令和5年10月1日に開始したインボイス制度にともない、取引記録を管理する経理部門では、いくつかの業務にて変更点があります。
また、業種や取引内容によってインボイス（適確請求書）の記載事項が異なるケースや、帳簿の保存のみで仕入額控除が可能なケースなど、細かなルールの違いも存在します。
そのため、経理業務に関する変更点や確認すべきポイントをきちんと理解しておくことが大切です。
本記事では、インボイス制度にともなう経理業務の変更点をはじめ、インボイス対応時の注意点や効率化のポイントを解説します。
インボイス制度とは、複数税率に対応した消費税の仕入額控除の方式です。
売手は買手に対して正しい適用税率や消費税額などを伝える書類として、インボイスを発行しなければなりません。
一方買手は、仕入れ額控除の適用を受けるためにインボイスの保存が必要です。なお、インボイスを発行できるのは課税事業者のみで、別途登録申請の手続きが必要です。
インボイス制度の目的は、複数税率に対応するためです。
令和元年10月から消費税の引き上げとともに軽減税率が実施され、8％と10％の消費税率が混在する状態となりました。
インボイス制度によって税率と税額が明示され、複数税率を正確に把握できるようになりました。
またインボイス制度は、益税を解消する目的も兼ねています。益税とは、消費税の納付が免除されたときに発生する事業の利益です。
課税売上高が1,000万以下であれば免税事業者となり、納税義務は免除される仕組みですが、インボイス制度が始まり免税事業者はインボイスを発行できなくなりました。
そうすると、新規・既存の取引数が減少したり廃業したりするリスクが懸念されるため、課税事業者として登録する事業者が増えました。
結果として益税がなくなり、正しく納付される仕組みへとつながっています。
売上先の多くが課税事業者の場合、仕入額控除を受けられず税負担が増える可能性を考慮して、取引の見直しや解消を求められる可能性があります。
そのため、取引継続に向けてインボイス発行事業者に登録する必要が出てくるでしょう。
一方で免税事業者が多い場合は、インボイス発行や保存が不要となるため、インボイス発行事業者として登録しなくても問題ありません。
また、インボイス発行事業者の登録後も、買手・売手側それぞれの立場で準備すべき項目が異なります。
買手としては、まずインボイス保存自体の必要性を確認しましょう。
たとえば、課税事業者への登録後、消費税額を2割とする軽減措置が適用されるなら、該当期間分のインボイス保存は不要です。また、出張旅費や通勤手当など、一定事項が書かれた帳簿の保存のみで仕入額控除が受けられる取引もあります。
自社や仕入先のインボイス登録状況や取引内容を改めて確認し、インボイスの保存や管理方法、帳簿への記載方法や仕入税額の計算方法などもあわせて検討しましょう。
一方売手としては、まず各取引で交付している書類のうち、インボイス対応が必要なものを確認します。書類の様式や交付方法を見直やインボイスの写しを保存する方法や売上税額の計算方法の確認などを対応して、インボイス制度への準備を整えましょう。
これまで免税事業者だった場合は、納税義務が発生するため商品やサービスの価格を見直す必要性があるのかも考えましょう。
免税事業者と取引する際、令和11年までは以下のとおり、経過措置が設けられています。
買手側は一定割合で仕入額控除を受けられるため、売手側は課税事業者になってインボイスを発行するのか、免税事業者のままにするのかを該当期間中に検討できます。
インボイス制度によって、以下4つの経理業務が変更となります。
これまでは、1年間の総売上に対する消費税を算出して税額を決定する「割り戻し計算」が採用されていました。
しかし、インボイス制度にともない、請求書に記載された消費税額を都度足して算出する「積み上げ計算」も可能となりました。
原則として、売上における消費税は割り戻し計算、仕入れは積み上げ方式を採用するよう定められていますが、自社の状況に合わせて変更も可能です。
ただし、売上に対する消費税を積み上げ計算にした場合、仕入れも積み上げ計算を選択しなければなりません。消費税額の合計が少なくなる方を選びましょう。
これまでは請求書の商品ごとに消費税額を計算し、端数処理をする行為が認められていました。
しかし、インボイス制度にともない、インボイス1枚ごとに各税率で消費税額を計算し、1回の端数処理をするルールへと変更されました。
そのため受領・発行するインボイスの端数処理方法が正しくおこなわれているかチェックが必要です。
インボイス制度にともない、請求書や領収書などの記載事項は、登録番号・適用税率・各税率で区分した消費税額等の3つを追加した以下の項目となりました。
また小売業や飲食店業など不特定多数の人に対する事業の場合は、記載事項が少ない簡易インボイスの発行も可能です。具体的な記載項目は以下のとおりです。
インボイス制度では、買手として仕入税額控除の適用を受けるとき、原則としてインボイスと帳簿の保存が必要です。
ただし、インボイスの交付・受領が難しい以下の取引では、一定事項を記載した帳簿の保存のみで対応可能なケースもあります。
自社の取引内容ではインボイス・帳簿それぞれ保存が必要なのか把握しておきましょう。
また売手としても、交付したインボイスの写しを保存しなければなりません。保存期間は、交付日の属する課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日から７年間と定められています。
長期・継続保管が必要となるため、データの保管方法や場所の見直しが大切です。とくに電子データとして保管する際は、システムの容量や安全性を考慮したうえで検討しましょう。
インボイス制度に対応するため、経理担当者は以下4つのポイントを確認しましょう。
先述したとおり、仕入額控除の適用を受けるには仕入先が発行するインボイスや簡易インボイスの保存が必要です。
今後も継続する取引において、消費税の端数処理や記載事項などがインボイスに対応しているのか、書類の内容をきちんと確認しましょう。また自社・取引先それぞれが発行する書類のうち、インボイスとして利用可能なのはどれか、認識をすり合わせるのも大切です。
消費税の計算および端数処理の方法が、新制度に対応しているのかも重要なポイントです。インボイス制度にともない商品ごとの税込金額が記載されなくなるだけでなく、適用措置の有無によって税区分が増え、その分会計処理も複雑化します。領収書やレシートなどの表記に誤りがないか確認しましょう。
もし会計システムを利用している場合は、税区分や計算方法に細かく対応できているのかを見直しましょう。
記載事項が簡略化されていても、インボイスとして利用可能なので覚えておきましょう。
インボイス制度では、1枚の書類ですべての記載事項を満たす必要はありません。たとえば請求書と納品書をセットで受領したとき、2枚分の記載事項を合わせてインボイスとして利用可能です。
このとき、取引年月日は一定期間分をまとめて記載できます。また取引内容は、納品書番号と関連付けていれば簡略化も可能です。
インボイス制度にともない複雑化する経理業務ですが、以下3つの方法を取り入れれば効率化が期待できます。
インボイスは、書面ではなく電子データでも作成・保管が可能です。
電子インボイスを導入すれば、会計処理や保管にかかる手間や労力などのコスト削減に加え、ミスや不正の防止および取引の透明化にもつながります。
ただし、一度データが消えると復元できないケースがあるため、容量やシステムの安全性も考慮しましょう。
電子インボイスの記載事項は書面と同様です。
また交付方法は、インターネット上サイトや記録用媒体をはじめ、受発注に使用しているオンラインシステムを介した連絡や電子メール送信などがあります。
インボイス制度に対応した、会計ソフト・受発注ソフト・決算ソフト、PCやハードウェアなどを導入すれば、IT導入補助金を受け取れます。
そのため、コストをおさえながらインボイス対応業務を効率化できるでしょう。
たとえば、会計ソフトではインボイスの作成や発行、税率区分に応じた計算・管理の切り替えが可能です。
また、電子帳簿保存法によって、電子インボイスを提供・受領した場合は以下4つのうちいずれかの方法で保存が義務づけられています。
すべてを手動で対応するのは難しいため、インボイス制度・電子帳簿保存法の両方に対応可能なシステムを選ぶのがおすすめです。
■いずれかの措置をおこなう
・タイムスタンプが付された後にインボイスの受け渡しをおこなう
・受け渡し後、速やかにタイムスタンプを付す
・データの訂正や削除の記録が残る、または訂正や削除ができないクラウドシステムなどを使用する
・訂正や削除防止に関する事務処理規程を定める
■システム概要書などを備え付ける
■操作説明書を備え付ける、またはディスプレイおよび紙への出力性を確保する
■検索機能を確保する
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で「ロボットによる自動化」を意味します。
システムやWebサイトからのデータ自動取得や転記、データにもとづくレポート作成など、作業手順を指示すると自動で作業を進めてくれます。
インボイス制度でRPAを導入すれば、電子インボイスの自動ダウンロードや保存、インボイス発行事業者登録の自動調査などが可能です。一部の業務を自動化すれば、人的リソースを効率よく活用・管理できます。
ただし、導入費用がかかるうえ、RPAを操作できる社員が限られるとかえって効率化が難しくなる可能性もあるため注意しましょう。
今回はインボイス制度による経理業務の変更点をはじめ、インボイス対応時の注意点や効率化のポイントを解説しました。
インボイス制度にともない、消費税の計算方法や請求書の記載項目など、経理業務における様々な変更点があります。ミスや漏れなく適切に対応するには、交付・受領する請求書の内容や計算方法がインボイスに対応しているのか、取引業者はインボイス発行が可能なのかをチェックします。
また、記載事項が少なくてもインボイスとして認められるケースや、そもそも帳簿の保存のみで対応可能なケースもあるため、細かなルールの違いを理解しておきましょう。
なおインボイス制度によって経理業務は少なからず複雑化するため、効率化に向けて電子インボイスの実施、対応ソフトやRPAの導入なども検討してみると良いでしょう。
