「年末調整の業務負担が重すぎる…」「アウトソーシングって本当に効果があるの？」といった悩みを抱える企業の人事・総務担当者の方は少なくありません。
年末調整のアウトソーシングとは、専門業者に年末調整業務の一部または全部を委託することです。
一見、単純な外部委託と思われがちですが、適切に導入できれば、業務効率の大幅な向上やコスト削減につながる可能性があります。
本記事では、年末調整における管理部門の課題とアウトソーシングで委託できる年末調整の業務範囲、依頼する際の注意点などについて解説します。
年末調整は、企業の管理部門にとって大きな負担となる業務の1つです。特に顕著な課題として次の4つが挙げられます。
これらの課題は、記入ミスや提出ミスを招き、税務署からの指摘リスクを高めてしまうため、注意が必要です。
年末調整のアウトソーシングは、上記の課題を効果的に解決する手段となります。
年末調整における課題を解決できれば、管理部門の業務効率化が期待できます。
年末調整のアウトソーシングを検討する際、どこまでの業務を委託できるのか疑問に思う方もいるでしょう。
自社に最適なアウトソーシングの範囲を検討するためにも、ここではアウトソーシング可能な年末調整業務の範囲について解説します。
アウトソーシング先に委託可能な業務としてまず挙げられるのが、年末調整書類の準備・配布です。
アウトソーシング先は、最新の税制改正に対応した正確な書類を準備し、効率的な配布方法を提案してくれます。これにより、社内での作業負担が大幅に軽減されるだけでなく、ミスのない適切な書類準備が可能です。
従業員から回収した年末調整関連のデータ処理も、アウトソーシングできる業務の1つです。
アウトソーシング先では、専門的なソフトウェアや熟練したスタッフを活用して、正確かつ迅速なデータ処理を実施します。これにより、人為的ミスを減らしながら、処理時間の大幅な短縮が可能です。
年末調整の中核となる申告書関連の業務も、アウトソーシングに委託可能な業務の1つです。
アウトソーシング先の税務の専門家が適切に対応してくれるため、社内での対応が難しい案件も円滑に処理することが可能です。
年末調整の最終段階である処理・提出も、アウトソーシングで対応可能な業務です。
アウトソーシング先に委託すれば、最新の税制に基づいた正確な計算と、期限内の確実な提出が可能です。年末調整業務のミスや遅延を防ぎ、コンプライアンスリスクを低減できます。
フォローアップもアウトソーシングに委託可能な業務の1つです。
専門的な知識を活かした対応と、効率的な書類管理により、年末調整によって生じる負担が軽減されるため、次年度の業務改善にもつながります。
また、長期的な視点での年末調整業務の最適化が期待できるのも、アウトソーシングのメリットです。
年末調整のアウトソーシングは、多くの企業にとって業務効率化の有効な手段です。外部の専門家に年末調整業務を委託することで、さまざまなメリットを得られます。
ここでは、年末調整のアウトソーシングによって得られる主な5つのメリットについて詳しく解説します。
アウトソーシング先の専門家は、年末調整に関する最新の法令や制度に精通しているため、複雑な計算や申告書類の正確な作成が可能です。これにより、ミスによる修正作業や税務署からの指摘リスクを大幅に低減できます。
また、専門家のチェックを受けることで、従業員の申告内容の誤りも早期に発見・修正が可能です。
専門家による丁寧な対応や、オンラインシステムの活用により、従業員の年末調整手続きが簡素化するため、結果的に従業員の満足度向上にも寄与します。
また、金銭的な個人情報やデリケートな家族状況の開示などを同社社員が扱わないため、従業員の安心感（心理的安全性）の向上も見込めます。
これらの要因が総合的に作用することで、従業員満足度の向上を目指せます。
年末調整のアウトソーシングを依頼すると、専門家の視点やノウハウを活用して業務プロセスを見直せるため、非効率な作業の洗い出しや改善点の発見が可能です。
これにより、業務全体の最適化を促進するきっかけにもなります。
将来的なコスト削減につながるのも、年末調整アウトソーシングのメリットです。
社内で年末調整する際にかかる人件費や、専用ソフトウェアの導入・維持費などが不要になります。ミスによる修正作業もなくせるため、工数の観点からも削減になるといえます。
近年、テレワークやフレックスタイム制の導入、副業の解禁など、働き方の多様化が進み、年末調整の手続きも複雑化しています。
アウトソーシング先の専門家は、こうした多様な働き方に対応した年末調整のノウハウを持っています。
副業している従業員の所得管理や処理、フリーランス・契約社員の柔軟な受け入れ体制を整備できるため、多様な働き方への対応力の強化も可能です。
年末調整のアウトソーシングは企業の業務効率化に大きく貢献する一方、実際に代行を依頼する際にはいくつかの注意点を押さえておかなければなりません。
ここでは、年末調整のアウトソーシングの成功に向けて、特に注意しなければならないポイントを3つ解説します。
年末調整の代行業務には、税理士法で定められた税理士の独占業務が含まれています。
| 税理士の独占業務に該当する業務 | 税理士の独占業務に該当しない業務 |
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税務書類の作成や税務相談などは税理士の独占業務に該当するため、これらの業務を税理士以外の者に委託することはできません。
そのため、アウトソーシングを検討する際は、委託先に税理士が在籍しているか、どの範囲の業務を委託できるかを確認しておきましょう。
年末調整のアウトソーシングを検討する際、コスト面での注意も必要です。
既に税理士と顧問契約を結んでいても、年末調整の代行業務が顧問料に含まれていない場合があります。特に、従業員数が多い企業や複雑な給与体系を持つ企業では、別途費用が発生する可能性が高くなります。
また、年末調整だけでなく、給与計算や社会保険手続きなどをセットで依頼する可能性がある場合、事前に詳細な見積もりを取ることが重要です。
アウトソーシングでは従業員の個人情報を情報を外部に委託することになるため、情報漏えいのリスクが高まります。マイナンバーや給与、家族構成などのセンシティブな情報が含まれるため、情報の扱いは慎重にしなければなりません。
委託先を選定する際は、プライバシーマークの取得状況や情報セキュリティ対策の実施状況を確認するなど、情報管理体制を徹底的に精査しましょう。また、委託契約書に情報管理に関する条項を盛り込むなど、法的な保護措置も講じることもおすすめです。
アウトソーシングは年末調整業務の課題を解決する方法の1つですが、他にも効果的な改善方法があります。ここでは、アウトソーシング以外で年末調整業務の課題を改善する方法について解説します。
年末調整業務の効率化には、デジタル化や自動化ツールの導入が非常に効果的です。
クラウド型の年末調整システムを利用すれば、従業員自身がオンラインで必要事項を入力し、書類をアップロードできるようになります。これにより、紙の書類のやり取りが大幅に削減されます。
また、AIを活用した自動チェック機能により、入力ミスや記入漏れを即座に検出することも可能です。
導入初期には一定のコストがかかりますが、長期的には業務時間の短縮とミス削減による大きな効果が期待できます。
年末調整業務の効率化には、既存の社内プロセスを見直すことも重要です。まずは業務フローを可視化し、無駄な作業や重複している作業がないかを確認しましょう。
例えば、書類の配布や回収のタイミングを最適化したり、チェック作業の手順を標準化したりすることで効率化につながり、大幅な時間短縮が可能です。
また、従業員向けのマニュアルやFAQを充実させることで、問い合わせ対応の負担を軽減できます。プロセス改善は継続的に実施することが重要なため、毎年の反省点を次年度に活かすサイクルを構築することをおすすめします。
年末調整業務を担当する従業員のスキルアップも、効率化につながる要素です。税制改正や制度変更に対応するためには、定期的な研修の実施が欠かせません。
複雑な計算や特殊なケースへの対応力を高めることで、作業スピードが向上し、ミスも減少します。
年末調整業務の負担が特定の部署や個人に集中している場合、人員の増強や再配置を検討するとよいです。繁忙期に限定して人材を採用したり、他部署から応援を得たりすることで、業務の平準化を図れます。
また、年間を通じて業務量にムラがある場合は、年末調整業務と他の業務を組み合わせた複合的な役割を設定することも効果的です。
人員配置を考える際には、単に人数を増やすだけでなく、各個人のスキルや経験を考慮して適材適所の配置をしましょう。
年末調整業務をアウトソーシングするには、計画的な準備と適切な手法の選択が重要です。まずは自社の現状を振り返り、次のステップで改善に着手してみましょう。
また、アウトソーシングと併せて、デジタル化やプロセス改善などの社内改善策も検討することで、より効果的な業務効率化が実現できます。
来年の年末調整に向けて、今から準備を始めることをおすすめします。まずは小規模な改善から着手し、段階的に最適な体制を構築していきましょう。
