【テンプレ付き】社内文書の書き方とは？作成する際のポイントと注意点も解説

社内文書を適切に作成することで、業務の効率化や組織内の一体感を高めることに繋がります。また、従業員間の円滑なコミュニケーションにもつながる手段のひとつです。

本記事では、社内文書の書き方に関する基本的なポイントや具体的な例を紹介します。

社内文書の作成目的とは？

社内文書は、文字通り社内に向けたビジネス文書のことをいいます。作成目的は、次のとおりです。

コミュニケーションの円滑化

社内文書は、社内で情報を正確かつ迅速に共有する手段として重要です。社内で一斉に社内文書で連絡事項を通達することで、ミスコミュニケーションを防ぎ、業務の効率化に繋がります。

記録の保持

文書として記録を残すことで、後から情報を確認する際に役立ちます。特に、会議の議事録や業務報告書などは、将来的な参照資料として重要です。

社内文書の種類

社内文書の種類は複数あります。

• 会議案内: 会議の日時、場所、議題などを伝える。
• 通知・連絡: 重要な情報や変更点を通知する。
• 月次報告書: 毎月の業務進捗や成果を報告する。
• 週次報告書: 週間の業務内容や進捗状況を記録する。
• 会議議事録: 会議の内容、決定事項、アクションアイテムなどを記録する。
• 新規プロジェクト提案書: 新しいプロジェクトや施策を提案する。
• 改善提案書: 業務改善のための提案を行う。
• 業務指示書: 具体的な業務内容や手順を指示する。
• 政策通達: 新しい政策や規則を伝達する。
• 労働契約書: 雇用条件や業務内容を明記する。
• 業務委託契約書: 外部委託業務に関する契約内容を記載する。
• 休暇申請書: 休暇取得の申請を行う。
• 出張申請書: 出張に関する申請を行う。
• 業務マニュアル: 業務手順や規則を詳細に説明する。
• 操作マニュアル: 機器やシステムの操作手順を説明する。
• 社内メモ: 簡単な情報共有や連絡を行う。
• 会議ノート: 会議中のメモを取り、後で議事録作成に使用する。
• タスクリスト: 重要なタスクや期限を記載する。
• リマインダーメール: 重要なイベントや締切をリマインドする。

社内文書における4つのポイント

社内文書を作成する際の4つのポイントを説明します。

明確な目的を持つ

文書の目的を明確にし、それに応じた内容を記載します。5W3Hを意識することで、読み手が一目で理解できるような文書が作成できるでにしましょう。

5W3H

• What 何を（課題）
• Why なぜ （動機）
• Who 誰に（対象）
• When いつ （時期、時間帯）
• Where どこで （場所）
• How どのように （手段）
• How Many　どれくらい（規模）
• How Much いくら（価格）

シンプルで簡潔に書く

専門用語や難しい言葉を避け、誰にでも理解しやすい言葉を使用します。また、冗長な表現を避け、必要な情報のみを簡潔にまとめます。要点を絞り、重要な情報を強調します。

プルーフリーディングを行う

文書を作成した後、誤字脱字や文法の誤りがないかをチェックします。必要に応じて、第三者にレビューを依頼します。

テンプレートを用意する

社内文書の作成は度々発生するため、テンプレートを作成しておきましょう。また、マニュアルを作成しておくと、対応の引継ぎをする際にも便利です。

社内文書のテンプレ3つ

シーン別に3つの社内テンプレートを作成したので、参考にしてみてください。

社内会議のテンプレ

件名: 【会議案内】〇〇プロジェクト進捗会議のご案内

〇〇〇〇様

お疲れ様です。〇〇部の〇〇〇〇です。
以下の通り、〇〇プロジェクトの進捗会議を開催いたします。

日時: 2024年7月15日(月) 10:00〜11:00
場所: 会議室A
議題:
1. プロジェクト進捗状況の共有
2. 課題の検討と解決策の討議
3. 次回のアクションアイテムの確認

ご出席のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇部 〇〇〇〇

業務報告書

件名: 【月次報告書】2024年6月度

日付: 2024年7月1日
作成者: 営業部 〇〇〇〇
宛先: 営業部長 〇〇〇〇

概要
2024年6月度の業務進捗状況と成果について報告いたします。

業務進捗状況
- プロジェクトA: 進捗率80%、主要タスク完了
- プロジェクトB: 進捗率50%、次月に完了予定

成果
- 新規顧客の獲得: 5件
- 売上高: 1000万円（前年同月比+10%）

課題と対策
- 課題1: リソース不足 → 人員増強を検討中
- 課題2: 顧客対応の迅速化 → 新ツール導入を検討

今後の目標
- プロジェクトAの完了
- 新規顧客の獲得目標達成

営業部 〇〇〇〇

議事録

件名: 【議事録】2024年7月15日 〇〇プロジェクト進捗会議

1. 日時: 2024年7月15日(月) 10:00〜11:00
2. 場所: 会議室A
3. 出席者: 〇〇部 〇〇〇〇、〇〇部 〇〇〇〇、〇〇部 〇〇〇〇

4. 議題:
  1. プロジェクト進捗状況の共有
  - プロジェクトA: 進捗率80%
  - プロジェクトB: 進捗率50%

  2. 課題の検討と解決策の討議
  - 課題1: リソース不足 → 人員増強を検討
  - 課題2: 顧客対応の迅速化 → 新ツール導入を検討

  3. 次回のアクションアイテムの確認
  - プロジェクトAの完了目標
  - 新規顧客の獲得目標達成

5. 決定事項:
  - 人員増強のための求人募集を開始
  - 新ツール導入のための調査を実施

6. 次回会議予定:
  日時: 2024年8月15日(月) 10:00〜11:00
  場所: 会議室B

記録者: 〇〇部 〇〇〇〇

社内文書の書き方に関する注意点

社内文書を作成するときには、いくつかの注意点があります。

目的に合った内容になっているか

文書の目的を明確にし、必要な情報だけを記載します。余計な情報や曖昧な表現は避け、簡潔になっているのか確認しましょう。

読み手を意識する

文書の読み手が誰であるかを意識し、分かりやすい言葉遣いや表現を心がけます。専門用語の使用は必要最低限にとどめてください。

機密情報の取り扱い

機密情報や個人情報を含む文書は、適切なセキュリティ対策を講じます。情報漏洩を防ぐため、取り扱いには十分注意します。

まとめ

社内文書を活用することで、組織内のコミュニケーションを円滑に進めることができます。今回紹介した例文を参考に、適したテンプレートを作成し、効果的に社内文書を作成してください。