経理業務ではPCスキル、特にエクセルのスキルが重要です。日常業務のさまざまな場面で、活用でき業務効率化を実現できます。
経理の仕事で転職やスキルアップを目指している方は、評価されやすいエクセルスキルを身につけておくと安心でしょう。
本記事では、エクセルの活用で覚えておきたい関数や資格を解説します。
経理業務では、エクセルを使用する場面が多いと言えます。ここでは、経理業務でエクセルを活用できる場面を紹介します。
経理担当者は、必ず会計業務に携わります。
特に、伝票整理・仕分け入力など、日常の会計業務では、エクセルを使うことで業務効率化が可能です。エクセルを活用できる会計業務は、具体的に以下のとおりです。
経理業務では、売上や利益、経費データの集計・分析も行います。
売上の報告書や各種請求書、決算書、予算表などに使用する大事な業務です。エクセルでデータをグラフ化して、視覚的にデータを分析できれば、経営判断に役立つ情報をわかりやすく表せます。
販売実績や顧客情報など、さまざまな情報を分析できるため、そこから業務・経営上の課題を見つけられます。
たとえば、経費を予算以上に使っていた場合、経費や売上を細分化して分析しましょう。人件費が多くかかる時間帯や・必要のない経費が可視化され、社内の課題を明確にできます。
続いて、経理の日常業務でよく使うエクセルの機能を紹介します。
膨大なデータから、必要なデータだけを選んで表示できる絞り込み機能です。日付・数値など、多種多様な条件から抽出できます。フィルター機能を使った例を、以下の在庫表で見てみましょう。
上記の在庫表から「在庫あり」の条件でデータを抽出したい場合は、在庫の「〇」を選択すると以下のように表示されます。
必要なデータを抽出して表でグラフにできるため、活用しやすい機能です。
ピボットテーブルとは、集めた大量のデータを集計し、分析できる機能です。
関数や数式を使わずに、膨大なデータを集計・分析できます。売上データを集計し、データを基に自動で表を作成した一例を見てみましょう。
データを基に、ピボットテーブルを用いて表を作成すると、以下のようになります。
ユーザーの指定した順序で、データを並べ替えられる機能です。
たとえば、日付順やアルファベット順、売上の多い順など、知りたいデータを並べ替えられます。
経理業務の多くの場合、従業員の情報をエクセルで管理します。入力情報が多いときは、氏名を50音順に入力するのは手間がかかるため、入力後に並べ替え機能を使うと便利です。
マクロとは、エクセルを自動で操作するための機能です。手作業で行っていたものや目視でチェックしていたものを自動化できます。
マクロは反復作業が必要な場面で有効です。具体的にマクロを活用できるシーンは、以下が挙げられます。
経理業務でエクセルを使用する際に、活用したい関数があります。ここからは、経理業務で役立つエクセルの関数・使い方を4つ紹介します。
SUM関数は最も有名なエクセル関数の一つで、請求書や見積書、売上表などで合計金額を表示する際によく使われます。
SUM関数の書き方は、「=SUM(範囲)」と入力するだけです。範囲選択は、A1:A100のような書き方でも、A1,B2,C3のようなカンマ区切りでも指定できます。
経営判断の材料になる資料を作成する場合にも、SUM関数を活用できます。
たとえば、月単位での売上高や売上総利益、営業利益を出したい場合に、以下の表を作成するとしましょう。
販売管理費のように、項目が多い場合にSUM関数を使用すると、一気に合計値が算出できます。
SUMIF関数は、条件を指定して数値の合計値を出したいときに使う関数です。関数の書き方は、「＝SUMIF（条件範囲, 検索条件, 合計範囲）」と入力します。
一例に、果物の仕入表で説明します。以下のように仕入れ日や仕入商品、個数という表があります。各商品の仕入数量を算出したい場合に、活用できるのがSUMIF関数です。
いちごの合計個数を求めたい時、「＝sumif（条件範囲, 検索条件, 合計範囲）」を入力します。また、数式で固定したいセルがあれば、選択した際に「F4キー」（もしくは「Fnキー」+「F4キー」）を押します。
絶対参照と呼ばれる機能で、「$C$3」のようにセルが固定されれば成功です。
ROUND関数は、四捨五入を行う関数です。消費税などの端数が発生した時に、指定した桁まで四捨五入して表示できます。
関数の書き方は、「=ROUND（数値,桁数）」と入力します。
一の位を「0」と考えると、桁数0は「小数点以下第一位を四捨五入して整数で表示する」となります。 桁数「1」を指定すると、小数点以下第二位を四捨五入して表示できます。
| =ROUND（数値、桁数） | ||||
| ＜入力例＞ | 数値 | 桁数 | 結果 | |
| 1234.567 | -1 | → | 1230.000 | |
| 1234.567 | 0 | → | 1235.000 | |
| 1234.567 | 1 | → | 1234.600 | |
| 1234.567 | 2 | → | 1234.570 | |
| 1234.567 | 3 | → | 1234.567 | |
合計金額に端数が出た場合の表を用いて、ROUND関数を使用してみます。
「＝ROUND（指定範囲,0）」と記入すれば、以下のように四捨五入された数値が表示されます。
VLOOKUP関数は、検索したデータに該当した行の指定列からデータを取り出す関数です。経理の業務では、毎月あるいは毎年同じような作業や資料を作成します。
大量のデータの中から、条件の合う値だけを抜き出して表示する作業には、VLOOKUP関数が最適です。
関数の書き方は、「=VLOOKUP（検索値,範囲,列番号,検索方法）」です。
仕入表を使って、VLOOKUP関数の活用例を見ていきましょう。
下記の表は、簡易的な備品の仕入表です。
この会社では、よく購入する備品が3つあるとします。よく購入する備品を右のように別表に作成し、仕入表の番号を入力すると商品と単価が自動入力になるように設定します。
入力内容は、以下のとおりです。
エクセルを使いこなせるだけではなく、資格があると具体的にエクセルスキルをアピールできます。ここからは、経理で評価されるエクセルに関する資格を紹介します。
まずは、「Microsoft Office Specialist」の略語であるMOSです。エクセルやワードをどれくらい使いこなせるか、客観的に証明できる資格です。
MOS試験には、アプリケーションを実際に操作する実務試験があり、実務スキルが求められます。
試験内容は「Office 365＆2019」「Office 2016」「Office 2013」の3区分あります。対応するバージョンの中からワード、エクセル、パワーポイントなどをはじめとした、アプリケーションごとの試験科目から選択して受験します。
ワードとエクセルは、スペシャリストレベル（一般レベル）とエキスパートレベル（上級レベル）から選択可能です。
VBAエキスパートは、Microsoft Officeを自動化するマクロやVBAのスキルを証明する試験です。VBAの文法は非常にシンプルで、マクロとして実行させたい機能をVBAで記述します。
VBAでOfficeソフトを自動化できれば、さまざまなシーンで業務が効率化されます。
Microsoft Officeを使用している企業は多いため、VBAエキスパートを取得できれば、職場で活躍できる可能性は高いと言えるでしょう。
VBAエキスパートは、ベーシックとスタンダードのレベルがあり、試験対象はエクセルとアクセスです。
日商PC検定は、パソコンの実務能力を証明する資格です。
ワードの文書作成やエクセルのデータ活用、パワーポイントのプレゼン資料作成に対応しています。日商PC検定試験の科目は、知識科目と実技科目の2科目です。ビジネススキルの中で、必ず身につけておきたいITスキルを証明できる資格となっています。
最後に、経理担当者がエクセルを使えるメリットを解説します。
経理業務に必須であるPC操作を取得し、業務効率化に貢献できます。
関数や機能以外に、ショートカットキーも活用するとさらに業務効率が向上するでしょう。よく使用するショートカットキーは、以下のとおりです。
| ショートカットキー | 機能 |
|---|---|
| Ctrl + S | ファイルを上書き保存 |
| Ctrl + X | 選択したセルを切り取り |
| Ctrl + C | 選択したセルをコピー |
| Ctrl + V | コピーしたセルをペースト |
| Ctrl + Z | 直前の状態に戻す |
| Ctrl + P | 表示しているものを印刷 |
| Ctrl + F | 項目を検索する |
| Ctrl + ： | 日付を入力する |
| Ctrl + Shift + ＋ | セルを挿入する |
| Ctrl + － | セルを削除する |
| Ctrl + Space | 列全体を選択する |
| Space + Ctrl | 行全体を選択する |
| Ctrl + Shift + L | フィルターを設定する |
経理担当者に対して、資格を求めていない企業もあります。
しかし、スキルがあったり資格を持っていたりすると、優先的に昇給や昇格させる傾向にあります。
人事評価をする側からすると、従業員がどのような知識を持っているのか、何ができるのかを客観的に判断しやすいからです。
スキルを磨くことで、より専門性を必要とする役割を任されたり、昇格したりなどと人事評価で良いポイントになるでしょう。
適切に情報を活用できる能力を「ITリテラシー」と呼びます。経理の転職においても、エクセルやワードなどのPCスキルを求められることが多い傾向にあります。
そのため、エクセルを使いこなせると転職市場でとても有利です。具体的な経験や資格があると、より強力なアピールポイントとなります。
本記事では、エクセルの活用で覚えておきたい関数や資格を解説しました。
経理の仕事では、エクセルスキルは欠かせません。関数や機能を理解し、正しく活用できれば業務を効率化できます。
スキルアップや転職をする上でも、エクセルスキルの取得は重要です。関数や機能、ショートカットキーなど、求められるスキルを習得しましょう。
