「導入しているSaaSが増え過ぎて管理できない」
「入退職者が多く、SaaSアカウントの作成・削除に手間がかかっている」
「SaaSの利用状況を把握して不要なシステムを洗い出したい」
業務効率化に大きく貢献するSaaSですが、増え過ぎてしまうと管理するのがたいへんです。特に、企業規模が大きい場合は、管理業務は煩雑になってしまいます。
そこでおすすめしたいのが、SaaS管理ツールです。SaaSアカウントやシステムごとの利用状況を一元管理できるため、管理業務への負担を軽減できます。
本記事では、おすすめのSaaS管理ツール9つや導入のメリット、ツールの選び方、導入手順を紹介します。
まず初めに、おすすめのSaaS管理ツールを紹介します。
SaaS管理ツールを導入すれば、SaaSの利用状況やアカウントを一元管理することが可能です。
SaaS管理ツールの導入メリットや選び方、導入手順も紹介するので、自社に適したSaaS管理ツールをスムーズに導入できます。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| マネーフォワード Admina | 福薄のプラットフォームを運営する株式会社マネーフォワードが提供しているサービス |
| デクセコ | シャドーITまで管理が可能 |
| JOSYS | セキュリティ対策のだけでなく、適切なアカウント管理でコスト削減 |
| OPTiM サスマネ | Webアプリからデスクトップアプリまで管理できるツール |
| Bundle By freee |
株式会社freeが提供しているSaaS管理ツール |
| ワスレナイ | 全機能を無料で使用できるSaaS管理ツール |
| ITboard | ITツールの活用によるリスクやコストの管理が可能 |
| zooba | SaaS管理のみならず、AIを活用したヘルプデスクも運用可能 |
| LOCKED | APIの有無に関係なくあらゆるSaaSに対応している |
公式サイト：https://admina.moneyforward.com/jp
マネーフォワードAdminaは、社内SaaSを一元管理し、セキュリティリスク低減とコスト最適化を実現。契約・シャドーIT対策も行い、情シス部門の工数削減に貢献できるSaaS管理システムです。
| 機能 | ・Admina Digital Workforce ・Deviceプラン（パソコン、スマートフォンなどのデバイスを一元管理） ・Vendorプラン（データ活用によるSaaSコスト削減） ・Admina AI（AI活用による業務効率化） ・IDライフサイクル管理 ・コストマネジメント ・社内SaaS可視化 ・セキュリティ対策 ・各種業務自動化 ・契約管理 など |
|---|---|
| 料金プラン | 月額300円～（1ID当たり） |
| 無料トライアル | 可能 |
| 連携可能なサービス | ・oplis ・Create!Webフロー ・弥生マイポータル ・バクラクシリーズ ・Amazon Web Service など250以上のSaaS・と連携可能 |
公式サイト：https://www.dxeco.io/
デクセコは、企業のSaaS管理を効率化するツールです。シャドーITを把握し、セキュリティリスクを管理しつつ、契約やアカウント情報を利用状況を可視化できます。
| 機能 | ・Admina Digital Workforce ・Deviceプラン（パソコン、スマートフォンなどのデバイスを一元管理） ・Vendorプラン（データ活用によるSaaSコスト削減） ・Admina AI（AI活用による業務効率化） ・IDライフサイクル管理 ・コストマネジメント ・社内SaaS可視化 ・セキュリティ対策 ・各種業務自動化 ・契約管理 など |
|---|---|
| 料金プラン | 月額300円～（1ID当たり） |
| 無料トライアル | 可能 |
| 連携可能なサービス | ・oplis ・Create!Webフロー ・弥生マイポータル ・バクラクシリーズ ・Amazon Web Service など250以上のSaaS・と連携可能 |
公式サイト：https://www.josys.com/jp
JOSYSは、SaaSアプリやライセンス、ID情報を一元管理できるSaaS管理システムです。セキュリティを強化、コストを削減、業務効率の向上が叶う機能が取り揃っています。
| 機能 |
・SaaS、ライセンス、ID情報を一元化した台帳作成機能 |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・Amazon Web Service ・アーサナ ・アトラシアン ・Canva ・Google WorkSpace など |
OPTiM サスマネは、SaaSだけでなくオンプレミスソフトや自社開発ソフトも管理できます。エージェントアプリで全ての利用状況を可視化し、無駄なコストを削減、シャドーITリスクも低減。アカウント管理の自動化で運用も効率化します。
| 機能 |
・SaaS可視化 |
|---|---|
| 料金プラン | 月額250円～（1ID当たり） |
| 無料トライアル | なし |
| 連携可能なサービス | ・Slack ・Notion ・Box ・SmartHR など多数 |
公式サイト：https://bundle.jp/
Bundle by freeeは、SaaSアカウントの棚卸し、自動発行/削除、セキュリティリスク検知をAll-in-Oneで提供するSaaS管理ツールです。SaaSアカウント管理に特化したUIで、備品やファイル管理、シャドーIT発見、自動化など、情報システム部門の課題を解決します。
| 機能 |
・統合マスター機能 |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・AKASHI ・Akerun入退室管理システム ・安否ナビゲーター ・asana ・Atlassian など |
公式サイト：https://lp.wasurenai.jp/
SaaS管理ツール「ワスレナイ」は、無料でありながら、IT資産の一元管理、セキュリティ対策、コスト削減、業務効率化を実現します。アカウント管理の自動化、契約更新通知、レポート機能、手厚いサポート体制も魅力です。
| 機能 |
・アカウント作成・削除の自動処理 |
|---|---|
| 料金プラン | 基本機能・初期設定費用・利用料無料（オプションなど別途有料サービスあり） |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・ActiveCampaign ・Adobe ・AirCourse ・AKASHI ・Anaconda |
現在口コミがありません。
公式サイト：https://www.itboard.jp/
ITboardは、未許可SaaSの特定や退職者アカウントの検出、契約・コストの一覧化、専属担当によるサポートにより、情シスの工数とコストを削減します。無料で利用できるてんもポイントです。
| 機能 |
・社内SaaSの可視化 |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・kickflow ・SmartDB ・ジョブカンワークフロー ・freee会計 ・ジョブカン経費精算 ・freeeサイン |
公式サイト：https://www.zooba.ai/
zoobaは、アカウント管理やアプリケーションの契約管理に加えて、AIを活用したヘルプデスク、アンケート機能などの社員とのコミュニケーション機能も搭載しております。
| 機能 |
・アカウント管理台帳機能 |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・Slack ・Google Workspace ・zoom ・Microsoft365 ・Github |
現在口コミはありません。
公式サイト：https://locked.jp/
LOCKEDは、業界初のSSO/自動設定/台帳一括提供プラットフォームです。
SaaSアカウントの自動設定や一括管理、ライセンスの一元管理により、煩雑なSaaS運用を効率化し、セキュリティも向上させます。
| 機能 |
・アカウント管理台帳機能 |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 連携可能なサービス | ・Slack ・Google Workspace ・zoom ・Microsoft365 ・Github |
現在口コミはりません。
そもそもSaaS管理ツールとは、自社で利用中のSaaSサービスの利用状況や従業員のID・アカウント情報などを一括で管理できるツールのことです。
SaaSツールが多くなった場合、従業員のアカウントやIDなどの情報、利用状況をうまく管理できないケースがあります。そこでSaaS管理ツールがあれば、各サービスの管理を効率的におこなえるほか、利用頻度の少ないサービスの可視化もできます。
SaaS市場は拡大しており、SaaS管理ツールで効率的に管理する必要性が増加傾向です。
SaaS管理ツールを導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的なメリットは次のとおりです。
SaaSの管理ツールがあれば、アカウントの管理業務の効率化を実現できます。
SaaSを業務で活用する場合、それぞれのサービスでアカウントやIDの作成が必要です。それに伴って情報管理が重要視されますが、従業員数が多いほど管理は複雑になり、手間がかかります。
SaaS管理ツールの活用によって、アカウントやIDなどの情報を一覧で確認でき、管理工数の削減効果を期待できます。アカウントの追加や削除が必要なタイミングで漏れなく申請が可能です。
SaaSの管理ツールを採用すれば、未使用のアカウントやIDをチェックでき、コストカットにつなげられます。
たとえば、退職済の従業員が利用していたアカウントの削除が完了していないケースや、発行後に使われていないアカウントを把握可能です。また、不要なアカウントの削除によってコストカットできます。
SaaSサービスの利用状況を確認しやすくなるのも、ツールを採用するメリットです。
各サービスに関する情報を一括管理によって、サービスごとの利用状況を可視化できるためです。
活用しきれていないSaaSを発見できれば、最大限活用できるよう方針を変更したり、契約停止やほかのSaaSへの切り替えを検討する材料とできます。
SaaSの管理システムがあれば、社内使用するサービスのセキュリティ強化につながります。
全社で横断的に使うSaaSと部署ごとで独自に採用したSaaSがある場合、アカウント管理や権限管理には手間がかかります。
たとえば、退職者のアカウントを放置してしまうことで、退職後にもアクセスできるケースがあり、セキュリティリスクが増大します。
情報漏えいやインシデントを起こさないためにも、不要なアカウントの検知が重要です。
SaaS管理ツールの活用によって、企業に無許可で利用されているIDやアカウントを検出できるため、セキュリティ対策としての役割も大きいと言えます。
SaaS管理ツールを選ぶ際は、いくつかのポイントがあります。具体的なポイントは次のとおりです。
SaaS管理ツールは、自社の状況に適したツールから選びましょう。
大きく分類すると、利用状況把握に強みを持つものや、セキュリティ対策や安全面に強いもの、多機能なものがあります。そのため、自社の導入目的に合わせてタイプを選ぶことが重要です。
たとえば、アカウントの管理業務をの効率化を目指すなら、利用状況が確認しやすいものがおすすめです。セキュリティに不安がある場合は、セキュリティ対策になるものを選びましょう。
なお、多機能タイプは幅広い業務に対応可能ですが、コストが高くなる傾向があるため注意が必要です。
課題や予算に合わせて、自社に適した管理ツールを選びましょう。
管理ツールは、管理したいSaaSに対応可能なものを選びましょう。
SaaS管理ツールによって、管理対象のサービスの範囲は異なります。自社で利用中のSaaSの管理に対応していなければ、一括管理は不可能です。
そのため、オンプレミスや自社開発のソフトウェアを管理したい場合は、対応範囲の広いツールを選ぶ必要があります。
アカウントに関する情報を連携可能なツールを選びましょう。
SaaSのアカウントやIDを発行する際、従業員の名前やメールアドレスが必要ですが、外部のソフトやシステムと連携可能なら、アカウント発行に掛かる手間を省けます。
人事管理システムと連携できるツールであれば、従業員の入社や退社時に自動でアカウントを作成・削除可能です。マスターデータシステムとの連携が可能なら、アカウント情報も常に最新の状態に保てます。
管理画面が使いにくいと、業務に必要な情報の把握に時間が掛かるためです。
そのため、導入前に無料トライアルやデモ画面で操作性を確認しましょう。直感的に操作できるインターフェースをもつツールがおすすめです。また、サポート体制が整っているかも確認しましょう。
操作性のよいツールを選ぶことで、導入後の定着率を高められます。
SaaS管理ツールは、実行したい施策をもとに選ぶことも大切です。
コスト削減を重視するなら、未使用ライセンスの特定や重複ライセンスの削除機能があるツールを選びましょう。
ユーザー管理を効率化したいなら、人事システムと紐づけられるツールや、ID・アカウントの自動作成・削除機能があるツールがおすすめです。
セキュリティ対策を強化したいなら、シングルサインオンや多要素認証機能があるツールを選びましょう。
管理ツールによって異なる機能が搭載されているため、実行施策に対応できるか事前に確認してください。
SaaS管理ツール導入を成功させるためのステップは次のとおりです。
SaaS管理ツール導入を成功させるには、導入の目的の明確化が重要です。
目的が曖昧なままでは、導入後の効果が最大化できません。
業務の効率化が目的なら、具体的にどの業務をどのように改善したいのかをはっきりさせましょう。顧客管理の効率化やコスト削減、データの一元管理など、目的を具体的に設定してください。
ツール導入前に必要な機能を洗い出しましょう。
必要な機能を明確にすれば、自社に適したSaaS管理ツールを選びやすくなります。
コスト削減やアカウント・IDの管理業務の負担軽減、セキュリティ強化など、目的ごとに必要な機能をリストアップしましょう。また、タスク管理や進捗確認、報告書作成などの具体的な機能も検討します。
なお、必要な機能をピックアップする際は、関係者全員から意見を集め、ニーズを拾い上げてください。
必要な機能をリストアップし、適したツールを選び出せれば、ツール導入の成功率を高められます。
次に、導入すべきツールを選定します。
自社の課題と導入の目的、必要な機能に応じて、いくつかの管理ツールをピックアップしましょう。
たとえば、業務効率化を目指すなら、タスク管理や進捗確認といった機能が充実したサービスがおすすめです。
適切な管理ツールを選定すれば、導入の効果を最大化できます。
SaaS管理ツール導入前に、ツールのテストを行いましょう。
導入後に使いにくい、機能が足りないといった問題が発覚するのを防ぐためです。
システム導入の前に、提供ベンダーと打ち合わせを行い、必要な機能やセキュリティ面での情報共有を行います。
ベンダーから提示された内容を確認し、必要要件や要望、セキュリティ面、コスト面など、こちらが求める条件を満たしているか確認しましょう。
条件をクリアしている場合は、無料トライアル期間を利用して、実際に業務で利用してみましょう。操作性や機能、サポート体制などを確認しながら、複数のツールを比較検討し、自社に適したツールを選んでください。
ツールテストによって最適なツールを選定できたら、実際にツールを導入して運用を開始します。
運用マニュアルを作成したり、ヘルプデスク体制を構築したりして、スムーズな運用に向けた準備を行います。
運用マニュアルは、運用期間が経過するごとに随時更新してください。また、ヘルプデスク部門では、問い合わせ対応手順を明確にしたり、FAQを作成したりしましょう。
また、システム導入後は、システムへの既存データの移行作業も必要です。事前に必要な作業をリストアップしておき、準簿を整えたうえで計画的にデータ移行を行いましょう。
SaaS管理ツールの導入後は、従業員のトレーニングも実施します。
ユーザーがシステムを効果的に使いこなせなければ、導入の効果が半減してしまうためです。
導入直後に全従業員に対する基本トレーニングを実施し、操作方法や主要な機能の理解を促します。また、定期的にフォローアップのトレーニングやサポートセッションを行い、新機能や効率的な使い方を紹介しましょう。
継続的なサポートとトレーニングの提供により、SaaS管理ツールの利用効果を最大化し、業務の効率化を図れます。
SaaS管理ツールの導入後は、定期的な見直しと改善を行いましょう。
システムを有効に運用するためには、課題の早期発見と、迅速な対策が必要になるためです。
月に一度の定期レビューを実施し、利用状況やパフォーマンスを確認し、従業員からのフィードバックを集め、改善点を特定することも大切です。
さらに、データ分析とメトリクスを活用して、パフォーマンス指標（KPI）をモニタリングしましょう。
定期的な見直しと改善をおこなうことで、ツール運用の効果を持続的に高められます。
SaaSは業務効率化や生産性向上に貢献できるツールです。
しかし、利用するサービスが増えた際には管理が煩雑になりやすいものです。
また、退職者のアカウントを放置すると、セキュリティ面でのリスクも増大するため、効率的かつ適切なアカウント管理が求められます。
SaaS管理ツールを採用する場合は、自社の課題や導入の目的をはっきりさせるほか、管理したいSaaSに対応しているツールを選ぶことが大切です。
担当者の業務負担を軽減を目指して、SaaS管理ツールの採用を検討してみましょう。
