最高総務責任者とは、企業の総務部門を統括する役職のことです。
Chief Administrative Officerの略称で、CAOと呼ばれます。
最高総務責任者は総務部門の業務を効率的かつ戦略的に遂行するために、経営陣と連携しながら指揮を執るポジションです。
しかし、日本ではまだ一般的なポジションではないため、どんな仕事なのかわからない部分も多いでしょう。
本記事では、最高総務責任者の役割や必要なスキル、経験やなる方法などについて解説します。
まずは、最高総務責任者の役割やほかのポジションとの違い、年収などを解説します。
総務部門は、人事や法務、経理や財務など、企業の基盤となる業務を担っています。
最高総務責任者の役割は、総務部門の業務を効率的かつ効果的に遂行し、生産性の向上や働きやすい環境を整備するための方針や戦略を立てることです。
また、企業のビジョンやミッションに沿った、組織風土の醸成や人材育成を推進することも重要な役割です。
最高総務責任者は、企業の内部だけでなく、外部のステークホルダーとの関係も管理します。
それにより、企業の信頼性やブランドイメージを高める役割も果たします。
最高総務責任者と総務部長の違いは、役割や責任範囲です。
最高総務責任者は総務機能全体の統括者であり、経営幹部の一員として戦略的な視点をもちます。
総務部長は総務部という一部門のリーダーであり、実務的な観点から総務部を管理することが業務です。
両者はそれぞれの立場に応じて、企業の総務機能を支える役割を果たします。
CxOとは「Chief x Officer」の略語です。
「x」という役割や業務を担う「Officer：執行役」という意味があり、日本語だと最高○○責任者という意味を持ちます。
たとえば「CEO：最高経営責任者」や「CFO：最高財務責任者」、「COO：最高執行責任者」などのポジションがあります。
CFOを例にとると、CFOは企業の財務部門を統括する経営幹部です。
財務戦略を経営戦略に反映させるとともに、財務部門の業務遂行を監督して経営陣や株主に対して報告します。
投資家や金融機関との交渉や関係構築をおこなうのも、CFOの役割です。
最高総務責任者とCFOの違いは、主に担当する部門の違いによるものです。
CFOが財務面を中心に統括するのに対し、最高総務責任者はそれ以外の人事や法務などを中心に責任を果たします。
経営陣の一員として、企業の経営方針やビジョンに沿った戦略を策定・実行する点は共通しています。
日本の場合、CFOに比べて最高総務責任者を置かれているケースが少なく、最高総務責任者の業務範囲をCFOがカバーしているケースが多いです。
最高総務責任者は日本ではあまり見かけないポジションなので、年収を示す統計データなどはありませんが、年収レンジは幅広いことが想定されます。
総務部門は、人事や経理、法務などの幅広い業務を扱うため、それに応じて最高総務責任者の業務内容も多様だからです。
参考になるものとして、業務範囲が重なるCFOの年収があります。
CFOの年収は、中小企業で1,500万～2,500万円、大企業で2,500万～6,000万円が目安です。
※参考：ロバート・ウォルターズ・ジャパン|給与調査2020日本 p.35
最高総務責任者の業務範囲やCFOもいるかどうかは企業ごとに異なるため、上記の年収が必ずしも当てはまるわけではありませんが、2,000万円前後の年収も想定できます。
とくにCFO経験がある方は、即戦力としての期待値も高いため、年収は上がりやすいでしょう。
最高総務責任者の実務経験を積むには、次のような求人に募集することをおすすめします。
日本ではまだ一般的ではない最高総務責任者ですが、近年は徐々に注目され始めてきています。
その背景には、管理部門の重要性が増していることがあります。
管理部門では、働き方改革やコンプライスの強化、人口減少の中での人材獲得や人材育成などが課題です。
これらの課題に対応するためには、管理部門の各機能が連携し、経営層とも密にコミュニケーションを取る必要があります。
そこで最高総務責任者を置くことで管理部門の各機能を統合し、経営層とのパイプ役となって管理部門の価値を高めることが期待されているのです。
最高総務責任者の仕事内容は、会社の経営基盤に関わる重要な業務です。
主なものとして、以下の4つを挙げます。
経営方針や決算報告をおこなう株主総会や取締役会の開催に必要な準備や運営などをとりまとめます。
また、議事録の作成や株式の管理、株主とのコミュニケーションなども担当業務です。
会社法や税法、労働法などに基づいて、保管義務のある書類の管理をおこないます。
たとえば、定款や議事録、決算書、賃金台帳などです。
これらの書類は法的な証拠となるだけでなく、保管義務に違反すると罰則が適用されるおそれがあるため、適切に整理や保管をする必要があります。
内部監査を実施し、会社の業務プロセスやリスク管理に問題がないかをチェックします。
内部監査で問題があれば、改善策を提案して実行します。会社の効率性や信頼性を高めるために重要な業務です。
最高総務責任者は、内部統制の推進にも責任をもちます。
そのため、内部統制に関する方針や基準を策定し、従業員に周知や教育をおこなうことも対応範囲です。
また、内部統制の効果や改善点を評価します。
これらの業務は、会社のコンプライアンスやガバナンスを強化するために重要です。
最高総務責任者になるためには、どのようなスキルや資質があると評価されやすいのでしょうか。
最高総務責任者は、管理部門の各分野の業務内容やプロセスを理解し、効率的に運営することが求められます。
そのため、幅広い業務に関する基本的な知識が必要です。
社内外のステークホルダーとコミュニケーションを取り、調整や交渉をおこなうために折衝スキルも必要です。
たとえば、株主や取引先、行政機関などとの関係を構築し、企業の利益や信頼を守ることが求められます。
相手の立場やニーズを理解しつつ、説得力をもって折衝することが大切です。
最高総務責任者は、管理部門のメンバーを率いるだけでなく、経営陣の一員として企業全体の方向性やビジョンを示すことが求められます。
そのため、目標設定や計画立案、進捗管理などのマネジメントスキルに加えて、部下や同僚に対するリーダーシップも必要です。
経営環境や社会情勢の変化に対応し、迅速かつ適切に対処するための柔軟性や対応力が必要です。
たとえば、新型コロナウイルス感染症の流行時には、在宅勤務やオンライン会議などの新しい働き方を導入したり、感染防止対策や従業員の健康管理の対応が発生していました。
今後、このような不測の事態が発生した場合でも、状況に応じて適切に対処することが求められます。
最高総務責任者は、企業が法令や規則に従って適正に事業活動を行うことを確保する役割を担います。
事業活動に伴うリスクを予測し、回避や軽減することも必要です。
企業が直面する可能性があるリスクは、情報漏洩や粉飾決済、ハラスメントなどの多岐にわたります。
法令や規則を遵守し、多様なリスクを予測・回避・軽減するためには、コンプライアンスに関する知識とリスクマネジメントスキルが欠かせません。
最高総務責任者に就任するには、以下のような経験があると評価される可能性があります。
上場企業の管理部門では、内部統制やコンプライアンスなどの規制に対応する能力が必要とされます。
そのため、上場企業の管理部門で管理職や統括ポジションでの経験があると有利です。
最高総務責任者として、必要なスキルや知識を身につけていると評価されます。
ベンチャー企業の経営幹部としての経験も、最高総務責任者にとって有用です。
ベンチャー企業では、管理業務だけでなく事業開発や資金調達などの幅広い業務に携わることが多く、柔軟な発想力やスピード感を養うことができます。
少数精鋭で仕事をすることが多いため、チームビルディングやコミュニケーション能力も磨かれます。
こうした経験は、最高総務責任者として幅広い業務に従事する際やリーダーシップを発揮する場面で役立ちます。
管理部門の経験のみの場合、管理業務という点では有用ですが、経営や事業戦略という観点からマネジメントできるかは不安視されてしまうことがあります。
そのため、管理部門に加えて事業部門での経験もあると、事業戦略に沿った管理体制を構築することができるため評価につながるでしょう。
最高総務責任者は経営陣の一員として、経営戦略の策定にも参画します。
そのため、経営戦略の策定経験があると、最高総務責任者としての影響力や貢献度を高めることができます。
経営戦略の策定経験は、自社だけでなくコンサルティング会社などで他社の策定に関わった場合も有効です。
最高総務責任者に就任するための主な方法として「昇進」「ヘッドハンティング」「転職サービスの利用」があります。
それぞれの方法には、どんな特徴があるのか、メリット・デメリットを含めて解説します。
現在働いている会社に最高総務責任者のポジションがある、あるいはポジションを置いてもらえる見込みがあるのなら、昇進を目指すのがひとつの方法です。
自社の管理部門に精通しつつ、企業文化や人間関係にも慣れているため、他社に転職する場合と比べると自分の実績や評価が認められやすいでしょう。
また、転職にともなうリスクもありません。
一方で、最高総務責任者のポストが必ずしも空くとは限らず、社内競争もあります。
確実性がない方法なので、上司や人事部とコミュニケーションを取りながら、自分の能力や貢献度のアピールが必要です。
ヘッドハンティングにも、以下の2種類があります。
最高総務責任者になるために自分でチャンスを広げるには、基本的にスカウト型転職サイトに登録してヘッドハンティングを待つことになるでしょう。
自分でチャンスを広げるといってもプロフィールを登録したら待つだけでよいため、転職活動の労力を減らせます。
また、基本的には自分に興味をもった企業からのスカウトなので、応募条件や待遇面で有利になることもあります。
一方、必ずしもオファーがあるとは限らず、オファーを受け取るまでに時間がかかる場合もあります。
人材としての市場価値によって、この方法を利用する効果が変わるでしょう。
最高総務責任者の求人を扱っている転職サービスを利用して、応募する方法です。
最高総務責任者は管理部門の統括ポジションなので、管理部門やハイクラス人材の転職に実績がある転職サービスが適しています。
この方法のメリットは、転職支援の専門家からキャリアカウンセリングを受けられること、自分に合った最高総務責任者の求人情報を提供してもらえることです。
また、エージェントが扱っている非公開求人への応募が可能な点も大きなメリットでしょう。
また、紹介を受けた求人であっても最終判断は自分でおこなう必要があるため、企業研究などは手を抜かないことが大切です。
最後に、最高総務責任者を含むCxO求人を扱っている転職エージェントを3社紹介します。
BEETは、バックオフィス特化型の転職エージェントです。
IPO準備中企業のリーダーポジションやベンチャー企業の最高総務責任者（CAO）を始めとするCxO候補など、ハイクラスポジションの求人も扱っています。
管理部門の働き方に詳しいアドバイザーが、市場価値診断をサポートしてくれます。
公式サイト：https://beet-agent.com/
リクルートダイレクトスカウトは、ヘッドハンターからスカウトを受けることができる転職サービスです。
ハイクラス求人を提案してもらえるため、条件よく転職活動がおこなえます。
ハイクラス求人の中には最高総務責任者（CAO）もあるので、転職を考えている方は登録してみましょう。
公式サイト：https://directscout.recruit.co.jp/
MS Agentは、管理部門と会計士や税理士などの士業に特化した転職エージェントです。
この領域での実績が高く、最高総務責任者（CAO）求人も豊富です。
MS Agentにしかない限定非公開求人もあるので、ほかでは出会えなかった企業との出会いにも期待できます。
公式サイト：https://www.jmsc.co.jp/
最高総務責任者（CAO）は、総務や人事、経理などの総務機能を統括するポジションです。
管理部門の管理職経験やベンチャー企業の幹部ポジション、経営戦略策定経験などがある方がキャリアアップとして、将来目指していきたいポジションでもあります。
求人やポジション数は少ない傾向なので、はやめに情報収集をしてキャリアアップを目指しましょう。
