経費精算システムの比較・選び方｜自社に合うサービスを無料診断！

こんな方にオススメです

下記のいずれかに当てはまるなら、まずは複数サービスの資料を一括で取り寄せ、同じ条件で比較するのが近道です。

経費精算システムは「機能の多さ」ではなく「月次運用に合うか」で選ぶ

経費精算システムには、領収書OCR、交通系ICカード連携、承認ワークフロー、会計ソフト連携、電子帳簿保存法・インボイス制度対応など、さまざまな機能があります。

ただし、機能が多いサービスを選べば失敗しないわけではありません。大事なのは、申請者・承認者・経理担当者の月次運用に合うかです。営業の交通費精算が多い会社ならICカードや経路検索、領収書枚数が多い会社ならOCR、承認経路が複雑な会社ならワークフロー設計の柔軟性が重要になります。

「便利そうだから」と導入したものの、現場が入力しづらく、結局Excelと紙の運用が残るというのは避けたいパターンです。候補を選ぶ前に、自社の締め作業で詰まっている箇所を整理しておきましょう。

経費精算システムを比較する4つのポイント

経費精算システムは、次の4つの観点で比較すると判断しやすくなります。製品名や知名度だけでなく、実際の申請・承認・経理処理に合うかを見ていきましょう。

1. 領収書・交通費入力をどこまで自動化できるか

領収書OCR、スマホ撮影、交通系ICカード連携、経路検索、法人カード連携など、入力を減らす機能はサービスによって異なります。申請者の手入力が多いままだと、導入後も差し戻しや確認作業が残りやすくなります。

特に営業・出張・外出が多い会社では、交通費精算の頻度が高くなります。定期区間控除やICカード取込の対応範囲まで確認しておくと、現場に定着しやすい候補を絞れます。

2. 承認フローと規程チェックが自社ルールに合うか

金額、部門、プロジェクト、役職によって承認経路を変えたい場合は、ワークフローの柔軟性が重要です。紙の押印やメール承認をそのまま置き換えるだけでなく、承認待ちの可視化や差し戻し理由の記録まで見ておきましょう。

社内規程に沿ったチェックや二重申請の検知に対応するサービスもあります。経理担当者が毎回目視で確認している項目を、どこまでシステム側で補助できるかが比較ポイントです。

3. 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応状況

電子取引データや証憑の保存、適格請求書の登録番号確認など、経費精算まわりでは法制度への対応も避けて通れません。国税庁では、電子取引を行った場合、一定の要件の下で電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存が求められると案内しています。

インボイス制度では、仕入税額控除の要件として、一定事項を記載した帳簿および適格請求書等の保存が必要です。システム選定時は、登録番号の読取・照合、証憑保存、検索性、訂正削除履歴などの対応範囲を資料で確認しましょう。

4. 会計ソフト・支払業務まで連携できるか

経費精算は、申請が終われば完了ではありません。承認後の仕訳、会計ソフト連携、振込データ作成、支払管理までつながるかで、月次締めの負担は大きく変わります。

freee、弥生、勘定奉行、PCAなど既存の会計ソフトを使っている場合は、API連携やCSV出力の形式も確認しておきたいところです。いまの経理フローを大きく変えずに導入できるかも、比較時の判断材料になります。

1社だけを見て決めると、料金や機能の違いを判断しにくくなります。気になるタイプの資料を複数まとめて取り寄せ、同じ軸で比較することで、社内稟議にも使いやすい検討材料をそろえられます。

まずは無料で資料請求｜3ステップで比較が完結

BackOfficeDBなら、1回のフォーム入力で複数サービスの資料をまとめてダウンロードできます。各社サイトを個別に回って入力する手間がなく、候補比較から社内検討まで進めやすくなります。

自社に合う経費精算システムを見つけよう

経費精算システムを選ぶ際は、知名度ではなく、自社の申請件数・承認ルール・会計処理・法対応の要件に合っているかを重視しましょう。

BackOfficeDBでは、経費精算システムの資料を1度の入力で一括ダウンロードできます。料金や機能、法対応、会計ソフト連携の違いをまとめて確認できるため、社内での比較・稟議にも活用しやすくなります。