ほとんどの会社にある総務は、会社内のあらゆるものを管理するのが仕事です。
社内イベントや株主総会の実施、備品管理など、その仕事は多岐にわたります。
周囲の環境に目を向け管理する非常に重要なポジションですが、特別な専門性があるわけでもなく成果もわかりにくいため、なかなか注目されません。
しかし近年では、今までのように与えられた業務を黙々とこなす受け身の総務から、自ら社内の環境改善のために動く「戦略総務」が注目されています。
本記事では、戦略総務についての概要やメリット、取り組み事例を紹介します。
戦略総務とは、自社が抱える問題の提起・改善に向けて積極的に働きかける「攻めの総務」です。
業務効率化や職場環境の改善を提案し、継続的に企業成長を支援します。
従来の総務業務を維持しつつ能動的に活動し、現代に合った体制へと会社の体質を改善する重要な役割を持っています。
会社の規模や業種によって業務内容は異なりますが、これまでの総務は、庶務や郵便物の対応、社内インフラの整備、勤怠管理、会議運営など、さまざまな業務を担ってきました。
戦略総務は従来の業務に加えて、会社の課題を解決するために、仕組みを改善していくことを重視するものです。
近年、戦略総務のアウトソーシングも増えており、会社の運営はますます多様化しています。
今後は、限られた人材を有効に活用するために、戦略総務の役割が重要になるでしょう。
社員がストレスなく働けるよう、会社は働き方改革が求められています。
そして、長く生き残れる持続可能な組織づくりには、優秀な人材の確保が必要不可欠です。
快適な職場環境は、業務の効率化やモチベーションアップにつながり、人材が長く働いてくれるでしょう。
業務については、会社の体質を改善し従来の単純作業を効率化させながら発展させていく取り組みも重要です。
これを実現させるために、戦略法務が求められています。
また、会社の発展には直接的な利益を出す営業だけではなく、戦略総務のように間接的に利益へとつながる部門の働きも大切です。
人材不足や働き方改革などの要因から、少数精鋭でいかに利益を出すかを会社内部の状況を考慮して、検討する必要があります。
戦略総務という部門は、具体的にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。
ここでは、「社内の風通しが良くなる」「従業員の働く意欲向上につながる」「会社の生産性向上が見込める」の3つを解説します。
さまざまな部門の仲介役である戦略総務を置くことで、社内のコミュニケーションが円滑になります。
その結果、社員同士の風通しが良くなり、すべての社員が自分の意見や考えを積極的に発言できるため、会社全体が活性化するのです。
社員同士の信頼関係が築けていれば、業務上の問題を解決しやすくなったり、社員が孤独感や疎外感を抱きにくくなったりするので、離職率の低下にもつながります。
このような従業員間の良好な関係性は、組織のパフォーマンスを大きく向上させます。
戦略総務では、社内の業務や必要なリソースを意識しながら、先回りして労働環境の整備などを行います。
そうすることで、より一層働きやすい状態にし、従業員の労働意欲増進につながります。特に、福利厚生の充実は労働意欲増進に大きくかかわる領域です。
福利厚生を見直して充実させることで、社員のモチベーションが上がり、それが業績にも影響します。
戦略総務は、人材不足の状況でも力を発揮します。
例えばアウトソーシングや自動化に成功すると、仕事量を減らした上に、コストとして大きい人件費も同時に削減できるかもしれません。
特に、経費精算など幅広い部門が関係する業務に対してアウトソーシングや自動化ができると、社内全体の生産性を上げられるでしょう。
戦略総務を実現するには、実際に戦略的な業務を行わなければなりません。
ここからは、戦略総務を実現する5つのポイントを解説します。
まずは、社内外の人と積極的にコミュニケーションをとりましょう。
社内であれば経営陣や各部門、現場などと話し、社外であればステークホルダーと話します。
これらの間にはギャップが生まれやすく、会社が大規模であるほどその傾向が強くなります。
特に社内では、方向性や考え方の違いが生じれば「現場のことを何もわかっていない」「社員は会社のことをわかっていない」など、不満の声が出るでしょう。
とくに新体制・ツール導入の検討には、社内での意見交換ならびに理解が不可欠です。
組織全体の統一感や一体感を保つために、相互の情報を共有しコミュニケーションをとりやすくする橋渡しを担わなければなりません。
情報収集をして課題を発見し、自社の状況を常に客観視してコミュニケーションをとりましょう。
さまざまな業務や部門とのつながりを持つ総務だからこそ、見える課題があるはずです。
会社内部だけではなく、他社が行う取り組みなど、良いものは外部からも取り入れるよう働きかけます。
総務ならではの情報網を活用して社内環境の現状分析を行い、解決したい課題を洗い出しましょう。
すべての業務には優先順位があり、それを明確にすることで、効率化や生産性の向上が図れます。
業務は大きく「自分でなければできない仕事」と「ほかの人でも対応できる仕事」の2つに分けられます。
それぞれの部門のタスクを把握し、全体的な視点で優先順位をつけましょう。
タスク一つひとつの重要度を比較することで、より優先的に取り組むべき業務がわかります。
具体的には、業務の難易度や遂行する時間、ルーティン化された固定業務なのか突発的なものなのかなど分別します。
あらかじめ業務を細分化しておくと、業務手順・業務内容・業務タイプが可視化され、より効率的に作業できるようになるのです。
戦略総務は、会社全体の利益に貢献するために、さまざまな施策を実行します。
そのためには、取り組みの目的や目標を明確にし、社内で共有することが大切です。
次に積極的に提案と実践を行い、成果を上げていきます。
取り組みがどのような結果につながったのか、改善点はないのかなど、目に見える形で変化を示しましょう。
これを繰り返すことで、成果や貢献度がわかりやすくなり、次の行動へとつなげられるでしょう。
業務範囲の広さから、どこまでが総務の仕事範囲なのか議論されることがあります。
戦略総務においては、仕事の範囲ではなく担当者自身のとらえ方が重要です。
「何でもできる」というポジティブさを意識した行動が求められています。
社内だけで改善が難しい場合は、ツールやBPOを利用しましょう。
定期的に行う情報セキュリティ教育やコンプライアンス研修などは、ツールやBPOを導入しやすい領域です。
総務部門が複数ある企業では、定期的に業務を委託し、会社全体で総務業務のサービス内容や品質を統一できた例もあり、部門内のより重要な業務に注力できるようになっています。
効率的な業務サイクルを行うためにも、外部サービスの導入は効果的です。
労働時間の削減や属人化の解消などが見込まれるため、戦略総務が部署内の中核に近い立ち位置で業務を把握し、ツールやBPO導入を検討しましょう。
戦略総務は社内環境を改善すべく、主体的に行動することが重要です。
業務の効率化や美化活動など、業務は多岐にわたります。
定着した良くない体制を改善するため、積極的に物事を進めなければなりません。
ここでは、具体的な総務戦略の取り組み事例を9つ紹介します。
総務が備品管理を行っている会社は多いでしょう。
会社の規模や物によっては、多大なコストがかかります。
現在使用している物の代替品を探すなど積極的に備品管理を行えると、かなりのコストを抑えられるかもしれません。
そのほか、社内で必要な備品と不必要な備品についてのアンケートをとり、現場の意見を取り入れるのも有効です。
社内全体の備品を総務だけで把握するのは困難なので、ほかの社員に協力を求める手段もあります。
日々の業務を円滑に進めるには、社内で共通のマニュアルを作成して管理することが重要です。
例えば、新入社員に対する対応が部門ごとに異なると、新入社員は戸惑い、不信感を抱いてしまいます。
そこで、戦略総務が会社全体で使用する共通マニュアルを作成すると、社員一人ひとりが容易にマニュアルを把握できます。
共通の認識を持つことで、業務がスムーズになり、新入社員や部署移動した人に対しても手間取りません。
また、チャットボットを導入している会社もあります。
社内の質問に対しての回答をAIに教えていれば、その場で自動的に返信してくれるため、非常に効率的です。
社員が多いほど、総務の仕事量は増加します。そのようなときは、社内向けのツールを使用しましょう。
総務が担っていた業務をツールで実施し管理できると、人員コスト削減にもつながるかもしれません。
社員同士が直接連絡を取り合えるチャットアプリや、経費のデータを一括管理できるアプリなど、さまざまなツールがあります。
そのほか、物品管理のツールを使用している会社もあります。
規模が大きいほど物品の数も増えるので、物品が不足しないよう常に維持するのは困難です。
ツールを導入できれば、必要な在庫数や発注タイミングを正確に管理できるようになるので、過不足が起こらなくなり誤発注のリスクも防げます。
これらのツールは非常に便利ですが、人件費と導入コスト、人材の採用コスト、退職リスクなどを比較したうえで導入しましょう。
導入後、思ったように機能しないなど不利益にならないよう、導入前の十分な検討が必要不可欠です。
近年はBPOも充実しており、必ず自社で行わなければならない業務が減らせるようになりました。
課題解決の手段として外部サービスをうまく活用できると、ほかの業務品質が大幅に改善できるでしょう。
さらに、人件費と比較してもBPOの方が安く済む可能性もあり、その場合は人材育成の労力におけるコスト削減にもつながります。
打ち合わせスペースが限られていると、打ち合わせ場所を確保するのが難しくなり、話し合いの機会が減ります。
意思疎通の機会が減ると、場合によってはトラブルに発展するかもしれません。
ほとんどの仕事は、人同士が連携して業務を遂行します。
そのため、普段からコミュニケーションが円滑であれば、業務の進行もスムーズになります。
必ず大きなスペースを確保する必要はありません。
パーテーションなどで仕切り、小さな椅子と机を用意するだけでも十分です。
小さな話をできる環境が、社員同士のコミュニケーションでは重要です。
戦略総務が率先して、このような空間づくりを行いましょう。
会社のゴミ処理は、総務が行いがちですが、各部門がゴミの分別をしないと、ゴミ収集のマナーが乱れます。
そうなると、最終的にまとめる総務に処理の負担がかかってしまいます。
戦略総務の一環で、ゴミ処理を徹底している会社もあります。
やり方としては、まず総務部内のゴミ処理ルールを確立し、徹底することです。
また、率先してゴミ処理を行うことで、他部門を巻き込み、会社全体で積極的に行うようになった事例もあります。
そのほか、共用の設備などを清潔に保っていると、他部門の社員もゴミ処理や掃除を行うようになります。
単純にゴミ処理についてのルールを押し付けるだけでは、やらされているという義務感から重荷になり、定着しない場合もあるでしょう。
戦略総務が進んで実行することで、他部門に関心を抱かせるのも戦略総務としての手法です。
会社ごとに異なる福利厚生ですが、時代や環境の変化とともに、社員の要望は変わります。
そのため随時福利厚生を見直し、快適に仕事をしてもらうために整備が必要です。
福利厚生は、戦略総務の独断で決めてもうまくいきません。なんらかの形で社員から要望を聞き、実際の利用率や満足度をリサーチすることが大切です。
社食メニューや職場の内装、リモートワークの導入などを見直して、追加・改善できる福利厚生を探しましょう。
他部門の大変な部分がわからないと、効果的な話し合いが難しくなります。
社員同士のコミュニケーションが悪化すると、さまざまなトラブルが起こるかもしれません。
それを防ぐために戦略総務の業務として、社内向けメディアの制作を行っている会社もあります。
定期的に更新し、社員のプライベート特集や部署の業務内容紹介をしています。
社内向けメディアによって他部門がしている仕事について理解が深まり、円滑なコミュニケーションへとつながる効果が期待できるでしょう。
忙しい状況では新人教育がおろそかになってしまい、優秀な人材が会社から離れてしまう可能性があります。
そこで、業務を知ってもらうのに有効なのが、新入社員向け勉強会の実施です。
新入社員向け勉強会では、先輩社員が業務のやり方を細かく教えます。
また、失敗に対する対処の仕方などを全社員で共有することで、ミスを減らすことも可能です。
新入社員を育てるためには、ある程度の時間と手間をかけなければなりません。
戦略総務が新入社員向け勉強会を開催し、機会を設けることが大切です。
持続可能な組織を作る方法のひとつとして、戦略総務の配置が挙げられます。
戦略総務は、ただ事務的な業務をこなすだけではなく、社内の環境を改善し会社全体の生産性や効率性を上げなければなりません。
そのためには、他部門や経営陣などとのコミュニケーションを円滑に保ち、さまざまな問題点を自ら発見する必要があります。
社員が何を求めているのか、会社がより良い方向へ向かうには何をしたら良いのかを常に考え積極的に動き、事業の運営を成功へ導きましょう。
