「従業員のスケジュール管理がうまくいかない」
「予定やタスクの急な変更に対応できない」
「自社に合ったスケジュール管理の方法がわからない」
仕事の基本となるスケジュール管理ですが、どうすればうまくできるのかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで、おすすめのスケジュール管理ツールや導入のメリット、選び方を紹介します。
本記事を読めば、スケジュール管理ツールでできることや、自社に合ったツールの見つけ方がわかります。
スケジュール管理におすすめのツール7社をご紹介します。
公式サイト：https://timetreeapp.com/intl/ja
TimeTreeは、直感的な共有機能で家族や仕事仲間との予定共有を容易にし、リアルタイム通知で効率的なスケジュール管理を実現します。
シンプルな操作性も魅力ですが、色分けやチェックリスト機能でカスタマイズ性も高いです。RPA連携による業務効率化も支援します。
| 機能 | ・スケジュール管理・共有 ・複数のカレンダーの保持 ・予定ごとにメッセージ・写真の投稿 ・ファイルアップロード（プレミアム版） ・予定の並べ替え（プレミアム版） ・予定のバーチカル表示（プレミアム版） |
|---|---|
| 料金プラン | 基本無料（プレミアム版は月額300円、年額3,000円） |
| 無料トライアル | 可能 |
| 連携可能なサービス | なし |
個人のみのスケジュールであれば、通常のカレンダーを使用すればこと足りるが、二人以上で共有する場合は、TimeTreeを使うことで見落としや忘れてたことを防げる。カレンダーも見やすい。
公式サイト：https://office.cybozu.co.jp/
サイボウズ Officeのスケジュール管理は、チーム全体の予定共有、施設予約、進捗可視化で情報共有を円滑にします。
コメント機能による連携やリマインダーで、コミュニケーションを活性化させることが可能です。組織に合わせた柔軟な設定や他機能との連携も魅力です。長年の実績とサポート体制も安心感につながります。
| 機能 | ・スケジュール管理・共有 ・掲示板 ・ファイル管理 ・メッセージ、メール ・申請・決済用ワークフロー ・報告書作成・共有 ・アドレス帳管理 ・電話メモ ・プロジェクト管理 ・ToDoリスト作成・共有 ・タイムカード機能 など |
|---|---|
| 料金プラン | 月額600円～（クラウド版スタンダードコース、1ユーザー当たり、初期費用無料） |
| 無料トライアル | 可能 |
| 連携可能なサービス | なし |
公式サイト：https://asana.com/ja
Asanaのスケジュール管理は、タスクに紐づく期日管理とガントチャートで進捗を可視化。ポートフォリオ機能で複数プロジェクトを一元管理します。
リスト、ボードなど多様な表示、カスタムフィールド、ルール機能で柔軟なプロジェクト管理に対応。SlackやGoogle Workspaceとの連携、洗練されたUIとリアルタイム同期も魅力です。
| 機能 |
・タスク設定 |
|---|---|
| 料金プラン | 月額無料（個人または10人までのチームの場合） |
| 無料トライアル | 可能 |
| 連携可能なサービス |
・Microsoft Teams |
現在口コミはありません。
公式サイト：https://kurojica.com/schedule/
クロジカスケジュール管理は、勤怠管理と連携し、休暇申請などを自動反映、労働時間を考慮した管理で効率化とコンプライアンス向上につながるスケジュール管理システムです。
シンプルで直感的な操作性、モバイル対応もしています。
中小企業向けに手頃な価格と必要な機能に絞った設計が期待され、企業ごとのニーズに合わせた柔軟なカスタマイズも可能にするかもしれません。
| 機能 | ・スケジュール管理 ・日程調整 ・チャット ・タイムカード ・ワークフロー ・出欠確認 ・公開先指定 ・タイムライン など |
|---|---|
| 料金プラン | 月額0円～（フリープラン） |
| 無料トライアル | 可能 |
| 連携可能なサービス | ・Macカレンダー ・Googleカレンダー ・Outlookカレンダー ・TimeTree ・Slack ・MoneyForwardクラウド給与 など |
公式サイト：https://www.spirinc.com/
Spirは、空き時間URL発行で日程調整を効率化し、メールのやり取りを大幅削減できるスケジュール管理システムです。
ZoomなどのWeb会議ツールやカレンダー、Slackとの連携もスムーズで、調整相手も簡単操作で、直感的なUIとモバイル対応で快適なユーザー体験を提供できます。
| 機能 | ・空き時間共有 ・候補日時を選んで提案 ・候補日時への投票 ・ダブルブッキング防止 ・カレンダーに自動反映 ・ビデオ会議URL自動発行 ・確定後フォローの自動化 など |
|---|---|
| 料金プラン | 月額1,500円～（利用人数一人当たり） |
| 無料トライアル | 可能 |
| 連携可能なサービス | ・Zoom ・Google Meet ・Microsoft Teams ・Outlook ・Googleカレンダー ・Slack ・Salesforce ・Googleドライブ ・Hubspot など |
公式サイト：https://teamoncloud.com/ja/
TeamOnのスケジュール管理は、チャット連携で日程調整やイベント通知をスムーズにし、ファイル共有との連携で情報アクセスがしやすくなります。
チャットに近いUIで操作は直感的。モバイルアプリで場所を選ばず利用でき、柔軟な働き方を支援します。
| 機能 | ・スケジュール機能 ・タスク機能 ・グループチャット ・ファイル共有 ・掲示板 ・個人設定・管理者 ・利用制限 ・アンケート集計 ・Voiceメッセージ など |
|---|---|
| 料金プラン | 月額980円から（ビジネス5プランの場合） |
| 無料トライアル | 可能 |
| 連携可能なサービス | ・Googleカレンダー |
現在口コミはありません。
公式サイト：https://backlog.com/ja/
Backlogは、課題・期日・マイルストーンを視覚的に管理し、ガントチャートでスケジュールの全体像を把握できます。
課題ステータスや担当者負荷を可視化し、チーム共有を促進します。Git連携で開発進捗と連動、コメントや通知機能でコミュニケーションも円滑に。
カスタムフィールドや多様な開発スタイル対応も魅力です。
| 機能 | ・ガントチャート ・カンバンボード ・ファイル共有 ・Wiki ・バーンダウンチャート ・Git ・親子課題 ・コメント機能 ・お知らせ機能 など |
|---|---|
| 料金プラン | 月額2,970円～（スタータープランの場合） |
| 無料トライアル | 可能 |
| 連携可能なサービス | ・Typetalk ・Cacoo ・Slack ・Chatwork ・Googleチャット ・Dropbox など |
スケジュール管理ツールとは、個人の予定からチーム全体のプロジェクトまで、あらゆるスケジュールを一元管理できるツールです。
たとえば、複数メンバーが関わるプロジェクトにおいて、各担当者のタスクや進捗状況をリアルタイムで把握できるため、遅延やボトルネックの早期発見、迅速な対応が可能です。
また、会議室の予約や設備の管理などもツール上で一括しておこなえるため、手作業による煩雑な調整をおこなわずに済みます。
外出先からでもスマートフォンやタブレットでスケジュールを確認・更新できるため、場所を選ばずに常に最新の情報に基づいて行動できます。
スケジュール管理ツールは、時間と場所にとらわれない柔軟な働き方をサポートし、ビジネスの効率化と生産性向上に大きく貢献してくれるツールです。
スケジュール管理ツールを導入するメリットは次のとおりです。
スケジュール管理ツールを導入すれば、従業員の稼働状況を可視化し、稼働促進につなげられます。
各従業員のスケジュールをリアルタイムで把握できるからです。
たとえば、営業担当者の訪問予定や会議の予定などを一目で確認できるため、マネージャーは部下の活動状況を的確に把握し、適切な指示を出したり、サポートしたりできます。
従業員自身も自分のスケジュールを意識すれば、時間管理能力が向上し、より効率的な働き方を意識できます。
ツールの分析機能を使えば、特定の業務に費やされている時間を把握し、業務改善のヒントを見つけることも可能です。
スケジュール管理ツールは、従業員の稼働状況の把握に加えて、各従業員の生産性向上にも貢献します。
スケジュール管理ツールは、さまざまな機能との連携によって業務効率化を実現できます。
たとえば、顧客管理ツール（CRM）と連携すれば、顧客との商談予定を自動的にスケジュールに反映でき、営業担当者は顧客情報を参照しながら、スムーズに商談を進められます。
タスク管理ツールと連携すれば、会議での決定事項をタスクとして登録し、担当者のスケジュールへの自動追加が可能です。タスクの漏れを防ぎ、進捗状況を可視化できます。
経費精算ツールと紐づけることで、出張や会議にかかった費用をスケジュールから自動計算できるため、経費申請の効率化が可能です。
スケジュール管理ツールは、他社ツールとの連携によって、さまざまな業務プロセスを自動化し、従業員の負担を軽減できます。
スケジュール管理ツールの導入によって、部署内の情報共有がスムーズになり、チームワークが向上します。
メンバー全員のスケジュールを可視化できるからです。
スケジュール管理ツールを活用すれば、誰がいつ、どのような業務に取り組んでいるのかをリアルタイムで把握できるため、メンバー間の連携がスムーズになり、助け合いや協力体制が強化されます。
会議や打ち合わせの日程調整も簡単におこなえるほか、参加者の空き時間をツール上で確認し、最適な日時を効率的に決定できます。
プロジェクトの進捗状況を共有すれば、メンバー全員が同じ目標に向かって進んでいることを意識でき、モチベーションの向上によって、より高い成果を上げることも可能です。
スケジュール管理ツールは、部署内のコミュニケーションを促進し、チーム全体のパフォーマンスを向上させるための強力なツールと言えます。
スケジュール管理ツールは、パソコンやスマートフォンなど、さまざまなデバイスからアクセス可能です。
オフィスではパソコンで詳細なスケジュール管理を行い、外出先ではスマートフォンで予定を確認したり、変更したりできます。場所や時間にとらわれず、最新の情報を把握し、柔軟に対応できます。
移動中にスマートフォンから会議に参加したり、資料を共有したりも可能です。移動時間を有効活用して、業務を効率化できます。災害時や緊急時にはスマートフォンからメンバーの安否確認や、指示出しも可能です。
スケジュール管理ツールは、ビジネスの継続性を確保するための重要なツールとして活用できます。
スケジュール管理ツールを導入すれば、スケジュールやタスクの変更にも臨機応変に対応できます。
顧客からの急な依頼が入った場合でも、空いている時間の確認や、迅速なスケジュール調整が可能です。会議中に新たなタスクが発生した場合でも、その場でタスクを登録し、担当者に割り当てられます。
タスクの優先順位の変更や、締め切り日の調整も簡単にできるため、状況に合わせた最適なタスク管理が可能です。
スケジュール管理ツールは、変化に対応しながら、常に最適な行動をサポートできます。
スケジュール管理ツールの選び方は次のとおりです。
スケジュール管理ツールを選ぶうえで重要なのは、自社の目的を明確にすることです。
ツールのタイプによって得意とする領域は異なるためです。
たとえば、個人のタスク管理を効率化したいのであれば、シンプルで使いやすいタスク管理機能に特化したツールがおすすめです。
一方、チーム全体のスケジュール共有やプロジェクト管理を行いたいなら、グループウェア型のツールが適しています。
営業部門であれば、顧客管理ツール（CRM）と連携できるSFA（営業支援ツール）型のツール導入が有効です。
自社の目的を明確にすれば、最適なツールを選択でき、導入効果を最大化できます。
スケジュール管理ツールの導入を検討する際は、自社の課題やニーズを洗い出し、その解決に最適なタイプを見極めることが重要です。
スケジュール管理ツールを選ぶ際には、必要な機能が揃っているかを確認しましょう。
機能が不足していると、導入しても業務効率化が実現しない可能性があるためです。
チームでスケジュールを共有したい場合は、共有カレンダー機能や会議招集機能が必須です。プロジェクトの進捗管理を行いたい場合は、ガントチャート機能やタスク管理機能があると便利です。外出先からでも利用したい場合は、スマートフォンアプリに対応している必要があります。
自社のニーズに合わせて必要な機能を洗い出し、それらの機能が搭載されたツールを選ぶことで、導入効果は大きくできます。
スケジュール管理ツールを選ぶ際は、無料トライアルなどを活用して、実際に操作感を確かめながら、必要な機能が揃っているかを確認するのがおすすめです。
スケジュール管理ツールは、見やすく使いやすいツールを選びましょう。
高機能なツールでも、使いにくければ従業員が活用できず、導入効果が得られないためです。
特に、カレンダーの見やすさや操作の直感性、情報の検索性が重要です。また、色分けやアイコンを活用した予定の種類や重要度の視覚的な区別ができれば、操作性が高まります。
ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に予定を移動・変更できるといった、直感的な操作が可能なら、ストレスなく利用できます。キーワード検索や絞り込み機能が充実したツールなら、必要な情報を迅速に発見可能です。
見やすく使いやすいツールを選ぶことで、従業員の定着率を高め、大きな導入効果を得られます。
スケジュール管理ツールを選ぶ際、予算は重要な検討要素です。
高機能なツールほど高価になる傾向があり、予算をオーバーしてしまう恐れがあるためです。
クラウド型のツールなら、月額料金や年額料金が発生します。オンプレミス型のツールであれば、初期費用やサーバー費用などが必要です。また、ユーザー数が増えるほど料金が高くなるツールも存在します。
そのため、自社の予算に適したツールを選ばなければなりません。
ツールに使える年間予算を明確にし、その範囲内で導入できるツールのうち、必要な機能を備えたコストパフォーマンスの高いツールを選ぶことが大切です。
スケジュール管理ツールを選ぶ場合、トライアル期間の有無は重要な判断材料です。
実際に使ってみないと、自社の業務に合うかどうか判断できないためです。
操作性や機能、サポート体制などの要素は、トライアルを利用すれで、導入前に十分に確認できます。また、トライアル期間中に従業員からフィードバックを集めることで、より自社に合ったツールを選択できます。
トライアル期間中に発生した疑問点や不明点を、ベンダーに問い合わせれば、導入後のサポート体制を確認可能です。
トライアル期間を有効活用すれば、導入後のミスマッチを防ぎ、スムーズな導入を実現できます。
スケジュール管理ツールは、他社ツールとの連携機能があるツールを選ぶのがおすすめです。
連携によって業務効率が飛躍的に向上する可能性があるためです。
顧客管理ツール（CRM）と連携すれば、顧客との予定を自動的にスケジュールに反映させられます。タスク管理ツールと連携すれば、会議で決定したタスクをスケジュールに紐付けて管理可能です。会計ツールと連携すれば、経費精算をスムーズにおこなえます。
他社のツールと連携できれば、データの二重入力の防止や業務プロセスの自動化によって、効率的な働き方を実現できます。
スケジュール管理ツールは、自社で利用している他社のツールと連携できるか確認し、連携によるメリットを最大限に活用できるツールを選びましょう。
スケジュール管理ツールを選ぶ場合は、カスタマイズ性も確認しましょう。
全ての企業が同じようにスケジュール管理を行っているわけではありません。業種や規模、業務内容によって、必要な機能や表示形式は異なります。
カスタマイズ性の高いツールなら、自社のニーズに合わせて、柔軟に機能を追加したり、表示形式を変更したりできます。独自のワークフローに合わせたツールの最適化も可能です。
このようなツールなら、従業員の満足度を高め、ツールの定着率を向上させられます。
カスタマイズの自由度を確認し、将来的な拡張性も考慮して、長期的に利用できるツールを選びましょう。
スケジュール管理ツールの導入を成功させるための手順は次のとおりです。
スケジュール管理ツール導入の第一歩は、自社の課題とツール導入の目的を明確にすることです。
課題が不明確なままツールを導入しても、期待した効果が得られない可能性が高いためです。
たとえば「従業員のスケジュール管理が煩雑で、ダブルブッキングが発生しやすい」といった課題があるなら、「スケジュール共有機能や重複防止機能を備えたツールを導入し、ダブルブッキングをなくす」いった目的を設定しましょう。
自社の課題と導入目的が明確になったら、次はツールに求める要件を具体的に定義する段階です。
要件定義が曖昧では、導入後に「必要な機能がなかった」「使い勝手が悪かった」といった問題が発生する恐れがあります。
たとえば、チームでスケジュールを共有したい場合は、共有カレンダー機能やアクセス権限設定機能、編集履歴管理機能などの要件を定義します。
外出先で利用したい場合は、スマートフォンアプリ対応、オフライン利用機能、セキュリティ対策などの要件定義が必要です。
既存のツールと連携したい場合は、API連携機能やデータ移行機能といった要件を定義します。
ツールに求める要件を定義したら、導入候補のツールをピックアップします。
SaaSやDXツールのレビューサイトを活用したり、展示会やセミナーに参加したりして、効率的に情報を集めましょう。
また、同業他社の導入事例を参考にしたり、コンサルタントに相談したりするのも有効な手段です。
ピックアップする際には、定義した要件をもとに、機能や使いやすさ、費用、サポート体制などを比較検討しましょう。
実際にスケジュールを登録したり、チームで共有したり、スマートフォンアプリを使ったりすれば、さまざまな角度からツールを評価できます。
また、トライアル期間中にサポートセンターに問い合わせて、対応の早さや質を確かめることも重要です。
トライアル期間中は、積極的にツールを活用し、課題や改善点を見つけるように心がけましょう。無料トライアルの有効活用によって、導入後のミスマッチを防ぎながら、自社に適したツールを選択できます。
無料トライアルで最適なツールを選定したら、本格的にツールを導入して運用を開始します。
導入前に従業員への説明会を実施したり、操作マニュアルを作成したりして、スムーズな移行を促しましょう。また、導入後は定期的な研修会の開催や、ヘルプデスクの設置によって、従業員の疑問や不安の解消に努めます。
導入初期はツール管理者を選任し、トラブルシューティングや問い合わせ対応をおこなう体制を整えることも重要です。
導入・運用プロセスを丁寧に設計すれば、ツールの定着率を高め、導入効果を大きくできます。
スケジュール管理ツールを導入・運用したあとは、効果測定と改善を継続的におこなうことが重要です。
導入したツールの効果を定期的に確認し、必要に応じて改善策を講じる必要があるためです。
導入前後の業務時間の比較や、従業員へのアンケートを実施して、定量的な効果を測定しましょう。また、ツールの使用状況の分析や、従業員からのフィードバックの収集によって、定性的な効果も把握できます。
効果測定の結果にもとづき、ツールの運用方法を見直したり、追加機能の導入を検討したり、ベンダーに改善要望を伝えたりするなど、継続的な改善活動を行いましょう。
効果測定と改善を繰り返すことで、スケジュール管理ツールの効果を最大限に引き出し、企業の生産性向上に貢献できます。
スケジュール管理ツールを導入すれば、組織や部署のスケジュールやタスクを一元的に管理・共有できます。また、他社のツールとの紐づけによって業務を効率化したり、従業員の稼働を促したりできるなど、さまざまな活用方法があります。
ただし、どのようなツールでもよいわけではなく、自社の課題や目的に適し、必要な機能が揃ったツールを導入しなければなりません。
本記事を参考に、自社のニーズに合ったスケジュール管理ツールを導入しましょう。
