イベント案内状は、開催するイベントの内容や参加方法を伝える文書のことです。イベントに興味や関心を持ってもらうために、重要な役割を果たします。
企業がイベント案内状を出す場合、ビジネス文書のひとつとしてビジネスマナーを考慮した内容にすることが大切です。案内状を送付する時期にも、気を配る必要があります。
とはいえ、具体的にどのように書けばよいのか、いつ出せばよいのか分からない場合もあるはずです。
そこで本記事では、イベント案内状の書き方や送付するタイミング、案内状の種類などについて解説します。
最後にイベント案内状の例文も紹介するので、作成する際の参考にしてください。
イベント案内状は、イベントに参加してもらうために必要な文書です。イベント案内状を出す主な目的や役割は、以下のとおりです。
イベント案内状を出すことで、イベント参加者の関心や興味を引くことができます。
イベント案内状を作成する際には、参加者がイベントに対して期待感や好奇心を持つように、イベントのタイトルやキャッチコピーを工夫する必要があります。
また、イベントのメリットや特徴を簡潔に紹介することでも、参加者の関心や興味を引くことができます。
イベント案内状には、イベントの目的やテーマを明確にする役割があります。
参加者に対し、イベントに参加することでどんな成果や効果が期待できるかなどを具体的に説明する必要があります。
イベントの目的やテーマがはっきりしていれば、参加者も納得感や信頼感を持つことができます。
イベント案内状は、参加方法や条件を説明する役割があります。
参加費用や定員、申し込み方法や期限、キャンセルポリシーなどを明記することが一般的です。また、参加者に必要な持ち物や注意事項などもあれば伝える必要があります。
参加方法や条件がはっきりしていれば、安心して参加してもらえます。
参加者にアクションを促すことも、イベント案内状の大きな目的です。
参加者に申し込みや問い合わせをするように呼びかけたり、期間限定や先着順などの緊急性や希少性を訴えたりします。
参加者にアクションを促せば、参加率や満足度を高めることができます。
イベント案内状には、さまざまな種類があります。ここではイベント案内状の種類について、それぞれの特徴や作成する際のポイントを挙げます。
招待状型のイベント案内状とは、特定の対象者に対して、イベントへの参加を要請するものです。
招待状型は対象者が決まっているため、イベント招待状では丁寧で親しみやすい文体を用いることがポイントです。
参加してほしい相手に送るため、イベントの目的や内容を明確に伝えること、参加するメリットや関心を引く要素を盛り込むことも大切です。
参加の可否について返信を求める場合は、期限や連絡先などもしっかり明記します。
募集型のイベント案内状は、一般の人々に対して、イベントへの参加を呼びかけるものです。
募集型は参加者を限定せず広く募るタイプなので、イベント案内状を通じてイベントのテーマや趣旨をわかりやすく説明することがポイントとなります。
また参加者に求められる条件や資格、参加費や定員などの重要な情報を目立たせることも大切です。
多数の人に参加してもらうために、参加者にアクションを促すキャッチフレーズや呼びかけを入れるとよいでしょう。
告知型のイベント案内状は、イベントの開催を知らせるだけで、参加有無の返答を求めないものです。
そのため、イベントの日時や場所などの基本情報を簡潔に記載することや、イベントの概要や目的を端的に述べることがポイントとなります。
イベントに関連するウェブサイトやSNSなどのリンクを添付することで、イベントの詳細情報にアクセスしてもらうことができます。
イベント案内状は、社内向けと社外向けに分けられます。
社内向けのイベント案内状は、社員や会社関係者に対して、社内で開催されるイベントの情報を伝えるものです。たとえば研修やセミナー、パーティーや表彰式などが該当します。社内向けのイベント案内状は、社員のモチベーションやコミュニケーションを高める効果があります。
社外向けのイベント案内状は、顧客や取引先、メディアなどに対して社外で開催されるイベントの情報を伝えるものです。たとえば新製品やサービスの発表会、展示会や見本市、セールスプロモーションなどが該当します。社外向けのイベント案内状は、ブランドイメージや販売促進の効果があります。
イベントに参加してもらうためには、イベント案内状を送付するタイミングにも気を配ることが大切です。
一般的に、イベント案内状はイベントの開催日の2か月前から1か月前までに送付します。
早すぎるとイベントの存在を忘れられてしまう可能性がありますし、遅すぎると参加者の予定が埋まってしまう可能性があります。
また、イベントの規模や性質によっては、リマインダーを送ることも効果的です。
イベント案内状を出すタイミングは、イベントの性質や規模によって異なりますが、一般的には以下のようなポイントを考慮するとよいでしょう。
これらのポイントを踏まえると、イベント案内状を出す最適なタイミングは、やはりイベントの開催日の1か月前までが目安になるでしょう。
イベントによっては、開催日の1～2か月前よりももっと早めにイベント案内状を出すことがあります。
たとえばイベントの規模が大きい場合や、参加者が多数にのぼると予想される場合、参加費や事前申し込みが必要な場合などです。
反対にイベントの規模がごく小規模で少人数の場合や、参加費や事前申し込みが不要な場合などは、もう少し遅めに案内状を出しても問題ありません。
一般的な送付時期にとらわれずに、柔軟に変えましょう。
イベント案内状に記載すべき内容を、確認しましょう。
イベント案内状の書き方に決まりはありませんが、以下の項目は必須です。
情報がないことで参加予定の人が困りますし、主催者側も後々のトラブルに見舞われる可能性があります。
企業としてイベント案内状を出す以上は、イベント案内状もビジネス文書の基本構造に沿って作成することが大切です。
ビジネス文書に必要な基本項目は、以下のとおりです。
イベント案内状を作成する際は、以下のポイントを意識して書きましょう。
タイトルは、イベント案内状の最初に目に入る部分です。
タイトルがわかりやすく魅力的であれば、参加者は本文を読む気になります。そのためタイトルは、イベントの内容や目的を端的に表すようにしましょう。
たとえば「新商品発表会」「会員限定！ビジネスセミナー」「〇月●日最新」など、訴求力が強く、参加者が興味をもてる文言を入れるとよいでしょう。
本文は、イベントの詳細やメリットを具体的に伝えるようにしましょう。
イベントの日時や場所、参加費用、申し込み方法などの詳細を明確に記載します。
参加者がイベントに参加するメリットは、たとえば「気軽に非日常を体験できます！」「参加者に○○をプレゼント」などが考えられます。
文字は大きすぎず小さすぎず、適度な余白をとります。
レイアウトは、タイトルや本文、連絡先などの項目を分かりやすく区切ります。
色や画像などを使うのもよい方法ですが、色を使いすぎてやみくもに派手にすると、イベントの詳細など大切な情報が目に入りにくくなってしまいます。
あくまでも、見やすく読みやすくすることを意識しましょう。
連絡先や返信期限などの重要な情報は、最後に明記するようにしましょう。
参加者がイベントに関する質問や申し込みをするときに必要な情報は、重要な情報のひとつです。連絡先は、担当者の名前や電話番号、メールアドレスなどを記載します。返信期限は、申し込み方法とあわせて記載しましょう。
たとえば、「お問い合わせ・お申し込みは、以下の連絡先までお願いします。担当：鈴木太郎 電話：03-1234-5678 メール：suzuki@abc.co.jp 返信期限：○月○日（○）まで」などと記載します。
また、結びは「ご参加をお待ちしております」など、参加を促すような言葉で締めくくりましょう。
最後に、イベント案内状の例文を見てみましょう。
ここでは、取引先企業向けに「新商品発表会」を開催するケースを想定し、紙のイベント案内状とメールでの案内文の2つを紹介します。
〇年〇月〇日
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
株式会社〇〇〇〇
〇〇〇〇
新商品発表会のご案内
拝啓 ○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、新商品発表会を開催する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。新商品は、〇〇分野で最先端の技術を駆使した画期的な製品であり、お客様のニーズに応えることができるものと自負しております。
発表会では、新商品の特徴や性能について詳しくご説明するとともに、実際にお試しいただく機会も設けております。是非この機会にご参加いただき、新商品の魅力をご体感ください。
ご参加を希望される場合は、11月15日（金）までにメールまたは電話でお申し込みください。なお、発表会は事前予約制となっておりますので、ご了承ください。
ご多忙の折、恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
日時：11月20日（水） 14:00～16:00
場所：株式会社〇〇 本社ビル 3階 会議室A
内容：新商品「〇〇」の発表と試用
参加費：無料
申込方法：メール（info@xxx.co.jp）または
電話（03-1234-5678）でお申し込みください。
定員：30名（先着順）
以上
※文書ではなくメールで記載する場合も、盛り込む内容は同じです。
※時候の挨拶は不要なので、文書で送付するよりも簡単に作成することができます。
株式会社○○ △△様
いつもお世話になっております。株式会社△△の営業部長の□□と申します。
この度は、弊社の新商品発表会にご招待させていただきます。今回の発表会では、弊社が開発した最新の製品をご紹介するとともに、実際に体験していただく機会もございます。
発表会の日程は以下の通りです。
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日時：2023年11月15日（水） 14:00～16:00
場所：東京都港区芝公園1-1-1 芝パークタワー3階 ホールA
内容：新商品の概要説明、デモンストレーション、質疑応答
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ご参加いただける場合は、11月10日（金）までにメールにてお返事ください。なお、参加人数はお一人様に限らせていただきます。
貴社とのお取引をさらに深めるためにも、ぜひともご参加いただきたく存じます。ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
イベント案内状は、参加者にイベントへの参加意欲を高めるとともに、イベントの内容や流れを理解してもらうための重要なツールです。
イベント案内状を作成する際には、参加者のニーズや期待に応えるように、わかりやすく魅力的な文書にすることが必要です。
