業に導入されています。
原本保管が不要なので、管理の手間を省くことが可能です。
公式サイト：https://www.rakurakuseisan.jp/
TOKIUM経費精算は、経費の申請、承認、ステータスの確認など、すべての経費精算をスマートフォンで完結できる経費精算システムです。
領収書を撮影した領収書画像を、自動でデータ化してくれます。
公式サイト：https://www.keihi.com/expense/
マネーフォワードクラウド経費は、幅広い企業規模向けの経費精算システムです。
交通系ICカードやクレジットカードとシステムを連携できるため、明細データを自動取得することができるため、申請に必要な項目入力の手間が省けます。
修正依頼のシステム上でおこなえるので、経費精算の業務がスムーズに進めることが可能です。
公式サイト：https://biz.moneyforward.com/expense/
バクラク経費精算システムは、スマホで領収書の撮影をするだけで簡単に申請可能なシステムです。
軽減税率やインボイス制度の登録番号を判定し、不正や申請ミスを防止してくれます。内訳入力も自動でおこなわれます。
1度に100枚までの領収書をアップロードできるので、何度も申請手続きをおこなう必要がありません。
公式サイト：https://bakuraku.jp/expense/
経費BANKは、中小企業向けの経費精算システムです。
経費精算システムに必要な機能が揃っていながら月額1,500円から利用できるので、初めてシステム導入を検討する場合に利用しやすいでしょう。
紙の提出が不要なので、従業員側の申請の手続きの煩わしさが軽減されるうえに、企業側の書類保管が不要になります。
公式サイト：https://kb2.sbi-bs.co.jp/
rakumoケイヒは、Google Workspaceの拡張ツールのクラウド型経費精算システムです。スプレッドシートやドライブと連携して経費データを保存している企業は使いやすいでしょう。
電車の乗り換えをナビしてくれる「NAVITIME」とも連携でき、出発地と目的地を入力すれば最寄り駅からの交通費情報が自動で入力されるので、正しい交通費の申請がおこなえます。
公式サイト：https://rakumo.com/
ジンジャー経費は、経費申請から振込データ作成まで一貫しておこなえる経費申請システムです。
PCだけでなく、スマートフォンからの操作が可能なので、領収書さえあればどこにいても経費申請の手続きをすることができます。
クレジットカードを連携しておけば利用明細をもとに経費精算ができるので、申請ミスが減らせます。
公式サイト：https://hcm-jinjer.com/
経費精算システムを導入するうえで、下記の5つのポイントは押さえておきましょう。
導入しても、使いづらくては意味がありません。
そのため、現状の経費精算業務における課題や非効率な部分を洗い出し、どのようなフローで処理されているかを明確化しましょう。
そして、必要な機能が備わっているか、既に使用している他ツールと連携できることや、柔軟な設定ができるのかも確認しておくと長く活用することが可能です。
従業員にとって分かりやすく、使いやすいかも重要です。
複雑な仕様だとミスや操作方法の問い合わせが多発し、かえって導入したことがマイナスになる可能性もあります。
経費精算システムには、従業員の個人情報や企業の財務情報など、重要なデータが蓄積されます。
そのため、適切なセキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。
2024年1月から改正電子帳簿保存法が施行されたように、将来新たな法令が施行される可能性があります。
そのため、最新の法令に対応しているシステムを提供しているかも確認が必要です。対応していないと、将来的にも仕様の更新がされない可能性があるので注意してください。
最後に経費精算システムの導入事例を紹介します。
実際に導入した例を参考に、自社での活用方法をイメージしてみましょう。
導入から1年近く経過しましたが、一番大きな効果はリモートワークが一挙に進んだということです。導入前は会計伝票の起票や経費精算や稟議申請の回覧など出社しなければできなかったさまざまな業務が、リモートで対応可能となり、ペーパーレス化にも寄与しています。管理部門の業務は作業効率という面では当初4人体制だったのが、現在は2人体制で可能となり、上場に向けた準備に注力できる環境が整いつつあります。機密情報保護の関係で書類を持ち帰れないという制限はありますが、会社で対応する仕事と、自宅からオンラインでできる仕事とのメリハリをつけて、リモートワーク率は導入前のゼロから50%になりました。
経費精算システムの導入は単なる業務効率化にとどまらず、企業の経営改革を推進する重要な取り組みとなります。
システムの導入を検討している企業担当者の方は、一度問い合わせをしてみることをおすすめします。
