本記事では、文書管理システムの価格相場と費用内訳を徹底解説。
主要17製品の料金比較表から、自社に最適な製品を見つけるための選び方まで網羅的に紹介します。
文書管理システムの導入に迷われている担当者の方はぜひ最後までご覧ください。
文書管理システムの導入コストは、導入形態によって構造が大きく異なります。
インターネット経由でベンダーが管理するシステムを利用する「SaaS（クラウド型）」は、自社でサーバーを保有せず月額料金を支払うサブスクリプション方式が一般的ですが、一方で自社内に専用サーバーを構築してソフトウェアをインストールする「オンプレミス型」は、ライセンスを買い切り、自社の資産として運用・管理を行う形態となります。
結論から言うと、初期投資を抑えたいなら「クラウド型」、独自のセキュリティ要件や長期的な資産性を重視するなら「オンプレミス型」が適しています。
ただし、「安いから」という理由だけでクラウド型を選ぶのは危険です。
後から大量のデータ移行やカスタマイズが必要になり、予算を大幅にオーバーする失敗例も少なくありません。
また、5年間のトータルコストで比較すると、オンプレミス型の方が安くなる逆転現象が起きるケースもあります。
自社の運用期間を見据えたシミュレーションが不可欠です。
| 比較項目 | クラウド型（SaaS） | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜数十万円 | 100万円〜数千万円 |
| 月額/維持費 | ID数に応じた月額料金 | ライセンス保守費（年額） |
| サーバー費用 | 不要（月額に含む） | 自社調達・保守が必要 |
| 5年間の総額 | 安価〜中規模 | 中規模〜高額（規模による） |
文書管理システムの価格帯は、企業の規模や利用目的によって大きく3つに分かれます。
個人・小規模事業者向けであれば、月額数千円から導入できる製品もあります。
一方、中堅・大企業向けで高度な検索機能やワークフロー機能を求める場合は、月額10万円以上が中心価格帯になります。
クラウド型の初期費用は、0円〜10万円程度に設定されている製品が一般的です。
月額料金は1IDあたり500円〜3,000円が相場ですが、「最低5ライセンスから」といった利用制限を設けているサービスも多いため、事前に確認が必要です。
ストレージ容量に制限がある場合、容量追加のたびに数千円〜数万円のコストが上乗せされる点にも注意してください。
一方で、自社でサーバーを管理・保守する手間が一切かからないため、見えない人件費を削減できるメリットは非常に大きいといえます。
オンプレミス型の場合、ライセンス料と構築費を合わせて100万円以上の初期投資が必要です。
さらに、年額でライセンス費用の15〜20%が保守費用として発生するのが一般的です。
自社専用のクローズドなネットワーク内に構築できるため、最高水準のセキュリティ環境を維持したい金融業や製造業に向いています。
5〜10年といった長期利用を前提とするなら、定額のサブスクリプションを払い続けるよりもコストパフォーマンスが良くなる可能性があります。
見積書に記載される金額には、システム利用料以外にも多くの項目が含まれます。
「導入後に想定外の請求が来た」という事態を防ぐには、見積書に含まれる範囲と、自社で対応すべき範囲を明確に切り分けることが重要です。
外部ベンダーにどこまで依存するかによって、プロジェクトの成否と最終的な支払額が決まります。
テナント作成や権限設定の代行には、数万〜数十万円の作業費がかかります。
特にコストが膨らみやすいのが、既存の紙文書やファイルサーバーからのデータ移行作業です。
スキャン代行を外部に依頼する場合、1枚数十円の単価でも、数万枚規模になると数百万円の予算が必要になります。
業務フローの再設計から依頼するコンサルティング支援を受けるなら、さらに50万〜100万円ほど上乗せされるのが相場です。
月額料金に含まれるサポート範囲が「メールのみ」か「電話・Web会議あり」かによって、運用のスムーズさが大きく変わります。
オンプレミス型の場合、OSのアップデートに伴う動作検証費用が別途発生するケースも少なくありません。
クラウド型は将来的なユーザー増に合わせて柔軟にプラン変更できます。
ただし、ライセンス体系が「同時ログイン数」か「登録ユーザー数」かは事前に確認しておきましょう。
電子帳簿保存法への対応を検討しているなら、AI-OCR機能は必須といえるでしょう
AI-OCRとは、人工知能を搭載した光学文字認識（OCR）技術のことで、従来のOCRでは読み取りが難しかった手書き文字や、書類ごとにレイアウトが異なる非定型のフォーマットであっても、AIが文脈を学習して高精度にデータ化できるのが大きな特徴です。
この技術により、紙の書類を単なる「画像」として保存するのではなく、検索可能な「テキストデータ」として効率的に管理できるようになります。
AI-OCRは「読み取り1枚あたり◯円」という従量課金制が多く、処理枚数に応じた予算取りが欠かせません。
SlackやSalesforceといった外部ツールと連携させるためのAPI利用料や、専用プラグインの購入費も、1機能あたり月数千円〜数万円ほど発生します。
自社の予算規模と、求める機能（電帳法対応など）を照らし合わせて検討してください。
「価格が一番安いから」という理由だけでツールを選ぶのは危険です。
現場が使いこなせず、結局もとのファイルサーバーに戻ってしまうケースは少なくありません。
ここでは、文書管理システムの選び方と比較すべきポイントを解説します。
「単に保存できればいい」のか「社内の知見として活用したい」のかによって、選ぶべき製品はまったく異なります。
電子帳簿保存法への対応が主な目的であれば、JIIMA認証を取得した製品から選ぶのが最も確実です。
JIIMA認証とは、そのソフトウェアが電子帳簿保存法の法的要件を満たしているかを日本文書情報マネジメント協会が客観的にチェックし、証明する制度です。
この認証がある製品を選ぶことで、自社で複雑な法的要件を一つずつ精査する手間を省き、安心して法令を遵守した運用を開始できます。
一方で、技術資料やマニュアルの共有が目的であれば、ファイル内の文字まで検索できる「全文検索機能」の精度を最優先してください。
また、アクセス権限をどこまで細かく設定できるか、操作ログをいつまで保存できるかは、内部統制を重視する企業にとって譲れないポイントになります。
ITに不慣れな社員にとって、複雑なUIは大きな負担になります。
「ドラッグ＆ドロップでアップロードできるか」「フォルダ階層が直感的に理解できるか」といった基本動作の使い勝手が、導入後の定着率を大きく左右します。
教育コストを最小化するには、マニュアルを読まなくても操作できるツールを選ぶのが理想的です。
無料トライアル期間中に、実際の現場担当者3〜5名に「登録・検索・閲覧」の3つの操作を試してもらい、使用感をヒアリングするのが最も確実な方法です。
複合機からスキャンしたデータが、直接システム内の指定フォルダに保存される連携機能は非常に便利です。
手入力や手動アップロードの手間がなくなるだけで、現場のペーパーレス化は大きく加速します。
また、更新情報をSlackやTeamsに自動通知できれば、わざわざシステムを開いて確認する必要がなくなり、二重管理のストレスも解消されます。
さらに、Active Directoryなどのアカウント管理システムと連携できれば、人事異動に伴うIDメンテナンスの手間を大幅に削減できます。
初めての文書管理システムとして、コストと機能のバランスが最も優れているのがNotePMです。
導入社数は12,000社を超えており、業界・業種を問わず「使いやすさ」で選ばれています。
PDFやExcelの中身まで検索できる強力な検索エンジンを搭載しており、情報を探す時間を大幅に短縮できます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | NotePM |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 4,800円〜（32ユーザー分を含む） |
| 最小導入規模 | 1名（契約はユーザー枠ごと） |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
数万ユーザー、数千万件の文書といった膨大なデータを扱う大企業には、楽々Document Plusがおすすめです。
製造業のISO文書管理や図面管理などで多くの導入実績があり、「失敗しにくい」高機能ツールとして定評があります。
高度な承認ワークフローが標準搭載されており、紙の回覧・押印を完全にデジタル化できます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | 楽々Document Plus |
| 初期費用 | 300,000円 |
| 月額料金 | 90,000円～ |
| 最小導入規模 | 100ユーザー |
| 無料トライアル | 〇（要問い合わせ） |
社外のパートナー企業や顧客と、安全にファイルをやり取りしたい企業に最適です。
1IDあたり月額600円〜と安価でありながら、企業間連携に必要な機能が充実しています。
一つのファイルを複数人で同時に編集できるため、共同作業の効率が大幅に向上します。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | Fleekdrive |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 600円〜 |
| 最小導入規模 | 10ユーザー |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
経理部門のDXを推進し、電子帳簿保存法への対応を確実に行いたい企業におすすめです。
JIIMA認証を取得しており、国税関係書類の長期保存において国内トップクラスの信頼性を誇ります。
高精度のAI-OCRが、請求書や納品書の日付・金額を自動でデータ化してくれます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | invoiceAgent 文書管理 |
| 初期費用 | 0円〜 |
| 月額料金 | 30,000円 |
| 最小導入規模 | 10ユーザー |
| 無料トライアル | 〇（要問い合わせ） |
紙文書のデジタル化と台帳作成を効率化したい企業におすすめです。
株式会社オプティムが提供するAI搭載の文書管理システムで、手書き文字や低画質のスキャンデータも高精度で読み取れます。
文書をアップロードするだけで、AIがタイトル・日付・金額などの情報を自動抽出し、管理台帳を作成してくれます。
従来の手入力作業を大幅に削減できるのが最大の強みです。
ユーザー数無制限で利用でき、初期費用も0円からスタートできます。
全プランでAI-OCR機能と全文検索機能が標準搭載されており、コストパフォーマンスに優れています。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | OPTiM 文書管理 |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 100,000円〜 |
| 最小導入規模 | ユーザー数・グループ数無制限 |
| 無料トライアル | 〇 |
製造業の図面管理や医療機関の重要書類管理など、専門性の高い分野での実績が豊富です。
文書の有効期限通知や版管理機能が充実しており、「旧バージョンの図面を誤って参照してしまった」といった現場の混乱を防ぐ設計になっています。
SaaS型、専用サーバー型、オンプレミス型から選択でき、自社のセキュリティポリシーに合わせて柔軟に構築できます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | ASTRUX |
| 初期費用 | 622,500円〜（オンプレ版） |
| 月額料金 | 要問い合わせ（クラウド版） |
| 最小導入規模 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 〇 |
文書の発生から廃棄までのライフサイクルをシステム化し、手動での管理を極限まで減らせます。
承認ルートを柔軟に設定できるため、多段階の承認や条件分岐が必要な中堅・大企業に最適です。
基盤には富士通グループの堅牢なクラウドを採用しており、高い安定性と信頼性が強みです。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | Documal SaaS |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 最小導入規模 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 〇 |
開発部門やクリエイティブ部門で広く使われているナレッジ共有ツールです。
Wiki形式で情報をリアルタイムに共有でき、チームの知見を一か所に集約できます。
10名までなら無料で利用できるプランがあり、小規模チームやスタートアップ企業でも導入しやすい設計です。
Jiraなどのアトラシアン製品との連携が非常に強力で、プロジェクトの進捗管理と関連ドキュメントを一体で管理できます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | Confluence |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 10,120円 |
| 最小導入規模 | 1名（10名まで無料） |
| 無料トライアル | 〇（7日間、無料版もあり） |
PCのエクスプローラーと同じ感覚で操作できるため、導入時の教育コストがほとんどかかりません。
大容量ファイルの同期速度が非常に速く、CADデータや動画など重いファイルを扱う現場でもストレスなく共有できます。
1IDあたり月額1,500円〜と導入しやすい価格設定で、ランサムウェア対策や復元機能などセキュリティ面も充実しています。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | Dropbox Business |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 1,500円〜/人 |
| 最小導入規模 | 5ユーザー |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
届いた書類を送るだけで、データ化をすべて代行してくれるサービスです。
システム導入だけでなく、経理担当者の入力作業そのものをアウトソーシングできます。
月額1万円〜の定額制でユーザー数は無制限のため、社員数が多い企業ほど高い費用対効果を発揮します。
電子帳簿保存法への対応はもちろん、原本の保管や廃棄まで代行可能で、ペーパーレス化を徹底したい企業に最適です。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | TOKIUM電子帳簿保存 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 10,000円〜 |
| 最小導入規模 | ユーザー数無制限 |
| 無料トライアル | ×（デモ・個別相談あり） |
「探す時間の短縮」に特化した、無駄のない設計が現場に好評です。
誰でも直感的に使いこなせるUIで、マニュアル作成の手間を大幅に削減できます。
初期費用を抑えた月額定額プランを用意しており、限られた予算内で業務効率を上げたい中小企業に最適です。
余計な機能を省き、基本動作の軽快さを重視した設計で、シンプルに運用したい組織にフィットします。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | My Quick |
| 初期費用 | 0円〜 |
| 月額料金 | 20,000円〜 |
| 最小導入規模 | 5ユーザー |
| 無料トライアル | 〇 |
海外での導入実績が豊富で、ドキュメントに紐づく承認フローの自動化に強みがあります。
書類の種類を自動判別し、適切なフローへ振り分けるRPA的な機能を備えています。
多言語対応に優れており、グローバル拠点の情報を一元管理したい企業に最適です。
リコーが提供するサポート体制のもと、海外拠点への展開もスムーズに進められます。
紙ベースのプロセスをデジタル化し、業務の進捗をリアルタイムで把握できるため、経営判断のスピードアップにも貢献します。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | DocuWare |
| 初期費用 | 2,200,000円〜 |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 最小導入規模 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 〇 |
日立ソリューションズが提供する、大企業の膨大なデータ資産を安全に管理するためのシステムです。
部門ごとにバラバラだった情報を統合し、全社的なナレッジ活用を促進できます。
ライフサイクル管理機能が充実しており、法規制に基づいた厳格な保管・破棄をシステムで自動化できます。
数千名〜数万名規模のユーザーが同時に利用しても安定したパフォーマンスを発揮し、メガバンクや大手製造業など重要度の高い環境で多く採用されています。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | 活文 Contents Lifecycle Manager |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 最小導入規模 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 〇 |
現場作業員がタブレット等で動画や画像の手順書を即座に確認できることに特化したシステムです。
PCを持たない現場の人々が、迷わず最新の情報にアクセスできるよう設計されています。
「どの手順書が、いつ、誰に見られたか」の記録を確実に保持でき、コンプライアンス強化や教育訓練の実施記録としても活用できます。
ペーパーレス化によるコスト削減に加えて、事故防止や品質の均質化にも貢献し、技能承継に悩む現場の課題解決を支援します。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | ゲンバト作業手順書 |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 19,000円＋1,000円/5ユーザー |
| 最小導入規模 | 5ユーザー |
| 無料トライアル | 〇（30日間） |
ロングセラー製品の最新版です。
PDF以上の利便性を求めるユーザーから、長年にわたって支持されています。
クラウド型が主流の現在でも、買い切りライセンスを中心に根強い人気があります。
一度購入すれば継続的なコストを抑えられるため、予算計画が立てやすいのが特徴です。
富士フイルムBI製複合機との連携が非常にスムーズで、スキャンした紙文書を直感的に並べ、束ね、編集する感覚は他にはない強みです。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | DocuWorks 10 |
| 初期費用 | 25,000円〜/人（パッケージ版） |
| 月額料金 | 900円〜/人（サブスク版） |
| 最小導入規模 | 1名 |
| 無料トライアル | 〇（60日間） |
数万件規模の図面管理が必要な、製造・建設・エンジニアリング業界向けのシステムです。
NECソリューションイノベータが提供する、大規模組織向けの本格的な製品です。
複雑な階層構造を維持したまま膨大なデータを管理でき、拠点間での大容量データの高速送受信にも対応しています。
高い拡張性を備えており、自社の特殊な業務フローに合わせたカスタマイズも可能です。
標準パッケージでは対応しきれない要件がある現場にも柔軟に対応できます。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | PROCENTER |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 月額料金 | 50,000円〜（20ユーザー分を含む） |
| 最小導入規模 | 20ユーザー |
| 無料トライアル | 〇 |
専任のIT担当者がいない中小企業や、シンプルに文書管理を始めたい企業におすすめです。
最大の特徴は、常に最新版のファイルだけを表示する機能です。
「どれが最新版かわからない」という現場のミスを防ぎ、古いファイルを誤って使用する事故を未然に防止できます。
27カテゴリー・188フォルダーのプリセットが用意されており、総務・人事・営業・法務など部門別のフォルダ構成をそのまま使えます。
複雑な初期設定が不要で、導入後すぐに運用を開始できるのが魅力です。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| サービス名 | eValue V |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額料金 | 15,000円〜（30ユーザーまで） |
| 最小導入規模 | 30ユーザー |
| 無料トライアル | 〇 |
導入コストを最大2/3削減できる補助金の活用は、予算取りの成否を分ける重要なポイントです。
数百万円かかるシステム導入も、制度を賢く使えば実質負担を大幅に抑えられます。
ただし、補助金は「採択された後に発注」が絶対ルールです。
先に契約してしまうと対象外になるため、検討初期からIT導入支援事業者に相談するようにしてください。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を目指すなら、「インボイス枠（インボイス対応類型）」での申請が候補になります。
クラウド利用料が最大2年分まで補助対象になります。
ソフトウェアの購入費だけでなく、導入設定費やコンサルティング費用、保守サポート費用もカバーできるため、初期コストを抑えながら法令遵守を実現できます。
ただし、採択率は大幅に低下しています。
事務局公表の統計によると、2024年度（令和5年度補正予算分）（※1）の採択率は、多くの公募回で約90%前後と高い水準でした。
対して、2025年度（令和6年度補正予算分）（※2）では、30%〜50%ほどへと推移しており、審査が厳格化しています。
そのため、加点項目への取り組みなど、採択精度を高める対策が極めて重要です。
また、「IT導入支援事業者」として登録されている企業から、事務局に登録されたITツールを購入することが必須条件です。
※1 出典：IT導入補助金2025「交付決定事業者一覧および交付申請件数2024」
※2 出典：IT導入補助金2025「交付決定事業者一覧 」
カタログから自社に合う製品を選ぶだけで申請できる、手軽さが特徴の新しい制度です。
文書管理システムによるペーパーレス化は、省力化の代表例として注目されています。
煩雑な事業計画書の作成が簡略化されており、中小企業の経営者でも取り組みやすい仕組みになっています。
「どの製品が補助対象か」がカタログで一目でわかるため、選定ミスも防げます。
注意点は、IT導入補助金など他の補助金との併用が原則できないことです。
申請時期の目安を早めに確認し、自社のスケジュールに最適な制度を選択しましょう。
文書管理システムの価格は、単なる初期費用や月額料金の安さだけで選んではいけません。
「初期投資＋運用月額＋社内工数」を合算したTCO（総保有コスト）で判断することが大切です。
まずは本記事の比較表を活用し、自社の規模と目的に合った3社程度をピックアップしましょう。
その上で相見積もりを取り、自社の文書量やユーザー数に基づいた具体的な金額を比較してみてください。
気になる製品が見つかったら、まずは無料トライアルや資料請求から始めてみましょう。
