企業の経営状況次第で給与改定を検討する必要があるものの、給与改定は会社側の考えだけで一方的に押し付けることはできないものだと考えられます。
本記事では、経営者の方や、人事担当者・総務担当者の方のために、給与改定の内容や実施する際の注意事項などについて分かりやすく解説します。
給与改定の手続きにミスが生じたり労働者・労働組合側と軋轢が生じたりすると深刻な労使紛争が生じかねないので、この記事を参考に、適切な手続きで給与改定を実施できるようにご準備ください。
給与改定とは、全てもしくは一部の常用労働者を対象にした給与・賃金条件の変更のことです。
給与改定と聞くと、単純に基本給を上げたり下げたりすることだけを思い浮かべる方もいらっしゃるかもしれませんが、実際には以下が給与改定に含まれています。
このように、給与改定は賃金条件等に変更がある場合を幅広く含む概念です。
常用労働者にとって不利な内容の給与改定を実施する際には、合理的な根拠をもって丁寧に手続きを進める必要があると考えられます。
給与改定を実施する際の注意点を解説します。
なお、給与条件を引き下げる時にさまざまな事項に注意する必要があるのは当然として、これは「給与条件の引き上げ時なら何も注意しなくてもよい」ということを意味するわけではありません。
たとえば、賃金表の引き上げ幅について労働者・労働組合側から反論される可能性も否定できないからです。したがって、ここで説明する注意点は、給与改定全てのシチュエーションに該当するものだとご理解ください。
まずは、給与改定の内容が従業員に対して、一方的に不利益な内容になっていないかを確認しましょう。
なぜなら、賃金条件などの労働条件の変更には当事者双方の自由意思に基づく真の合意が必要であり（労働契約法第8条）、使用者は、労働者の合意がない状況で、就業規則を一方的に変更し、労働者にとって不利益な内容の労働条件を課すことができないのが原則だからです（労働契約法第9条）。
とはいえ、従業員にとって不利益な内容の賃金条件の変更に対して、従業員サイドが簡単に合意をしてくれる可能性は高くありません。
そうなると、業績不振などのやむを得ない理由があったとしても、企業側は給与改定によって賃金条件を引き下げることができず、結果として人件費負担が原因で業績不振の状況から抜け出すことができなくなってしまいます。
そこで、合理的な理由が存在する時には、例外的に就業規則の改定によって従業員にとって不利益な内容の給与改定をすることができるとされています。
合理的な理由があるか否かについては、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況などの諸般の事情が総合的に考慮されます（労働契約法第10条）。
給与改定をする際には、従業員に対するヒアリングを実施したうえで、給与改定の詳細について確実に社内へ周知することが不可欠です。
なぜなら、給与の金額は従業員の家計に直接的に影響を与える重要なものだからです。
給与条件の変更には、就業規則や労働契約の変更を伴う以上、事前にヒアリングを実施したうえで、給与改定の必要性や会社側の意図を伝えて従業員側からの納得を引き出すべきでしょう。
なお、給与改定についてのヒアリングを実施する際には、給与改定通知書などの書面を相手方に渡すのがおすすめです。
給与改定の内容や時期などを書面で通知することによって、後々の紛争予防に役立つからです。
給与改定によって従業員の賃金条件を引き下げる時には、各従業員から個別的に同意書をもらうことを忘れてはいけません。
というのも、給与改定は就業規則・労働契約の変更を伴うものである以上、給与改定につき当事者双方の同意が得られた証拠がなければ、後に深刻な労使紛争に発展しかねないからです。
また、従業員から給与改定について同意を得ることができればどのような手段を用いても良いというわけでもありません。
給与改定に関する労働者側の同意は「自由な意思」に基づいて行われたといえなければならず、無理に同意書へのサインを迫ったような経緯が発覚すると、錯誤無効、詐欺・強迫による取消しなどの法的措置を採られる危険性が生じるからです。
そのため、給与改定について従業員から同意書を受け取る際には、従業員にとって不利益な内容の給与改定を実施する会社側の意図を丁寧に説明して、従業員に納得してもらうプロセスが不可欠だと考えられます。
給与改定の実施内容や実施手続きは、法的リスクに配慮する必要があります。
たとえば、給与改定によって賃金条件を引き下げて最低賃金額を下回ってしまったケース、労働者にとって不利益な内容の給与改定であるにもかかわらず同意書を得るプロセスを全て無視したケースなど、給与改定の内容や手続きが違法であると、給与改定が無効であると扱われ、未払い賃金の支払いや慰謝料などを請求されかねないからです。
給与改定時に配慮するべき法規制として、以下のものが挙げられます。
これらの労働法制に違反した場合、労働者側から直接民事責任を追及されるだけではなく、労働基準監督署からチェックが入って是正勧告・企業名公表などのペナルティを課されたり、刑事罰を下されるリスクも生じます。
ただし、労働関係法制は近年改正点が多く、一般の人事部門・総務部門だけでは最新の法規制の内容を見落としかねません。
また、給与改定をめぐる事情は企業ごとに異なるので、違法の問題を生じないように給与改定手続きを進めるには、高度なリーガルサポートが不可欠だと考えられます。
そのため、給与改定を実施する際には、法務部門と密にコミュニケーションを取ったり、必要であれば弁護士などの外部専門家を頼ることをおすすめします。
給与改定の検討・実施するべきタイミングは、次のようなケースです。
法律や業界ルールが改正された時は、給与改定を検討するべきタイミングのひとつです。
たとえば、最低賃金の引き上げに関する政令が施行されたことによって賃金水準が違法状態に陥った場合、速やかに給与改定に踏み出さなければ企業側がペナルティを課されてしまいます。
また、賃金条件に直接的な影響を及ぼすものではない法律が施行・改正された時にも、給与改定の変更を検討するべきケースが少なくありません。
女性活躍推進法の施行・改正によって、国レベルで女性の職業生活における地位向上を目指した施策が採られているところ、この気運に乗り遅れないために社内の給与システムを見直すことは合理的な経営戦略といえます。
労働関係法制や経済活動をめぐるルールについては、毎年相当数の制度変更が実施されます。これらの改正のタイミングで給与改定を実施すれば、給与改定について合理的な根拠付けをしやすいでしょう。
組織変更があったタイミングで給与改定を実施するのも選択肢のひとつです。
たとえば、社内の組織体制の抜本的再編成、事業譲渡、M&Aなど、組織構造の変革が生じると、労働者の就労実態や業務内容にも一定程度の変化があるはずです。
この機会を捉えて給与改定に踏み出せば、賃金条件の変更等について従業員及び労働組合側からの合意を得やすいでしょう。
企業の経営陣が交代するタイミングも、給与改定の検討に相応しい時期だと考えられます。
というのも、賃金水準をどのように設定するのか、どのような人材を積極的に登用するのかなどについては、会社代表者及び経営陣の意向が重視されるからです。
もちろん、代表者が変更したからといって、どのような給与改定も許されるわけではありません。
ただ、代表者の変更によって企業の目指すべき方向性にも変化が生じる以上、賃金水準や給与体系等の見直しによって、人材確保や人材育成の力の入れ具合を見直すのも選択肢のひとつでしょう。
安定した財務状況・収支のもと、健全な事業活動を継続するには、事業活動におけるコスト面に配慮する必要があります。
たとえば、業績が悪化した時にはコストカットにより事業活動の継続性を担保するべきですし、また、業績が向上した時には人件費を増額して優秀な人材を確保するなどして、新しい事業に積極的にチャレンジするべきでしょう。
このように、給与改定は企業の業績によって、大きく左右されるものだと考えられます。給与改定も経営判断のひとつである以上、賃金条件等の変更によって業績向上・改善を目指すことができるものです。
就業規則の給与規程を変更する方法によって、給与改定を実施する際の流れや注意事項について解説します。
給与規程（賃金規定）は、就業規則の絶対的記載事項です（労働基準法第89条第2号）。
そのため、給与規程を変更して給与改定を実施する際には、労働者及び労働組合側の意見を聴取する手続きが必要とされます。
そして、労働者及び労働組合側からの意見を聴取するには、まずは会社側で給与改定及び給与規程の変更案を作成しなければいけません。
現状の給与規程からの変更点、給与体系の変更によって労働者の賃金がどのように変化するのかなど、具体的な変更点を示しつつ、変更案を作成しましょう。
就業規則の給与規程の変更を実施や給与改定を行う際の変更内容の周知は、人事が対応します。
給与改定は従業員の家計に大きな影響を与えるものであり、また、仕事に対するモチベーションも左右するものであるため、はやめの対応が必要です。
従業員へ周知した後に得られた意見を変更案に反映させる義務はありませんが、事前に従業員に周知をして理解を得ておけば、労働組合側との交渉をスムーズに進めやすくなるでしょう。
労働基準監督署に変更した就業規則の届出をする際には、労働組合等の意見を付した書面を添付しなければいけないので（労働基準法第90条第2項）、労働組合側から必ず書面にて意見を提出してもらいましょう。
なお、労働組合側から意見がない場合には「特になし」との記載で十分です。また、労働組合側から厳しい反対意見が出されたとしても、会社側はこれに応じる義務はありません。
ただし、労働組合側の納得を得られないような給与規程の変更は後からさまざまな紛争を引き起こすリスクになりかねないので、少なくとも複数回は労働組合側と丁寧に交渉する場を設けるべきだと考えられます。
経営陣と労働組合側だけでは冷静な話し合いが難しいケースでは、外部の弁護士に同席してもらうのも選択肢のひとつです。
就業規則の給与規程を変更する場合、変更後の就業規則を労働基準監督署に届け出る必要があります（労働基準法第89条）。
複数の事業所ごとにそれぞれ就業規則を変更する場合には、事業所ごとに労働基準監督署へ届出をしなければいけません。
その一方で、全ての事業所に同じ就業規則が適用される企業の場合には、本社一括届出制度を利用して届出手続きを一本化することが可能です。
就業規則の給与規程を変更して給与改定を実施する場合、変更後の就業規則について従業員に周知をしなければいけません（労働基準法第106条第1項）。
就業規則の給与規程の周知方法に決まりはありませんが、一般的には以下のような方法で従業員に周知することが推奨されています。
就業規則の給与規程の変更による給与改定に関する周知を欠くと、当該就業規則の内容が無効であると判断されて、未払い賃金トラブルに発展するリスクが生じます。
また、就業規則の周知義務違反を理由に30万円以下の罰金刑が科される可能性もあります。
就業規則の給与規程は企業側と従業員側の大切な取り決めなので、内容だけではなく手続きにも配慮して給与改定を進めましょう。
最後に、給与改定をめぐるトラブル事例を紹介します。
給与改定にまつわるトラブルは深刻な労使紛争に発展しかねないので、少しでも給与改定手続きに不安があるなら、企業法務や労働問題に強い弁護士の力を借りることをおすすめします。
従業員に対して一方的に不利益な内容の給与改定をするには、原則として当該給与改定に対する従業員側の同意が必要です。
従業員側の同意を得られない場合には、不利益な内容の給与改定をすることについて合理的な理由が必要です（最判昭和63年2月16日、最判平成9年2月28日、最判平成12年9月7日など）。
また、仮に従業員側からの同意が存在する場合でも、当該同意をするに至った経緯などを総合的に考慮した結果、「労働者の自由な意思に基づいて同意がされた」と判断できない限り、不利益な給与改定に対する同意は存在しないものと扱われます（最判平成28年2月19日など）。
給与改定に対する同意の有無や有効性についての争訟を回避するには、給与改定前の段階から労働者側との丁寧な交渉の場を設けるのが最善策だと考えられます。
業績上やむを得ない賃金の引き下げであること、組織再編の影響によるやむにやまれぬ事情があることなどを丁寧に伝えて、給与改定に踏み出す前に労働者側からの納得を引き出すようにしましょう。
就業規則の給与規程の変更による給与改定の場面では、労働基準監督署への届出が必要になるので、賃金条件の変更等について言った言わないの水掛け論が発生するリスクは極めて低いでしょう。
その一方で、個別の労働契約・雇用契約を修正する形で給与改定を実施する際には注意が必要です。というのも、雇用契約は書面化が義務付けられておらず、当事者双方の合意がある限り、口頭によっても有効に契約を締結・変更することが可能だからです。
そのため、給与改定について後から紛争が生じないようにするためには、話し合いの場面についての議事録を常に作成したり、給与改定通知書や新たな雇用契約書を作成する作業が不可欠だと考えられます。
書面化しておけば、後の紛争時に企業側の主張を立証しやすくなるでしょう。
給与改定は、労働者側の賃金条件に変更を加える重要な経営判断なので、給与改定の内容だけではなく手続き面にも慎重な姿勢での取り組みが必要です。
ただし、労働関係法制は逐次改正が繰り返されますし、特に従業員にとって不利益な内容の給与改定では労働組合等からの反発が想定されます。
話し合いを円滑に進めることができなかったり、違法な給与改定を実施してしまったりすると、給与改定をめぐる労使紛争が発生し、スケジュール通りに給与改定を実施できない可能性が高まってしまいます。
そのため、給与改定を検討・実施する際には、人事部門・総務部門だけではなく、法務部門や外部専門家の意見を常に参考にすることを強くおすすめします。
状況次第では、給与改定内容作成段階や労働者側との交渉段階から専門家の力を借りた方がスムーズに給与改定手続きを履践できるでしょう。
