業務改善とは、業務効率化・生産性向上・労働環境改善などによって企業の利益を高めることです。
企業の現状を客観的に分析したうえで問題点を抽出し、各問題点に対する改善策を提示・実行することによって、業務改善は進められます。
本記事では、業務改善をする目的や必要性、具体的な業務改善フローなどについて分かりやすく解説します。
多様な働き方・価値観が尊重される時代になり、ステレオタイプな経営観に縛られるだけでは企業の社会的評価は低下するだけです。
企業の現在のあり方について自社自身が厳しい目を向けて常に改善する姿勢を見せることで、事業活動の成長を期待できるようになるでしょう。
近年、業務改善が各企業にとって喫緊の課題とされています。まずは、業務改善が重要視されるようになった背景・経緯について解説します。
現在、多くの企業・業界が人材不足の悩みを抱えています。
ひと昔前ほど簡単に労働力を確保するのが難しいため、従来の経営状況を根本的に見直さなければ事業継続自体も困難になりかねません。
適切な方法で業務改善を実施すれば、企業全体の業務効率性が向上します。
業務改善前よりも少ない人数で同等以上のコストパフォーマンスが発揮されるので、人材不足の課題をクリアできるでしょう。
さらに、業務効率化によって各従業員の作業負担量も減るので、今まで挑戦できなかった業務にも積極的にチャレンジしやすくなります。
各従業員がスキルアップできる環境なは、モチベーションアップにも繋がるでしょう。
ワークライフバランスとは、従業員の仕事とプライベートの均衡がとれている状態のことです。
近年、企業に雇用される人材の働きやすさが重視される傾向が強く、企業側としても従業員のワークライフバランスに配慮した取り組みが求められています。
業務改善は、企業が抱える非効率や職場環境の問題にメスを入れるものです。
そのため、適切な形で業務改善に力を入れることで、従業員のワークライフバランスが充実し、「働きやすい職場」として優秀な人材も登用しやすくなるでしょう。
業務改善は、事業活動の「ムリ・ムダ・ムラ」を改善する作業です。つまり、業務改善によって非効率な作業プロセスが大幅に見直されるので、企業が提供する製品・サービスの質が向上するということです。
品質向上によって消費者・クライアントからの評価も高まるので、顧客獲得に繋がるでしょう。
業務改善では、以下のQCDバランスの最適化がポイントになります。
ただし、品質・費用・納期全ての項目を同時に最適な状態にするのは不可能である点に注意しなければいけません。
というのも、高品質にこだわり過ぎれば費用・納期に悪影響が出ますし、逆に、コスト削減に注力すれば品質が劣化するというようなトレードオフの関係にあるからです。
ですから、あくまでも事業活動の現状や経営方針を前提としたうえで、自社にとって最適なQCDの相関関係に近付けることを目的として、業務改善を進めるのが理想的なあり方だと考えられます。
ここでは、QCDの内容、業務改善におけるQCDの役割について解説します。
品質（Quality）とは、顧客に提供する製品・サービスの品質に関する指標のことです。
有形の製品の場合、完成度や耐久性、利便性の高さ、他社の同種製品との優位性などが品質評価のポイントになります。
また、無形サービスについていえば、接客対応の丁寧さ、機微、顧客ニーズへの対応範囲の広さなどが品質を左右する項目に挙げられます。
一般的に、高品質の製品・サービスを提供しようとするほど、コストは高くなり、短納期も難しくなるという関係にあります。
例えば、品質向上のために最新の設備や優秀な人材が必要になると、それだけコストは割高になってしまうでしょう。
費用（Cost）とは、顧客に提供する製品・サービスを提供するために要する費用のことです。
コストに含まれる項目は幅広く、人件費・オフィス賃料、保険料、水道光熱費・広告宣伝費、通信費、消耗品費などの多様な項目が挙げられます。
また、より業務改善を精緻に実施する場合には、イニシャルコストやランニングコスト、経済的・金銭的コストに加えて、時間的コスト・肉体的コスト・頭脳的コスト、精神的コストなど、数値化しにくいデータも取り入れる場合があります。
一般的にコストを削減しようとすると、品質の低下や納期が延長されるということが想定されます。
例えば、人件費を節約して製品開発に投下する人員数を削減すると、品質は劣化して納品までに時間を要するのは明らかでしょう。
納期（Delivery）とは、製品・サービスを顧客に届けるまでに要する期間のことです。
例えば、「受注後に製品の生産を開始してから、客先に納品するまでの期間」が納期にあたります。
一般的に、短納期で製品・サービスを納品するには、品質やコストが犠牲になる可能性が高いです。
例えば、急ぎの顧客ニーズに対応するためには、普段よりも人員数を増やしたり品質面に妥協をしたりする必要に迫られるでしょう。
業務改善を実施する時には、明確な課題・ゴールの設定が不可欠です。ここでは、業務改善の目的をQCDバランスの観点から解説します。
企業経営の健全化を目指すなら、事業活動における無駄な支出は積極的に削減する必要があります。
例えば、杜撰な経費処理をしている企業がどれだけ黒字化に向けて積極的に営業活動に力を入れたとしても、増収分の利益が無駄なコストの補填に充てられるだけです。
業務改善によってコスト削減が成功すれば、それだけでプライマリーバランスの改善を実現できるでしょう。
業務改善は、生産性の向上を目的として実施される場合があります。
どのような企業も、事業活動のどこかに無駄があるはずです。
作業工程を定期的にブラッシュアップすることで生産性が向上し、ひいては従業員の労働環境が改善して良質な製品・サービスを顧客に届けることができるでしょう。
効率の悪い作業工程が原因で、従業員に無駄な負担が発生しているケースは少なくありません。
業務改善では、事業活動の効率化を通じて、従業員の職場環境の整備を達成できます。これによって、従業員のワークライフバランスが維持されて、多様な働き方や新たなスキル発掘が可能になります。
特に近年では、就職・転職市場において、企業の働きやすさや快適な職場環境の有無がメルクマールにされる傾向が強いです。
安定的な職場環境の整備によって、さまざまな背景を有する多様な人材確保にも繋がるでしょう。
業務改善は、バックオフィス・ミドルオフィス・フロントオフィスの全ての部門を対象にするものです。
各部門の業務効率化の積み重ねが企業全体の大きな利益になるので、ひとつひとつの「ムリ・ムダ・ムラ」を改善することが業務改善の大きな目標といえるでしょう。
ここからは、業務改善事例や成功アイディアを紹介します。業務改善に着手する時の参考としてご活用ください。
時間外労働の実態があるということは、従業員が就労時間内に自分の業務を終わらせられていないということです。これでは、従業員が心身に過大な負担を強いられて労災事故などに発展する可能性があります。
また、ワークライフバランスを維持できなかったり、新たな経験・キャリアを積む機会を奪われたりするので、会社側に対する不信感も醸成されかねないでしょう。
そこで、時間外労働の削減を目指した業務改善として、以下の施策がとられています。
就労環境が劣悪だと、どれだけ業務効率化を図ったとしても、従業員のモチベーションが低下しかねません。
業務改善では、仕事の効率化だけではなく、従業員の働きやすさや安全も目指す必要があります。
ただし、従業員の働きやすさを優先するだけでは、業務効率化や生産性が低下するリスクがある点に注意しなければいけません。
そのため、従業員の処遇改善を目標にする場合には、生産性向上とセットで捉える必要があるでしょう。
従業員の働きやすさの支えになるポイントのひとつが休暇制度です。充実した休暇・休息があるからこそ、業務時間中に集中して仕事ができるようになります。
そもそも、労働基準法では法定労働時間や残業時間、有給休暇の取得などについて厳格なルールが定められています。「とにかく長時間働けば良い」というステレオタイプな価値観は時代遅れですし、業務効率化の妨げにしかなりません。
また、従業員の働きやすさやプライベート事情に配慮することが企業の社会的使命のひとつに掲げられるようになっているのが実情です。
そのため、企業側としては、「いかに効率的に業務効率化を図るべきか」という点だけではなく、「いかに従業員が快適に就労できる環境を整備するか」という点への配慮にも手を抜いてはいけません。
「仕事はオフィスに出社してするもの」という固定観念が、業務効率化の妨げになっているケースが多いです。
テレワークやリモートワークを推進すれば、従業員の通勤時間を大幅に節約できるだけではなく、各従業員がワークライフバランスをとりやすくなります。
また、会社側としても大規模なオフィスを維持する必要がなくなるので、経費の削減にも資するでしょう。
その一方で、テレワークを導入すると各従業員が本当に仕事をしている作業を直接確認することができない点に注意しなければいけません。
したがって、テレワーク制度を導入する際には、作業状況や就労状況を適切に管理する環境整備への注力も必要です。
参考：多様な休暇制度の事例 | 働き方改革特設サイト | 厚生労働省
企業の業務改善を後押しするために、一定要件を満たす業務改善に対しては国からの助成金を受けることができます。
ここでは、業務改善助成金制度の概要や要件について解説します。
業務改善助成金制度は、機械設備・コンサルティング導入・人材育成・教育訓練などの生産性向上に資する投資をした対象企業が、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合に、投資費用の一部を助成する制度のことです。
設備投資や従業員の雇用条件の改善は、企業にとって中長期的なメリットをもたらす一方で、初期費用がかかるというデメリットを避けられません。
「初期費用を準備できないから、充分な業務改善に着手できない」という状況に追い込まれると、経営に余裕がない企業と余力がある企業の差が開く一方です。
以上を踏まえると、業務改善助成金制度は、幅広い企業に業務改善のチャンスを与えることによって、日本経済全体の底上げを狙う制度といえるでしょう。
業務改善助成金制度の適用を受けるには、以下6つの要件を満たす必要があります。
助成される金額は、「設備投資等に要した費用に、所定の助成率をかけた金額」と「助成上限額」の安い方です。
まず、以下のように、助成率は業務改善助成金制度の申請をする事業場の引き上げ前の事業場内最低賃金によって異なります。
| 事業場内最低賃金 | 助成率（生産性要件に該当する場合） |
|---|---|
| 900円未満 | 9/10 |
| 900円以上950円未満 | 4/5（9/10） |
| 950円以上 | 3/4（4/5） |
次に、助成上限額は、事業場内最低賃金の引き上げ額・引き上げ対象の労働者数・事業場の規模ごとに以下のように細かく設定されています。
| コース区分 | 事業場内 最低賃金の 引上げ額 |
引き上げる 労働者数 |
引き上げる労働者数 | |
|
事業場規模
30人以上の 事業者 |
事業場規模 30人未満の 事業者 |
|||
| 30円コース | 30円以上 | 1人 | 30万円 | 60万円 |
| 2人～3人 | 50万円 | 90万円 | ||
| 4人～6人 | 70万円 | 100万円 | ||
| 7人以上 | 100万円 | 120万円 | ||
| 10人以上 | 120万円 | 130万円 | ||
|
45円コース |
45円以上 | 1人 | 45万円 | 80万円 |
| 2人～3人 | 70万円 | 110万円 | ||
| 4人～6人 | 100万円 | 140万円 | ||
| 7人以上 | 150万円 | 160万円 | ||
| 10人以上 | 180万円 | 180万円 | ||
| 60円コース | 60円以上 | 1人 | 60万円 | 110万円 |
| 2人～3人 | 90万円 | 160万円 | ||
| 4人～6人 | 150万円 | 190万円 | ||
| 7人以上 | 230万円 | 230万円 | ||
| 10人以上 | 300万円 | 300万円 | ||
| 90円コース | 90円以上 | 1人 | 90万円 | 170万円 |
| 2人～3人 | 150万円 | 240万円 | ||
| 4人～6人 | 270万円 | 290万円 | ||
| 7人以上 | 450万円 | 450万円 | ||
| 10人以上 | 600万円 | 600万円 | ||
業務改善の必要性に鑑みて、令和5年8月31日以降、業務改善助成金制度の適用対象範囲が拡大されました。
まず、改正前は、事業場内最低賃金と地域別最低賃金の差額が30円以下の企業の業務改善のみが補助金制度の対象でした。改正後は、差額50円まで拡充されています。
次に、改正前は、業務改善助成金制度の適用を受けるのは、これから実施する改善計画のみとされていました。
しかし、これでは業務改善助成金制度前から自社の努力によって業務改善に着手していた企業が損をしてしまいます。そのため、事業場規模50人未満の事業者についてのみ、例外的に賃金引き下げ後にも業務改善助成金制度を申請できると改正されています。
さらに、助成率の区分を30円引き上げることによって、幅広い企業がより高額の補助金を受け取ることが可能となっています。
このように、令和5年8月31日以降の業務改善については、行政側からのサポート体制が以前よりも充実した内容になっています。
今後業務改善を実施する場合には、事業場内最低賃金の兼ね合いを考慮しながら、業務改善助成金制度を上手に活用して効率的な業務改善を目指しましょう。
企業によって業務改善に取り組むべき内容は異なるでしょう。
しかし、目標が異なるからといって、どのようなやり方をしても良いというわけではありません。業務改善による恩恵を最大化するには、必ず適切なプロセスを踏む必要があります。
ここでは、業務改善が成功する可能性を高める、具体的なステップ・手順について解説します。
まずは、業務改善の対象となる、業務・部門・人員の現状を把握するのがファーストステップです。
現状把握を正確におこなうことで、課題の洗い出し・改善策の提示・改善策が与える影響を正しく評価できます。
現状分析によって業務の状況を客観視した後は、業務内に存在する問題点を抽出します。
問題点の所在は、企業ごとにさまざまです。人間関係が問題のケース、設備の古さが問題のケース、業務フローが最適化されていないケースなどが挙げられます。
改善点を可能な限り細分化することで、建設的な改善策を模索できるようになるでしょう。
なお、改善点をピックアップする際には、個別の従業員が抱える事情や社歴の長さなどの私情を排除しなければいけません。
改善点の洗い出しに成功した後は、ひとまず個別の問題点に対する理想的な改善結果・ゴールを明確化してください。
各問題点に対する理想的な改善結果を想定する際には、他の問題点への影響を考慮する必要はありません。
「個別の問題点をいかに克服するべきか」という視点から、理想のゴールを設定しましょう。
問題点と理想のゴールがはっきりした後は、いよいよ具体的な改善計画を策定する段階です。
一般的に、業務改善を実施する際には、複数の問題点への対処が必要になります。現実的に考えて、全ての問題点に対して同時並行で改善策を実施することはできません。
そのため、実際に業務改善に着手する時には、以下のポイントを踏まえた業務改善計画を作成する必要があります。
業務改善は、企業の合理化を目指すものです。
業務改善自体が属人化すると、今回の業務改善自体には成功したとしても、将来的に再び事業活動内に非効率が生じるリスクが高まります。
したがって、業務改善を実施する時には、今回実施する業務改善計画をマニュアル化も目指してください。
計画通りに業務改善を実施したとしても、実際に事業活動を展開する過程で現場レベルでさまざまな支障が生じる可能性があります。
そもそも、業務改善に終わりはありません。事業活動は常に顧客や市場経済の影響を受ける流動的なものだからです。
そのため、業務改善を実施した後は、必ずフィードバックをしたうえで、更なる業務効率化を目指しましょう。
フィードバックをする際には、業務改善を実施した管理職だけで判断するのではなく、現場の全従業員の声を大切にしてください。
業務改善は現行の業務状態にメスを入れる作業なので、さまざまな配慮をしながら進めなければ、業務改善計画が途中で頓挫したり、問題点の抜本的な解決に至らない可能性があります。
さいごに、業務改善が失敗する2つのケースを解説します。業務改善を実施する際にはご注意ください。
企業の上層部だけの判断で業務改善を実施しても、現場との溝が生まれるだけです。
実際に事業活動を展開する際には、現場で働く従業員の働きやすさや作業のしやすさを無視することはできないからです。
そのため、業務改善計画を作成、運用する際には、以下のポイントに配慮する必要があると考えられます。
経営陣や管理職以上の人間が業務改善計画について理解をしているだけでは、企業全体の業務効率化は実現できません。
業務改善計画を遂行して、合理化・効率化を目指す際には、必ず全従業員に業務改善内容を周知したうえで理解・協力を求めましょう。
業務改善に対するニーズは高まりを見せる一方で、適切なフローで進めなければ、中途半端に問題点が露見するだけで終わってしまいます。
また、現場で働く従業員との間で丁寧なコミュニケーションを図らなければ、「現場の声を一切反映してくれない会社だ」という不信感を招く事態にもなりかねません。
業務改善に成功すれば事業活動の合理化・効率化が進むので、企業側・従業員側双方にメリットが生じます。
今回紹介した内容を踏まえて、丁寧な流れで業務改善を実施し、企業成長の可能性を高めましょう。
