NotePM

NotePM導入前は、社内マニュアルや手順書が各部署ごとにExcel・Word・PDFでバラバラに保存されており、最新版がどれなのか分からない状態が頻繁に起きていました。特に情報システム部では、PCセットアップ手順やアカウント発行手順が複数バージョン存在し、新入社員対応のたびに確認作業が発生していました。また、ヘルプデスク宛に「どこに資料がありますか？」という問い合わせが月に30件以上あり、担当者の工数を圧迫していました。ナレッジが属人化しており、担当者が休むと業務が止まるケースもあり、情報の一元管理が急務でした。

NotePMを導入してから、社内ナレッジの整理が一気に進みました。マニュアルをカテゴリごとにまとめ、検索性が高いため、必要な資料を探す時間が大幅に短縮されました。実際、問い合わせ件数は導入前の月30件から月8件程度まで減少しました。

また、更新履歴が残るため、どの資料が最新か一目で分かり、誤った手順で作業するミスもほぼゼロになりました。コメント機能で部署間のやり取りもスムーズになり、情報システム部内でも「この手順書があると助かる」と言われることが増えました。新入社員向けのオンボーディング資料もNotePMに集約したことで、教育時間が約25％削減できました。

社内マニュアルや業務手順がWordやExcel、チャットツールなどに分散しており、どこに何があるのか分かりにくい状態でした。新入社員や異動者から同じ質問が何度も来ることが多く、属人化も進んでいました。また、情報が更新されても周知が行き届かず、古い手順のまま作業してしまうケースがあったことも課題でした。

NotePMは検索性が高く、キーワード検索ですぐに該当マニュアルにたどり着ける点が非常に便利でした。フォルダ構成もシンプルで、業務別・部署別に整理しやすかったです。更新履歴が残るため「いつ・誰が・何を変えたか」が分かり、マニュアルのメンテナンスもしやすくなりました。結果として、社内からの問い合わせ件数が減り、バックオフィス業務の負担軽減につながりました。