電子帳簿保存法の改正によって、2024年1月1日以降に電子データで取引した情報はデータの状態で保存することが完全義務化されます。
電子帳簿保存法の対象書類である、国税関係帳簿（仕分帳や総勘定元帳）・国税関係書類（貸借対照表や損益計算書）・電子取引（電子メールやインターネット上での取引）を保存するときには、「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの要件を満たさなければいけません。
真実性の確保の要件を満たすために役立つのが、事務処理規程です。
など、電子帳簿保存法の改正にあたってお悩みを抱えている担当者向けに、改正電子帳簿保存法の事務処理規程について分かりやすく解説します。
2022年1月1日に「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」（改正電子帳簿保存法）が施行され、電子取引データの保存義務が課されました。
施行から2年は宥恕期間（ゆうじょきかん）として電子保存が難しい場合のみ紙媒体での保存を認めていましたが、2024年1月1日以降は電子取引データの保存が完全義務化となります。
そして、電子取引データを保存するときには、「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。
この2つの要件のうち、真実性の確保の要件を満たすためには以下4つの施策から1つを選択しなければいけません。
要するに、事務処理規程とは改正電子帳簿保存法の”真実性の確保”要件を満たすために、電子取引データ・電子帳簿・スキャナ保存データを保存するにあたって必要な企業内の取り決めのこと、と位置付けられます。
電子帳簿保存法では、すべての電子取引について「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの要件が課されます。
電子取引データは簡単に偽造・変造できるため、脱税・業務上横領・背任・キックバック・架空請求といった違法行為の予防策が必要です。なかでも国税関係帳簿書類等の電子データについては、改ざんの疑いがないことを担保する施策が求められます。
事務処理規程は、改ざんの疑いを払しょくするために役立つものです。訂正や削除が自由にできないように、ルールを設けるのです。
規程の詳しい内容については、後述します。
改正電子帳簿保存法の保存義務の対象になるのは、電子取引です。
電子取引とは、取引情報（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書など）の授受を電磁的方式によって行う取引のことです。
以下のものは、すべて電子取引に該当します。
紙に出力したものを保存しても、電子帳簿保存法の要件を満たすことはありません。
自社の電子取引が違法なものにならないよう、事務処理規程を定めて万全の体制を整えましょう。
参考：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律｜e-Gov法令検索
事務処理規程を策定するメリットは、以下4つです。
各メリットの詳細を解説します。
事務処理規程を策定すると、多様なデータ形式に順応しやすいため、電子帳簿保存法の要件を満たしやすくなるというメリットを得られます。
電子帳簿保存法における真実性の確保の要件を満たすには、以下4つの方法のいずれか1つを選択する必要があります。
1つ目の方法から順番に見ていきましょう。
1つ目の「タイムスタンプが付与された取引情報を受領する」については、データの発行形式は取引先によって異なるため、すべての電子取引データをタイムスタンプ付与済みの状態で受領することは困難です。既存の取引先への交渉と、新規取引先との取り決めがつど発生します。
2つ目の「取引情報を受領した後、速やかにタイムスタンプを付与するとともに、保存の実行者または監視者に関する情報を確認できる環境を整える」を実行するためには、システム導入やルール化をおこなう必要が発生します。管理しやすいのはシステム導入ですが、コストがかかるため導入が難しい企業も多いでしょう。
3つ目の「訂正や削除を確認できるシステムや、訂正や削除ができないシステムによって、取引情報を受領・保存する」においても同様で、システム導入自体が負担になりかねません。
4つ目の「事務処理規程」は、自社および取引先の状況にあわせて柔軟に設けることができます。事務処理規程を策定して社内に周知しておけば、事務処理規程を確認するだけで全社共通で多様なデータ形式に順応できます。
変更や一時的な対応が発生しても、社内の人間が分かるように事務処理規程を更新することで対応できます。
ただし社内周知や更新に関しても、社内ルールを設ける必要があります。抜け漏れがない事務処理規程を作成するためには、初稿のまま使用するのではなく現場に合わせた修正・追記を加えていく必要があります。
事務処理規程を策定することで、対象範囲や責任者、業務フローなどを視覚化・マニュアル化できます。誰が見ても理解できるように、分かりやすくまとめることが大切です。
すべての従業員が理解できる事務処理規程を定めることができたら、スムーズな業務遂行が可能になるでしょう。不明・不具合が発生した場合には、修正したり対処法を追記したりして補います。
整備された規程どおりに業務をおこなうことで無駄がなくなり、業務効率化が実現します。
事務処理規程がマニュアルとなり、教育や引継ぎにかかる時間や労力を削減できます。
例えば、電子帳簿保存法に関するノウハウを個人が把握している状態だと、担当者が入れ替わったり新たな人材が入ってきたりしたときに教育や引継ぎ作業が必要になります。
新規担当だけでなく、前任者のリソースも奪ってしまうと会社として損害です。前任者が突如辞めた場合には、引継ぎ自体ができなくなってしまいます。
ノウハウや仕組みを事務処理規程として保存しておけば、業務および経営に影響を与えることなく運営できます。経営を問題なく継続するためにも、事務処理規程は重要な役割を果たします。
事務処理規程の策定によって、内部統制の強化が実現できます。
例えば、請求書の偽造や取引データの改ざんをすぐに判別できる状態であれば、従業員の背信行為に対する予防および迅速な対処が可能になります。
あらかじめ内部統制の役割を意識して規定を作成すると、さらに効果を発揮するでしょう。内部統制に関わる部門と連携して策定することをおすすめします。
ただし事務処理規程によって内部統制が万全になるわけではないため、内部統制の一部を担う存在として活用していきましょう。
事務処理規程は、必ずしも策定しなければいけないわけではありません。
以下に当てはまる場合、事務処理規程の策定は不要です。
電子データの改ざんリスクが発生しない場合には、事務処理規程を作成する必要はありません。
タイムスタンプが付与されている取引情報を需要したり、受領後すぐにタイムスタンプを付与できる場合や、電子取引データの訂正・削除の確認ができたり、そもそも訂正・削除ができない場合が、それにあたります。
2022年1月1日以降の書類を電子データ化する場合には、事務処理規程の策定は必要ありませんが、2022年1月1日以前の書類をスキャンして電子データ化したものを保存する場合には事務処理規程の策定が必要です。
なお、事務処理規程の策定が必要になる「2022年1月1日以前の書類」には、契約書・領収書・請求書・納品書などの重要書類だけではなく、検収書・入庫報告書・貨物受領書・見積書・注文書などの一般書類などが幅広く含まれます。
スキャン保存の対応をとる場合は、対象範囲などルールを把握したうえで実行しましょう。
事務処理規程に記載すべき項目と、事務処理規程のサンプルを紹介します。
事務処理規程を策定するときには、以下の項目について記載することが推奨されています。
上記はあくまでも一例であるため、電子取引データ化において必要な事項がほかにあれば、漏れなく定めておくことをおすすめします。
事務処理規程を策定するときには、国税庁が公開しているサンプルが参考になります。
雛形は、法人向け・個人事業主向けの2パターンあります。内容を確認のうえ、自社内でアレンジして活用してください。
参考に、法人向け事務処理規程サンプルの一部を以下に引用します。
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人向け事務処理規程）
（目的）
第1条 この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、〇〇において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。
（適用範囲）
第2条 この規程は、〇〇の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む）に対して適用する。
（管理責任者）
第3条 この規程の管理責任者は、△△とする。
（電子取引の範囲）
第4条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
第1号 EDI取引
第2号 電子メールを利用した請求書等の授受
※その他、対象範囲について可能な限り具体化して記載
（取引データの保存）
第5条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第6条に定めるデータについては、保存サーバ内に◇◇年間保存する。
（対象となるデータ）
第6条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
第1号 見積依頼情報
第2号 見積回答情報
第3号 確定注文情報
第4号 注文請け情報
※その他、対象データについて可能な限り具体化して記載
引用元：電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程｜国税庁
企業規模や取引の範囲によっては、事務処理規程による運用ではむしろ業務コストがかかる場合があります。その際は、システムの導入など効率化できる方法を探してみましょう。
最後に、事務処理規程を運用する際のポイントについて解説します。
事務処理規程を本格的に導入する前に、自社との適合性をチェックすることが重要です。
例えば、従業員が日々の作業に追われて事務処理規程の内容を把握する余裕がない状況では、社員全員が周知しなければならない事務処理規程は馴染みにくいでしょう。
また取引相手の大半がタイムスタンプ付与済みの取引データを提供してくれる状況なら、わざわざ事務処理規程の策定・運用に時間と労力を割く必要はありません。
事務処理規程策定の必要性は、企業の状況によって異なります。自社にとって事務処理規程を策定するメリットがあるのかどうかを事前に判断しましょう。
改正された電子帳簿保存法が求める要件は複雑です。事務処理規程内に法令に違反する内容があると、規程どおりに保存されたデータをすべて見直す必要が発生します。
したがって、事務処理規程の導入前に必ず法令に則っているかを確認しましょう。場合によっては、弁護士など外部の専門家に相談・確認を依頼しながら策定を進めることをおすすめします。
領収書・見積書などの処理は、経理部門以外の社員も関わる機会があります。
そのため、事務処理規程の内容を全社員に周知する必要があります。必要に応じて説明の機会を設けて、認識の誤りや知識の差が発生しないように対策しましょう。
また改定をおこなった際も、改めて周知が必要です。新入社員や中途社員に周知する機会も設けましょう。
企業や事業におけるデジタル化が進んでいる影響で、今後も電子帳簿保存法の改正が続くことが予想されます。また、社内の体制や取引状況も常に変化するものです。
事務処理規程を策定して安心せず、常に現状に即した内容になるように検証・改定を継続する必要があります。
古い内容のまま使い続けると、不備が発生してむしろ非効率な運営状況になってしまいます。経営や事業と同様で、事務処理規程も常に改良していくことが大切です。
事務処理規程の策定は、義務ではありません。
しかし、2022年1月1日以前に作成した紙ベースの書類をスキャナ保存する場合や、電子取引データの改ざんリスクを排除しきれない環境にある場合には、事務処理規程の必要性が増します。
社内の状況、およびクラウド化やインボイス制度への対応、DX化の波を受けて、事務処理規程やほか施策を含む必要な対応をとっていきましょう。
