電子契約システムとは、従来の紙の契約書に代わり、インターネット上で契約書の作成から締結、保管までをデジタルで完結させるシステムです。
一見すると、従来の契約プロセスの単なるデジタル化と思えるかもしれません。しかし、適切に導入すれば、業務効率の大幅な向上やコスト削減、さらにはビジネスのスピードアップにつながります。
本記事では、電子契約システムの概要から主な機能、導入するメリット、導入時の注意点などについて解説します。
電子契約システムとは、従来の紙の契約書に代わり、インターネット上で契約の締結から管理までおこなえるサービスです。ここでは、電子契約システムの利用手順や仕組みなどについて解説します。
電子契約の基本的な利用手順は、主に次のとおりです。
システム上で新規に契約書を作成するか、既存の契約書（Word、PDF）をアップロードします。
システムから相手方に電子メールで署名依頼を送信します。承認ワークフローの設定も可能です。
両者がシステム上で電子署名を行います。タイムスタンプ付与により法的効力が担保されます。
両者の署名完了により、契約が成立します。締結完了のメール通知も自動送信されます。
締結された契約書は、クラウド上で安全に保管されます。アクセス権限の設定や改ざん防止機能により、セキュアな管理が可能です。
電子契約システムではこれらのプロセスがすべてオンライン上で完結するため、契約締結までの時間を大きく削減できます。また、印紙税や郵送費用も不要となり、大幅なコスト削減も実現します。
電子署名と電子印鑑は、デジタル文書における本人確認や承認の手段として広く利用されていますが、それぞれの特性には明確な違いがあります。
| 項目 | 電子署名 | 電子印鑑 |
| 定義 | 文書に対して付与される本人性および確実性を担保するデジタルマーク。 | 電子文書に押印された印影そのものを指し、印影データをデジタル化したもの。 |
| 法的効力 | 高い法的効力を持ち、改ざん防止機能がある。 | 通常は認印程度の効力しか持たず、法的効力を持たせるためには認証が必要。 |
| セキュリティ性 | 電子証明書を使用し、なりすましや改ざんのリスクを低減。 | 誰でも作成可能なため、偽造のリスクが高い。 |
| タイムスタンプ | タイムスタンプ機能により、署名が行われた日時を正確に把握可能。 | タイムスタンプの要求、発行、検証を経て認証されることがあるが、通常は必要ない。 |
| 利用の容易さ | 専用の電子署名サービスを利用する必要があり、導入に手間がかかることがある。 | 無料または有料のソフトウェアで簡単に作成可能で、導入が容易。 |
| コスト | サービスによって異なるが、月額料金や契約件数に応じた従量課金が一般的。 | 無料のものも多く、コスト削減が期待できるが、セキュリティを考慮すると有料の方が安心。 |
| 主な用途 | 重要な契約書や法的文書、承認プロセスで使用される | 社内文書や軽微な手続きなど、文書上の特定の箇所に印鑑を押す役割で使用される |
電子署名は、文書に対して付与されるデジタルな署名であり、署名者の本人性や文書の改ざん防止を目的としています。暗号技術を利用しており、法的効力が高く、契約や承認プロセスにおいて重要な役割を果たします。タイムスタンプ機能により、署名が行われた日時を正確に記録することも可能です。これにより、電子署名は信頼性が高く、ビジネス上の重要な契約に適しています。
一方、電子印鑑は従来の印鑑をデジタル化したもので、主に文書上の特定の箇所に押印する役割を果たします。電子印鑑自体には法的効力が限定的であり、通常は認印程度の効力しか持ちません。簡単に作成できるため、社内文書や軽微な契約に使用されることが多いですが、偽造のリスクも伴います。
このように、電子署名は高いセキュリティと法的効力を提供する一方で、電子印鑑は手軽さとコストの面で優れていますが、法的効力には限界があります。利用シーンに応じて、適切な手段を選択することが重要です。
電子署名と書面契約は、契約の締結方法として異なる特性を持っています。
| 電子契約 | 書面契約 | |
| 業務フロー | オンラインシステムを利用して契約を締結し、迅速な処理が可能。 | 郵送や持参による契約書のやり取りが必要で、時間がかかる。 |
| コスト | 電子契約サービスの利用料が発生するが、印紙税や郵送費が不要。 | 印紙税がかかり、契約書の印刷や郵送にコストがかかる。 |
| 保管方法 | サーバーに保存され、物理的なスペースを取らない。 | 物理的（保管場所必要） |
| 検索性 | 電子文書は検索可能で、必要な契約書を迅速に見つけられる。 | 書面契約は物理的に保管されるため、検索に時間がかかることがある。 |
| セキュリティ性 | 高度な暗号技術を用いており、改ざんや不正アクセスのリスクが低い。 | 物理的な書類は盗難や紛失のリスクがあり、セキュリティ対策が必要。 |
| 改ざん防止手段 | タイムスタンプや暗号技術により改ざん防止が図られる。 | 契印や割印によって改ざん防止が行われる。 |
このように、電子契約は書面契約と比べて、業務フローの効率性やコスト面、セキュリティ面など多くの優位性があります。
法律や慣行により、現時点で電子契約が認められていない書類もあります。電子契約ができない書類は主に次のとおりです。
これらの契約や手続きは、その重要性や社会的影響を考慮し、従来どおりの書面での契約が求められています。
ただし、法改正や社会のデジタル化の進展に伴い、電子契約の適用範囲は徐々に拡大しつつあります。最新の法律や規制を確認し、適切な契約方法を選択しましょう。
電子契約システムには、大きく分けて「当事者署名型」と「立会人署名型（クラウド型）」の2種類があります。ここでは、各タイプの特徴や選ぶ際のポイントについて詳しくみていきましょう。
当事者署名型は、契約当事者自身が電子証明書を取得します。電子証明書は、オンラインでの本人確認や文書の真正性を証明するための電子的な身分証明書です。
当事者署名型であれば、契約者本人の電子証明書を使用するため、高い真正性と信頼性が確保されます。当事者署名型の特徴は、主に次のとおりです。
これらの特徴から、特に金融機関や官公庁など、高度なセキュリティが求められる業界での利用に適しています。
立会人署名型（クラウド型）は、電子契約サービス提供事業者が第三者として契約の立会人となり、契約当事者の指示に基づいて電子署名をおこなう方式です。立会人署名型（クラウド型）の特徴は、主に次のとおりです。
特に、取引先との迅速な契約締結や業務効率化を重視する企業とは非常に相性がよいです。
電子契約システムには、業務効率化やセキュリティ性を高めるためのさまざまな機能があります。電子契約システムの主な機能は次のとおりです。
| 機能 | 概要 |
| 電子署名機能 | 電子署名の作成と契約書への付与ができる機能です。電子署名は、契約当事者の本人確認を行い、文書の真正性を保証します。 |
| 文書管理機能 | 契約書をオンラインで作成し、必要に応じてテンプレートも利用できます。また、契約書のバージョン管理や保管も行えます。 |
| 電子文書送信機能 | 契約書やその他の文書をオンラインで迅速かつ安全に送信するための機能です。文書をアップロードし、受信者のメールアドレスを入力するだけで簡単に送信できます。 |
| タイムスタンプ機能 | 契約書が作成された日時を記録する機能です。これにより、契約の成立時期を証明することができ、後のトラブルを防ぐ役割を果たします。 |
| タスク管理機能 | 契約に関連する業務の進捗を管理する機能です。タスクの割り当てや進捗状況の把握が容易になり、業務の効率化を図れます。 |
| ワークフロー機能 | 社内での契約承認プロセスをシステム上で管理します。承認者が不在でも、事前に設定した承認ルートに従ってスムーズに承認作業を進めることが可能です。 |
| セキュリティ機能 | 契約書の閲覧や編集権限を細かく設定できるため、情報漏えいや不正アクセスを防ぐことができます。 |
| 外部システム連携機能 | 他の業務システムや電子契約サービスと連携することで、契約の締結から更新までのデータを一元管理できます。これにより、より多くの業務効率化が図れます。 |
| 分析・レポート機能 | 契約プロセスや文書の送信状況を可視化し、業務の改善に役立てるための機能です。契約書の送信状況や署名の進捗をグラフや表で表示し、どの段階で遅延が発生しているかを把握できます。 |
これらの機能を適切に活用できれば、契約業務の効率化やコスト削減、リスク管理の強化など、多くのメリットを享受できます。
ただし、電子契約システムによって実装されている機能は異なるため、選択する際は自社の業務フローとの親和性を考慮しつつ、比較検討することが重要です。
電子契約システムの導入は、企業の業務効率化とコスト削減などに大きく貢献します。ここでは、電子契約システムが企業にもたらす具体的なメリットについて解説します。
電子契約システムの導入により、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。
従来の紙ベースの契約では、書類の作成から郵送、確認、押印、返送といったプロセスを踏まなければならないため、契約締結までに数日から数週間程度かかっていました。
電子契約システムを利用すれば、これらのプロセスをオンライン上で完結できるため、最短数分で契約締結が可能となります。
電子契約システムの導入は、ペーパーレス化を促進し、大幅なコスト削減につながります。
紙やインク、郵送費などの直接的なコストだけでなく、書類の保管スペースや管理にかかる人件費、印紙税などの削減も可能です。
電子契約システムは、場所や時間を問わず契約業務が可能です。そのため、昨今のリモートワークの普及や働き方改革の推進に大きく貢献します。
契約当事者が異なる場所にいても、スマートフォンやタブレットから簡単に契約書の確認や署名ができるため、業務の継続性が向上します。
契約書の管理がしやすくなるのも、電子契約システムを導入するメリットの1つです。
電子契約システムを使用すれば、システム上で一元管理されるため、瞬時に契約書の検索や閲覧が可能です。また、物理的に保管する必要がないため、契約書の紛失や破損のリスクも大幅に低減できます。
契約プロセスの透明化も電子契約システムのメリットです。
電子契約システムであれば、契約の進捗状況がリアルタイムで確認できるだけでなく、誰がいつどのような操作をしたかも把握できます。そのため、ボトルネックの特定やプロセスの改善が容易となります。
電子契約システムの導入は、企業のデジタル化推進において重要なステップです。ここでは、電子契約システムの導入プロセスと各ステップでの注意点について解説いたします。
電子契約システム導入の第一歩は、明確な目的設定をすることです。
一般的な目的として、業務効率化やコスト削減、リモートワーク対応などが挙げられますが、目的は企業によって異なります。そのため、自社の課題や目指す姿を具体的に定義することが重要です。
この明確な目標設定が、後の工程での意思決定や効果測定の基準となります。
次に、電子契約システムの導入範囲を決定します。
リスクを最小限に抑えるのであれば、特定の部門や契約種類から段階的に導入するのがおすすめです。
特定部門や契約種類から段階的に導入すれば、現場の混乱リスクを低減できるため、混乱を最小限に抑えられます。
市場には多くの電子契約システムが存在するため、自社のニーズに合ったシステムを選定することが重要です。
主な選定基準として、機能の充実度や使いやすさ、セキュリティレベル、コスト、サポート体制などが挙げられます。
また、すでに別のシステムを導入している場合は、既存システムと連携できるかも重要な検討ポイントです。
電子契約システムの導入に伴い、既存の業務フローの見直しが必要です。
契約の作成や承認、署名、保管のプロセスを電子化に適した形に再設計するほか、部門間の連携や承認フローの最適化もおこないましょう。
同時に、システムの適切な運用と管理を確保するための運用ルールを策定します。
電子署名の使用や契約書の保管ルール、アクセス権限の設定、コンプライアンス対応、トラブル対応手順などの運用ルールを明確に文書化し、全社的に周知することが重要です。
なお、運用ルールの策定にあたっては、法務部門や情報システム部門、各事業部門の代表者を交えて検討することで、実効性の高いルールを作成しましょう。
電子契約の法的有効性を確保するため、運用ルールだけでなく社内規程の整備も必要です。
法務担当者と連携しながら、電子契約の法的効力やリスク管理について十分な説明と協議をおこないましょう。
システム導入には一定の投資が必要となります。そのため、経営会議などで説明して経営層の理解を深めて、承認を得ることが重要です。
予算確保に向けて、導入の目的や期待される効果、コスト、リスクなどを明確にした稟議書を作成します。
電子契約システムの導入を成功させるには、ユーザーの理解と協力が欠かせません。
スムーズに導入を進めるため、導入目的やメリット、使用方法について、十分な説明と教育をおこないます。
システムをいきなり導入してしまうと、現場の混乱を招きかねません。そのため、システムを導入する前にテスト運用するのが一般的です。
テスト運用では想定外の問題や改善点を洗い出し、必要に応じて運用ルールやシステム設定を調整しましょう。
問題を事前に解決することで、導入後のスムーズな運用が可能です。
電子契約システムの導入は、業務効率化やコスト削減の面で大きなメリットがありますが、同時にいくつかの注意点も存在します。
ここでは、電子契約システムを導入する際の主な注意点と、それらに対する効果的な対策について解説いたします。
電子契約システムを導入すると、紙の契約書では発生しなかった次のようなコストが新たに発生します。
紙の契約時に発生していた印紙税や郵送費、保管スペース費用などと比較すると、多くの場合でトータルコストは削減できます。しかし、契約件数が少ない企業では、かえってコストが増加する可能性もあります。
そのため、自社の契約件数や業務フローを精査し、適切なシステムやプランを選択したり、段階的な導入をおこなったりして、費用対効果のバランスを見極めることが大切です。
すべての企業が電子契約に対応しているわけではないため、システムの導入には取引先の理解と協力が不可欠です。
しかし、2023年にデジタル庁が公表した「電子契約の普及状況等について」によると、何らかの電子契約システムを導入している企業は56.3％と半数を超えています。
電子契約システム市場規模は今後も拡大傾向にあることから、普及率の上昇にともなって電子契約はますます一般的となり、取引先の理解も増えていく可能性が高いです。
電子契約システムの導入により、契約書の作成・確認プロセスや、承認フロー、保管・管理方法といった従来の契約業務フローが大きく変わります。
これは、業務効率化のチャンスである一方、混乱を招く可能性も高いです。
そのため、現行の業務フローを詳細に分析し、最適化を図ったり、段階的な導入と試験的な運用を実施したりすることが大切です。
電子契約システムですべての契約書を扱えるわけではありません。一部例外こそあるものの、不動産の売買契約や労働契約書など、法律により書面での契約が義務付けられているものもあります。
そのため、自社で扱う契約書の種類を洗い出し、電子化できるか確認したり、最新の法改正情報を常に把握したりといった対策を講じる必要があります。
ベンダーロックインとは、企業や組織のITシステムが特定のベンダー（事業者）に強く依存し、他のベンダーへの移行や切り替えが困難になっている状態のことです。
ベンダーロックインに陥ると、システム変更時のデータ移行が困難になったり、料金改定時の交渉力・機能拡張の柔軟性が低下したりするリスクがあります。
このようなリスクを回避するためには、複数のベンダーを比較検討して最適なシステムを選んだり、契約期間や解約条件を慎重に検討したりするなどの対策が必要です。
電子契約システムの選択は、企業のデジタル化戦略の成否を左右する重要な決定です。ここでは、費用対効果の最大化に向けて、電子契約システムを選ぶ際のポイントについて解説します。
電子契約システム選びの第一歩は、自社のニーズを明確にすることです。自社ニーズの明確化にあたり、次の点について、経営層や関連部門と十分に議論し、合意を形成しましょう。
自社のニーズが明確になったら、それを実現するために必要な機能を洗い出します。一般的な電子契約システムの主要機能は次のとおりです。
これらの機能の中から、自社にとって必要不可欠なものを選び出します。
例えば、グローバル展開している企業では、多言語対応や海外法人との連携機能が重要ですが、中小企業では使いやすさとコストパフォーマンスが重視される傾向にあります。
電子契約システムの多くは、既存の社内システムと連携させることで真価を発揮します。社内システムのなかでも、特に次のシステムと連携できるかを確認するとよいでしょう。
これらのシステムと連携すれば、データ入力の重複作業の削減や人為的ミスの低減につながるため、業務プロセス全体の効率化が可能です。
電子契約システムの料金体系には、主に次の3つのタイプがあります。
自社の契約量や利用パターン、必要な機能などを加味しながら、最適な料金プランを選択しましょう。
また、導入にあたって初期費用が発生するサービスや、導入支援・データ移行などが別料金となっているサービスもあるため、ランニングコスト以外の一時的な費用も考慮する必要があります。
電子契約システムの選定では、導入実績や他社の評判も重要な判断材料となります。特に次の点に注目して情報を収集するのがおすすめです。
情報源としては、ベンダーの公開事例や比較サイトのレビュー、業界団体の報告書などが役立ちます。
多くのベンダーは無料トライアルやデモ環境を設けているため、これを最大限に活用し、導入前に操作感を確認してみましょう。トライアル期間では、次のポイントを重点的にチェックしましょう。
なお、無料トライアルやデモ環境では一部機能が制限されていることもあります。もしどうしても確認したい機能や仕様があれば、ベンダーに直接確認しましょう。
また、トライアルには実際の利用者となる現場の従業員をできるだけ多く巻き込み、意見を集めることが重要です。
電子契約システムは多くの企業が展開しており、選択肢が豊富にある一方で、自社に最適なサービスを選ぶのは悩ましい選択となっています。
ここでは、数多くのシステムのなかから特におすすめの9サービスを厳選して紹介します。それぞれの特徴や強みも解説しているので、参考にしてください。
| システム名 | 主な特徴 | 独自の強み | 相性がよい企業の一例 |
| クラウドサイン | 国内シェアNo.1、使いやすさ | 豊富な導入実績、直感的な操作性 | 中小企業から大企業まで幅広く、特に法務部門のない中小企業 |
| 電子印鑑GMOサイン | 高度なセキュリティ、柔軟な署名タイプ | 電子認証局との連携、コストパフォーマンス | 金融機関、公共機関、セキュリティを重視する企業 |
| freeeサイン | 会計ソフトとの連携、AI機能 | freee製品との連携、中小企業向け | 個人事業主、スタートアップ、freee会計ソフト利用企業 |
| マネーフォワード クラウド契約 | 契約業務の一元管理 | 他のマネーフォワード製品との連携 | 中小企業、マネーフォワード製品利用企業 |
| DocuSign | グローバル対応、多言語サポート | 世界的な知名度、豊富な機能 | 多国籍企業、グローバル展開している企業 |
| Adobe Sign | Adobe製品との連携 | Adobe製品との高い親和性 | クリエイティブ業界、Adobe製品利用企業 |
| クラウドコントラクト | シンプルで使いやすい | 低コスト、手厚いサポート | スタートアップ、中小企業、コスト重視の企業 |
| ContractS CLM | 契約ライフサイクル管理 | 高度な契約管理機能、AI活用 | 大企業、法務部門を持つ企業、多数の契約を扱う企業 |
| paperlogic | 紙と電子の一元管理 | 紙契約書のデジタル化対応 | 紙の契約書が多い企業、段階的に電子化を進める企業 |
『クラウドサイン』は、法律サービスプラットフォームとして知られる弁護士ドットコムが提供し、国内最大級の導入実績を誇る電子契約システムです。
直感的で使いやすいインターフェースと豊富な契約書テンプレート、高度なセキュリティ対策などが特徴で、法的効力の高さと使いやすさのバランスに優れています。
中小企業から大企業まで幅広い規模の企業に適しているほか、初めて電子契約システムを
導入する企業にもおすすめです。
『電子印鑑GMOサイン』は、GMOグループが提供する電子契約システムです。
高度なセキュリティ（ISO27001認証取得）を用意しているため、求めるセキュリティ要件が高い金融機関や公共機関での導入実績もあります。
また、料金プランが柔軟で複数の他システムとの連携も可能なため、業務効率化を重視する企業にも適しています。
『freeeサイン』は、クラウド会計ソフトで有名なfreee社が提供する電子契約システムです。
freeeサインはfreeeの他サービスとの高い親和性や、AIによる契約書作成支援機能、ランニングコストが低いといった特徴があります。
そのため、特に中小企業や個人事業主に適しているほか、会計業務と契約業務を一元管理したい企業とも相性がよいシステムです。
『マネーフォワード クラウド契約』は、フィンテック企業として知られるマネーフォワード社が提供する電子契約システムです。
直感的な操作性や豊富な帳票テンプレート、マネーフォワードの他サービスとの連携などが特徴で、契約から請求、入金管理までをシームレスに行いたい企業におすすめです。
『DocuSign』は、グローバルで使用されている電子契約システムの1つで、多言語対応や高度な認証機能、豊富な連携アプリケーションといった特徴があります。
特にグローバル展開している企業や、複雑な承認フローを持つ企業と相性がよいシステムです。
『Adobe Sign』は、クリエイティブソフトで有名なAdobe社が提供する電子契約システムです。
Adobe製品との高い親和性や、直感的なユーザーインターフェース、高度な文書管理機能といった特徴があります。
そのため、クリエイティブ業界やAdobe製品を多用する企業に適しており、大量の文書を扱う企業にとってもおすすめです。
『クラウドコントラクト』は、クラウドコントラクト株式会社が開発した電子契約システムです。
シンプルで使いやすいインターフェースや、リーズナブルな価格設定、カスタマイズ性の高さが特徴で、コストを抑えながら必要な機能を柔軟に選択できる点が魅力です。
『ContractS CLM』は、ContractS株式会社が開発した契約ライフサイクル管理（CLM）に特化した電子契約システムです。
高度な契約管理機能や、AIによる契約書分析、リスク管理機能といった機能を持ちます。
そのため、大量の契約を扱う大企業や、厳格な契約管理が求められる規制産業と相性がよいシステムです。
『paperlogic』は、ペーパーロジック株式会社が開発した紙の契約書と電子契約を統合管理できるハイブリッド型の電子契約システムです。
紙と電子の一元管理や、OCR技術による紙文書のデジタル化、柔軟な検索機能といった機能を持ちます。
そのため、段階的に電子契約への移行を進めたい企業や、一部の契約を紙で維持する必要がある企業と相性がよいシステムです。
電子契約システムは、ビジネスプロセスのデジタル化において重要な役割を果たしていますが、システムを導入するだけでは十分ではありません。
電子システムを効果的に活用するためには、使いこなすだけのスキルが求められます。ここでは、電子契約システムを使いこなすために必要なスキルについて解説します。
電子契約システムを効果的に利用するためには、パソコンの基本操作やインターネットブラウザの使用などの基本的なITスキルが欠かせません。これらのスキルは、多くの企業で当たり前のように思われがちです。
しかし、実際には個人差が大きいのが現状なため、社内研修やeラーニングを活用しながら、基本的なITスキルの向上を目指す必要があります。
電子契約システムでは機密性の高い情報を扱います。そのため、パスワードの適切な管理やアクセス権限の適切な管理など、セキュリティ面にも意識を向けるようにしましょう。
電子契約は法的効力を持つため、関連する法律や規制の基本について理解しておく必要があります。そのため、電子署名法の基本や契約書の基本的な構造と要素の知識を持つとよいです。
法的知識の習得には、社内での勉強会や外部セミナーへの参加、法務部門から定期的に最新の情報を共有してもらうような仕組み作りなどが効果的です。
電子契約システムの導入は、単なるツールの変更ではなく、業務プロセス全体の変革を伴います。そのため、関係者とのスムーズなコミュニケーションも欠かせません。
コミュニケーション能力の向上には、ロールプレイング研修やプレゼンテーションスキル向上セミナーなどが効果的です。
電子契約システムを最大限に活用するためには、既存の業務フローを理解し、効率的に改善しなければなりません。そのため、現行の契約プロセスの分析能力やKPI設定と効果測定の能力などのスキルが必要です。
これらのスキルを向上させるには、業務プロセス改善手法を学習したり、他社の成功事例を研究したりすることが効果的です。
本記事では、電子契約システムの基礎知識から導入するメリット、おすすめのシステムまで詳しく解説してきました。システム選びのポイントは、必要な機能や予算など、自社の状況に合わせて総合的に判断することです。
まずは気になるサービスの無料トライアルを利用して、実際の使い勝手を確認してみましょう。
